Die US-Zivilprozessordnung Federal Rules of Civil Procedure besagt, dass alle Organisationen eine „Aufbewahrungspflicht“ für alle elektronisch gespeicherten Informationen haben. Hier kommt Retain ins Spiel. Die Lösung ermöglicht Ihnen die einfache Archivierung Ihrer E-Mail-, Social-Media- und Mobilkommunikationsdaten in einem zentralen Archiv unter Einhaltung der unten aufgeführten gesetzlichen Bestimmungen und Richtlinien.

Compliance mit der Prozessordnung Federal Rule of Civil Procedure

Mit Wirkung ab Dezember 2015 ersetzt Unterabschnitt 37(e) den gesamten vorherigen Unterabschnitt und besitzt einen neuen Titel: „Failure to Preserve Electronically Stored Information“ (Nichtaufbewahrung elektronisch gespeicherter Informationen). Regel 37(e) enthält außerdem offizielle Anmerkungen des Komitees, die Rechtsbeiständen deutlich empfehlen, die ESI ihrer Klienten aufzubewahren, und raten, dass der Beistand „mit den Informationssystemen und digitalen Daten seiner Kunden – einschließlich sozialer Medien – vertraut sein sollte, um diese Probleme zu behandeln.“ Das bedeutet, dass das neue Gesetz fordert, Nachweise aus sozialen Medien mindestens gleich stark zu gewichten wie andere ESI-Formen wie E-Mails und Dokumente.

„Die Änderungen an den Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) beschreiben die Pflicht zur Aufbewahrung potenzieller Beweise bei vertretbarer Annahme von Rechtsstreitigkeiten.“ Wenn eine Organisation in Rechtsstreitigkeiten verwickelt wird, schafft dies besondere Probleme. Die Aufbewahrungspflicht verlangt von Unternehmen, E-Mails und andere elektronische Informationen aufzubewahren. Das bedeutet, Sie müssen schnell und einfach auf elektronische Informationen zugreifen, sie durchsuchen, für Prozesszwecke sichern und veröffentlichen können. Andernfalls könnten Ihrem Unternehmen Bußgelder, Sanktionen und andere Strafen drohen.

Potenziell relevante Belege aufbewahren

Der Fall Zubulake gegen UBS Warbug LLC im Jahr 2004 umreißt die Pflichten des Rechtsbeistandes zur Aufbewahrung potenziell relevanter Beweise. Das Urteil umfasst einige der am häufigsten zitierten Regelungen im Bereich der elektronischen Erkennung und wurde vor der Änderung der US-Bundeszivilprozessordnung Federal Rules of Civil Procedure im Jahr 2006 erlassen. Dieses Gericht bekräftigte in diesem Fall seinen vorherigen Standpunkt bezüglich des Auslösers für die Pflicht eines Beklagten zur Aufbewahrung: „Ende 1999 wurde die gesamte Branche der Computer- und Komponentenhersteller durch den öffentlich breitgetretenen Vergleich in einer großen Sammelklage gegen Toshiba auf mögliche Rechtsstreitigkeiten bezüglich defekter Diskettenkomponenten aufmerksam gemacht.“ Daher befand das Gericht, dass die Sanktionen gegen den Beklagten MSI durch die Nichteinhaltung seiner Pflicht zur Aufbewahrung gerechtfertigt sind.

ESI nach vernünftigerweise zu erwartender Aufbewahrungspflicht entfernen

Der Fall Viramontes gegen U.S. Bancorp betont, dass Unternehmen ESI für rechtliche oder behördliche Zwecke erst dann aufbewahren müssen, wenn die Pflicht zur Aufbewahrung vernünftigerweise erwartet werden kann. Wie andere Beweise dürfen auch ESI nicht absichtlich vernichtet werden. Ganz im Gegenteil haben Unternehmen die affirmative Pflicht zur Aufbewahrung relevanter ESI.

Den Verlust wertvoller Informationen vermeiden

Der Schwerpunkt des Falls Apple Inc. gegen Samsung Electronics Co., LTD war die Nichtdeaktivierung der automatischen zweiwöchentlichen Löschfunktion des proprietären E-Mail-Systems durch den Beklagten trotz Aufbewahrungspflicht. Das Problem wurde erschwert, da der Beklagte nicht sicherstellte, dass seine Mitarbeiter die Datensicherungspflicht zu Prozesszwecken einhielten. Stattdessen wurde den einzelnen Mitarbeitern selbst überlassen, ob sie relevante Dokumente speichern.

Infolgedessen gingen relevante E-Mails verloren. Dementsprechend ordnete das Gericht nach der Feststellung, dass der Kläger durch die Beweisvernichtung benachteiligt war, an, die Jury zu informieren, dass der Angeklagte die Pflicht zur Aufbewahrung von Beweisen nicht eingehalten hatte und die Jury davon ausgehen kann, dass diese Beweise für den Kläger relevant und positiv waren.

Mit Retain gut vorbereitet sein

Warten Sie die vertretbare Annahme einer Aufbewahrungspflicht nicht erst ab. Mit Retain sind Sie bereit für potenzielle Rechtsstreitigkeiten oder Ermittlungen, da Sie alle E-Mails und Ihre gesamte elektronische Kommunikation in einem zentralen Archiv aufbewahren. Retain bietet Organisationen die Möglichkeit zur sicheren Archivierung der gesamten elektronischen Kommunikation, einschließlich E-Mail-, Social-Media- und mobilem Messaging, vor Ort oder in der Cloud. Diese archivierten Informationen können mit den integrierten eDiscovery-Tools einfach abgerufen, durchsucht und veröffentlicht werden.

Mehr über Retain erfahren

Erfahren Sie mehr darüber, wie Retain Ihrer Organisation helfen kann, auf mögliche Rechtsstreitigkeiten und Ermittlungen vorbereitet zu sein.

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"Endlich halten wir alle Compliance-Gesetze und -Vorschriften ein. Aber noch wichtiger ist, dass unsere Benutzer E-Mails jetzt selbst finden und wiederherstellen können."
Gregor Dotzauer   /   Head of IT  Schober Information Group Deutschland GmbH