OpenText Filr 23.4 – Časté otázky

Stránka Domů je výchozí vstupní stránkou pro všechny uživatele (s výjimkou hostů).

Domovská stránka obsahuje:

Podle toho, co vám správce systému Filr povolil, najdete na domovské stránce různé informace.

Když se například na web Filr přihlásíte poprvé, zobrazí se vám uvítací obrazovka jako na obrázku níže.

Obrázek 1 Domovská stránka

Jedná se o seznam souborů, se kterými přihlášený uživatel nedávno pracoval, a souborů sdílených přihlášeným uživatelem i jinými uživateli. Ve výchozím nastavení se zobrazuje 10 souborů, se kterými uživatel pracoval, za posledních 7 dnů. Správce může nakonfigurovat období ve dnech. Další informace najdete v části Recent Files List (Seznam posledních souborů) v příručce OpenText Filr 23.4: Administrative UI Reference (Průvodce uživatelským rozhraním pro správce systému OpenText Filr 23.4). Uživatel může změnit počet souborů, které se mají v seznamu zobrazovat. Ve výchozím nastavení je aktivní příznak Síťové složky. Pokud správce deaktivuje síťové složky pro poslední soubory, přihlášený uživatel v oblasti Poslední soubory neuvidí soubory, které v síťových složkách nahrál, přejmenoval, okomentoval nebo upravil kdokoli z uživatelů. Další informace najdete v části Recent Files List (Seznam posledních souborů) v příručce OpenText Filr 23.4: Administrative UI Reference (Průvodce uživatelským rozhraním pro správce systému OpenText Filr 23.4).

V této oblasti najdete všechny soubory, s nimiž jste vy sami nebo jiní uživatelé nedávno pracovali. Při hledání takového souboru pak není nutné procházet jednotlivé složky.

V seznamu je uvedeno:

Přímo ze seznamu můžete navíc se soubory provádět některé základní operace:

Obrázek 7 Výpis posledních souborů

Obrázek 8 Operace s posledními soubory

Přihlášený uživatel vidí v části Poslední soubory ty soubory, s kterými pracoval. Když je soubor sdílen, uvidí jej v části Poslední soubory pouze jeho vlastník a příjemce. Řekněme například, že uživatel A (vlastník) sdílí soubor s uživatelem B. Soubor se tedy zobrazí v seznamech Poslední soubory uživatele A a uživatele B. Po několika dnech sdílí uživatel A stejný soubor s uživatelem C. Soubor se zobrazí v seznamech Poslední soubory uživatele A a uživatele C.

Pokud jsou u posledních souborů deaktivovány síťové složky, nebude v části Poslední soubory zobrazena žádná aktivita, kterou se sdílenými soubory provedli jiní uživatelé.

Počet souborů, které mají být zobrazeny v části Poslední soubory, lze konfigurovat. Chcete-li toto nastavení nakonfigurovat, přejděte do svého Profilu uživatele.

Obrázek 9 Profil uživatele

V části Personalizace vyberte počet souborů, které chcete mít zobrazeny v části Poslední soubory.

Tato část obsahuje informace o nativním klientovi Filr, odkazy na stažení dalších klientů, pokyny k instalaci a odkazy na dokumentaci. Zobrazuje se jen v případě, že správce systému Filr aktivoval oprávnění ke stahování a instalaci klientů Filr.

K dispozici jsou spustitelné soubory klienta ke stažení pro jednotlivé operační systémy. Když například uživatel zobrazí webového klienta z počítače s Windows, zobrazí se spustitelné soubory pro Windows.

Pokud chcete stáhnout jiné klienty, klikněte na odkaz Další klienti ke stažení…

Obrázek 10 Stažení klienta

V průběhu času se využití místa zvyšuje. Množství dat, která lze nahrát na disk sdíleného úložiště systému Filr, můžete omezit na úrovni systému nebo na úrovni jednotlivých uživatelů a skupin. Do kvóty se nezapočítávají soubory v síťových složkách (včetně vašeho domovského adresáře). Vaše kvóta se zobrazuje na vaší stránce Domů, pouze pokud ji povolí váš administrátor systému Filr. Jakmile je datová kvóta překročena, vy a administrátor obdržíte e-mailové upozornění.

Kvóta ukazuje prostor využitý v systému Filr. Níže jsou uvedeny barevné indikátory:

Obrázek 11 Část Kvóta na domovské stránce

Položka Kvóta na stránce Domů odráží využitou a dostupnou datovou kvótu pro váš účet.

Obrázek 12 Využitá kvóta

Níže jsou uvedeny scénáře využívání vaší datové kvóty:

Výchozí cílovou stránku představuje domovská stránka, lze si ji však přizpůsobit. Jako cílovou stránku si můžete nastavit některou z pracovních oblastí systému Filr (s výjimkou oblasti Veřejné) nebo konkrétní složku v pracovní oblasti. Když se po nakonfigurování cílové stránky přihlásíte do systému Filr, otevře se vám složka nebo pracovní oblast, kterou jste si nastavili jako výchozí cílovou stránku. Předvolby cílové stránky nastavíte takto:

Operace vyhledávání na souborech a složkách můžete provádět na základě seznamů přístupových práv, která máte k jednotlivým položkám. Aby systém Filr začal obsah hledat, musí mít vyhledávaný řetězec nejméně 3 znaky.

Použití možnosti Hledat:

Další informace k operacím vyhledávání:

Svůj preferovaný jazyk si můžete vybrat v rozevíracím seznamu Jazyk v nabídce Uživatelský profil v části Základní údaje o účtu. Po výběru preferovaného jazyka se obsah uživatelského rozhraní změní na vybraný jazyk.

Obrázek 19 Změna jazyka

Jazyk a časové pásmo mohou uživatelé změnit v části Profil uživatele. V celém webovém klientovi Filr se datum a čas zobrazují podle vybrané oblasti.

Obrázek 20 Místní nastavení uživatele

Když například uživatel změní jazyk a časové pásmo ve svém profilu, datum a čas v části Další podrobnosti se zobrazí v souladu s provedenou úpravou. Níže se zobrazuje formát data a času pro dvě oblasti:

Nastavení oznámení o sledování je dostupné v nabídce Profil uživatele v části Oznámení.

Když soubor nebo složku označíte příznakem Sledovat, budete dostávat e-mailová upozornění vždy, když dojde ke změně daného souboru či složky.

Obrázek 23 Oznámení o sledování

Pokud je nastavení oznámení deaktivováno, uživatel nemá možnost soubory a složky sledovat. Když nastavení zapnete, je třeba zadat e-mailovou adresu pro příjem oznámení.

E-mail můžete přidat v části Profil uživatele > Osobní informace. Pokud jsou údaje v části Osobní informace neaktivní, požádejte o přidání e-mailové adresy správce.

Když sledujete soubor nebo složku, budete upozorněni na následující akce provedené na sledovaném souboru nebo složce:

U nastavení oznámení jsou k dispozici dvě možnosti:

Oznámení mohou uživatelé deaktivovat kliknutím na přepínač v části Profil uživatele > Oznámení. U dříve označených položek bude zachován stav sledování, uživatel však nebude po deaktivaci oznámení moct sledovat nové položky.

Obrázek 24 Oznámení

Podle práv, kterými disponujete, můžete vytvářet složky v oblastech Moje soubory, Sdíleno se mnou a Síťové složky. Složku vytvoříte kliknutím na tlačítko Vytvořit složku.

Obrázek 25 Vytvoření nové složky

Zadejte název složky a klikněte na Vytvořit.

Ve výchozím nastavení není velikost nahrávaných souborů nijak omezena. Správce však může limit velikosti vynutit. Správce také přiděluje úložný prostor jednotlivým uživatelům. Ti pak mohou nahrávat soubory do limitu svého úložiště. Správce může nakonfigurovat limit velikosti souboru pro uživatele a nahrávání souborů a velikosti nahrávaného souboru pro skupinu.

Uživatelé mohou do systému Filr nahrávat všechny typy souborů. Správce však může některé typy souborů blokovat. V takovém případě uživatelé tyto typy souborů nahrávat nemohou.

Soubory můžete nahrávat do oblasti Moje soubory, do složek v oblasti Síťové složky a do oblasti Sdíleno se mnou. Do sdílených složek můžete nahrávat soubory jen v případě, že k tomu máte oprávnění. Při nahrávání souboru přejděte do složky, kam jej chcete umístit. Klikněte na ikonu a vyhledejte soubor v počítači. Soubory se dají do složek také přetáhnout.

Když dostanete od uživatele systému Filr požadavek na soubor, klikněte v e-mailu se žádostí na odkaz a nahrajte požadovaný soubor.

Složky můžete nahrávat do oblasti Moje soubory, do složek v oblasti Síťové složky a do oblasti Sdíleno se mnou. Do sdílených složek můžete nahrávat soubory jen v případě, že k nim máte oprávnění přispěvatele.

Při nahrávání složky přejděte do oblasti, kam ji chcete umístit. Klikněte na ikonu v pravém horním rohu pracovní oblasti a vyhledejte požadovanou složku v počítači. Složky, které chcete nahrát, můžete také přetáhnout do požadovaného umístění.

Soubory nebo složky můžete stáhnout z oblasti Moje soubory, Síťové složky a Sdíleno se mou. Ze sdílených složek můžete stahovat soubory a složky jen v případě, že k nim máte oprávnění přispěvatele.

Chcete-li stáhnout soubor nebo složku ze systému Filr, klikněte u vybraného souboru nebo složky na tlačítko Stáhnout. Můžete také stáhnout více souborů nebo složek a kliknout na tlačítko Stáhnout v horní části stránky.

Obrázek 26 Přepsání souboru

Pokud kliknete na možnost Zobrazit podrobnosti, zobrazí se zpráva „V tomto umístění již soubor s názvem <název souboru> existuje.“

Použijte možnosti Skryté sdílené položky a Znovu zobrazené sdílené položky v oblasti Sdíleno se mnou, Sdíleno mnou a Sdíleno mnou v síťové složce. Po přihlášení do systému Filr přejděte do oblasti Sdíleno se mnou nebo Sdíleno mnou. Rozevírací nabídka Sdílené položky se nachází v levém horním rohu oblasti Sdíleno se mnou.

Obrázek 27 Skrytí a opětovné zobrazení sdílených položek

K dispozici jsou následující možnosti:

Pokud chcete skrýt soubory, vyberte soubory v nabídce Znovu zobrazené sdílené položky a klikněte na tlačítko Skrýt vybrané sdílené položky v pravém horním rohu oblasti·Sdíleno se mnou. Vybrané soubory se zobrazí v části se skrytými soubory. Pokud chcete zobrazit skrytý soubor, vyberte soubor ze souborů uvedených v části Skryté sdílené položky a klikněte na tlačítko Zobrazit vybrané sdílené položky v pravém horním rohu oblasti Sdíleno se mnou. Vybrané soubory se zobrazí v části Znovu zobrazené sdílené položky. Pokud chcete skrýt nebo zobrazit jeden soubor nebo složku, klikněte na položku Další možnosti souboru a vyberte možnost Skrýt sdílenou položku nebo Zobrazit sdílenou položku.

Obrázek 28 Nabídka Další akce

Interní i externí uživatele můžete požádat, aby vám nahráli soubor do konkrétní složky. Tato funkce je dostupná pouze ve složkách Moje soubory a Síťové složky.

Přejděte do složky, kam vám má daný uživatel soubor nahrát. Klikněte na ikonu Vyžádání souborů na panelu nabídek vpravo nahoře. Zadejte uživatelské jméno nebo ID e-mailu, přidejte poznámku k souboru, o který žádáte, a klikněte na Vyžádat.

Obrázek 29 Vyžádání souborů

Systém Filr umožňuje zobrazovat náhledy souborů. Možnost Náhled je k dispozici jen u podporovaných typů souborů.

Pokud chcete zobrazit náhled souboru na domovské stránce v seznamu Poslední, vyberte možnost Náhled souboru z nabídky Další akce.

Obrázek 30 Zobrazení náhledu souborů

K zobrazení náhledu souborů v oblastech Moje soubory, Sdíleno se mnou a Síťové složky vyberte soubor a klikněte na ikonu Náhled .

Soubory a složky můžete přesouvat v oblastech Moje soubory a Síťové složky a mezi nimi. Není povoleno přesouvat soubory z jedné síťové složky do jiné. K přesunutí položek potřebujete práva ke zdrojové i cílové složce.

Soubor nebo složku (případně více položek najednou) přesunete tak, že vyberete požadovanou položku a z nabídky Další akce zvolíte příkaz Přesunout do.

Chcete-li přesunout více položek, vyberte požadované soubory či složky a z nabídky Další akce v pravém horním rohu hlavní nabídky vyberete příkaz Přesunout.

Obrázek 31 Přesouvání souborů

Přejděte do cílového umístění a klikněte na Přesunout sem. Můžete také vytvořit novou složku tak, že kliknete na ikonu složky v levém dolním rohu okna, zadáte název složky a kliknete na Přesunout sem.

Obrázek 32 Vytvoření a přesunutí složky

V systému Filr můžete vytvářet kopie souborů nebo složek v oblastech Moje soubory a Síťové složky a mezi nimi. Chcete-li zkopírovat položky, přejděte do umístění souboru nebo složky, které chcete zkopírovat, a v nabídce Další akce vyberte příkaz Kopírovat. Chcete-li zkopírovat více souborů, vyberte požadované soubory nebo složky a v pravém horním rohu panelu nabídek klikněte na ikonu Kopírovat. Po výběru příkazu Kopírovat se otevře okno se seznamem pracovních prostorů systému Filr, ke kterým máte přístup.

Obrázek 33 Kopírování souborů

Přejděte do cílového umístění a klikněte na Kopírovat sem. Můžete také vytvořit novou složku tak, že kliknete na ikonu složky v levém dolním rohu okna, zadáte název složky a kliknete na Kopírovat sem.

Obrázek 34 Vytvoření a zkopírování složky

Můžete upravovat soubory, které jste nahráli, a také soubory, které s vámi někdo sdílel, za předpokladu, že máte oprávnění k jejich úpravám. Volba Upravit je pro soubory dostupná v nabídce Další akce. Soubory můžete upravovat v oblastech Moje soubory, Síťové složky a Sdíleno se mnou.

Ve verzi Filr Advanced je k dispozici zařízení Content Editor, které poskytuje možnost společných úprav. Pokud je zařízení Content Editor nakonfigurováno, může uživatel upravovat soubory online. Soubor lze otevřít a upravovat přímo ve webovém prohlížeči.

Tato možnost vám dovoluje upravit soubor v aplikaci v počítači. Podporovány jsou všechny základní typy souborů ze sady MS Office/Libre Office. Pokud si například chcete prohlédnout nebo upravit soubor .doc v aplikaci Microsoft Word, můžete pomocí této možnosti soubor otevřít v aplikaci v počítači a neotevírat ho ve webovém klientovi. Možnost Upravit v aplikaci je dostupná všem uživatelům.

Komentáře může zobrazit každý uživatel, který má přístup k souboru a oprávnění nejméně ke čtení. Zobrazení komentářů:

Přidání komentáře

Pokud chcete přidat komentář, zadejte jej na kartě Komentáře do textového pole Add your comments (Přidejte svůj komentář) a klikněte na tlačítko . Vedle ikony komentářů u souboru se zobrazí celkový počet komentářů.

Úprava komentáře

Potřebujete-li komentář upravit, přesuňte na něj kurzor na kartě Komentáře, klikněte na Upravit, proveďte požadované změny a klikněte na tlačítko .

Obrázek 36 Úpravy komentářů

Odpověď na komentář

Pokud chcete přidat odpověď, zadejte ji do textového pole Odpovědět na kartě Komentáře a klikněte na tlačítko .

Odstranění komentáře

Pokud chcete některý komentář odstranit, vyberte jej a klikněte na Odstranit.

Můžete vytvářet a spravovat více verzí souboru. Když je do systému Filr nahrán již existující soubor nebo když provedete online úpravu v souboru a soubor uložíte, uloží se jako nejnovější verze souboru.

Soubor je nahrán nebo uložen jako poslední verze souboru.

Pokud je pro vaši zónu povolena funkce Verzování souborů, bude k dispozici možnost Historie verzí v nabídce Další akce. Po výběru této možnosti se v okně Další podrobnosti zobrazí karta Historie verzí. Na této kartě jsou zobrazeny všechny existující násobné verze souboru.

Obrázek 37 Historie verzí

Spravovat můžete maximálně deset verzí souboru. Pokud existuje více než deset verzí, starší soubory jsou automaticky odstraněny.

Když se v aplikaci Filr vytvoří verze souboru, spotřebuje se na základě velikosti souboru další místo na disku.

Když je tato funkce povolena, doporučuje se rozšířit velikost oddílů vastorage/vashare alespoň na dvojnásobek aktuálně používaného místa na disku (maximálně na desetinásobek). Další informace naleznete v tématu Rozšíření úložiště. Pomocí datové kvóty můžete spravovat využití místa na disku. Další informace naleznete v tématu Správa a omezení úložiště v systému Filr.

Níže jsou uvedeny další možnosti v okně verzování souborů:

Systém Filr vám usnadňuje spolupráci tím, že umožňuje sdílení souborů.

Trvalý odkaz usnadňuje přístup k souboru nebo složce uložené na vnořené úrovni. Trvalé odkazy jsou permanentní ověřené odkazy na soubory a složky. Každý soubor nebo složka v aplikaci Filr má trvalý odkaz. Když je trvalý odkaz sdílen s ověřeným uživatelem, měl by mít tento uživatel alespoň práva k zobrazení souboru nebo složky. Uživatel si může přímo zobrazit náhled souboru, pokud to soubor umožňuje. Pokud náhled souboru zobrazit nelze, bude uživatel po přihlášení do aplikace Filr přesměrován do umístění souboru. Políčko daného souboru v seznamu souborů pro dané umístění se zaškrtne.

Klikněte pravým tlačítkem na soubor nebo složku a v nabídce vyberte možnost Trvalý odkaz. Zobrazí se odkaz na soubor nebo složku.

Obrázek 38 Zobrazení trvalého odkazu

Můžete kliknout na možnost Kopírovat odkaz a odkaz sdílet.

Přístup k souborům a složkám pomocí trvalého odkazu

Soubor můžete sdílet s externími i interními uživateli. Soubor můžete sdílet, pouze pokud máte oprávnění ke sdílení na úrovni složky. Sdílení souboru nebo složky:

Klikněte na tlačítko Další podrobnosti souboru.

Obrázek 41 SDÍLENO OSTATNÍMI

Pokud je soubor sdílen s ostatními, jsou jména uživatelů uvedena na kartě SDÍLENO OSTATNÍMI v okně Další podrobnosti.

V případě sdílení souboru můžete nastavit vypršení platnosti sdílení. Postup:

Na kartě Pozvat členy klikněte na rozevírací nabídku Vyprší.

Obrázek 42 Pozvat členy

V nabídce jsou k dispozici následující možnosti:

Po: Pokud je tato možnost vybrána, můžete nastavit počet dní od aktuálního data, po jejichž uplynutí platnost sdílení vyprší.

Ano, soubor, který je sdílen s vámi, lze znovu sdílet, pokud vlastník souboru udělil sdílejícímu uživateli nebo příjemci oprávnění k dalšímu sdílení. Viz obrázek Oprávnění při sdílení. Níže jsou uvedeny možnosti v nabídce Povolit další sdílení s:

Při sdílení souboru se sloupec Členové v oblasti Moje soubory aktualizuje podle počtu členů nebo skupin, s kterými se soubor sdílí. Všechny soubory, které sdílíte, jsou také v příslušných oblastech uvedeny v části SDÍLENO MNOU. Pokud s vámi někdo sdílel nějaké soubory, budou uvedeny v oblasti SDÍLENO SE MNOU. Kliknutím na tlačítko zobrazíte další podrobnosti.

Obrázek 43 Zobrazení dalších podrobností

Zobrazí se podrobnosti o uživatelích a skupinách a o stavu vypršení platnosti sdílení.

Sestava přístupu ke sdílenému úložišti obsahuje podrobnosti o souborech, například kdo využil přístup k souboru a kdy nebo zda byly do souboru přidány komentáře. Tato sestava je k dispozici pouze ve verzi Filr Advanced. Když příjemce využije přístup ke sdílenému souboru, dostanete ze systému Filr e-mailové oznámení. Můžete si také zobrazit sestavu přístupu tak, že kliknete na odkaz v e-mailu, kterým přejdete na podrobnosti o příjemci. Pokud příjemce otevřel sdílený soubor, zobrazí se v podookně Podrobnosti možnost Sestava přístupu.

Obrázek 44 Oznámení o přístupu ke sdíleným položkám

Sestava obsahuje informace o přístupu ze strany příjemců, například kdo přístup k souboru využil, adresu IP počítače, který k tomu použil, a datum a čas přístupu k souboru. Kliknutím na Stáhnout sestavu si sestavu můžete stáhnout ve formátu PDF.

Odkaz pro sdílení je adresa URL, která se používá k poskytnutí přístupu k souboru jen pro čtení. Počínaje verzí 24.2 může uživatel nastavit heslo odkazu pro sdílení při jeho vytváření nebo později. Pokud je odkaz pro sdílení chráněný heslem, musí příjemce zadat heslo poskytnuté uživatelem, který soubor sdílel.

Chcete-li vygenerovat odkaz pro sdílení nebo odkaz pro sdílení chráněný heslem, klikněte pravým tlačítkem myši na soubor, který chcete sdílet, a v místní nabídce souboru vyberte položku Odkaz pro sdílení.

Obrázek 45 Odkaz pro sdílení

Odkaz pro sdílení můžete vygenerovat s následujícími oprávněními:

Čas vypršení platnosti odkazu můžete nastavit pomocí jedné z následujících možností:

Obrázek 46 Odkaz pro sdílení chráněný heslem

Obrázek 47 Zásady hesla

Kliknutím na tlačítko VYGENEROVAT vygenerujete jedinečný odkaz pro sdílení.

Teď můžete odkaz s kýmkoli přímo sdílet prostřednictvím e-mailu, textových zpráv, sociálních sítí nebo jiného fóra pro spolupráci. Uživatelé získají kliknutím na odkaz přímý přístup k souboru. Podle typu odkazu si jej budou moct zobrazit nebo stáhnout.

Obrázek 48 Vygenerovaný odkaz

Všechny odkazy pro sdílení chráněné heslem lze změnit. Můžete změnit heslo, které již bylo pro odkaz nastaveno.

Chcete-li změnit odkaz pro sdílení nebo heslo existujícího odkazu pro sdílení chráněného heslem, klikněte pravým tlačítkem myši na soubor, pro který jste již odkaz pro sdílení vygenerovali, a v nabídce Další akce souboru vyberte možnost Upravit odkaz. Zobrazí se dialogové okno Odkaz pro sdílení.

Obrázek 49 Upravit odkaz

Klikněte na tlačítko pro úpravy vedle pole Heslo. Tato akce vymaže pole s heslem a vy můžete zadat nové heslo. Během úprav hesla můžete kliknutím na tlačítko pro zobrazení/skrytí hesla přepnout viditelnost zadaného hesla. Zadejte nové heslo, které dodržuje zásady hesla systému Filr, klikněte na pravé tlačítko zaškrtnutí a pak klikněte na Uložit. Pokud heslo nechcete upravit, můžete kliknout na tlačítko křížku.

Obrázek 50 Změnit heslo

Pokud chcete zrušit sdílení souboru, vyberte v nabídce Další akce možnost Zastavit sdílení.

Jestliže se soubor sdílel s více uživateli a vy chcete zrušit sdílení s konkrétním uživatelem, použijte možnost Spravovat sdílení v nabídce Další akce daného souboru. V dialogovém okně Spravovat sdílení na kartě Spravovat sdílené položky vyberte uživatelské jméno a klikněte na tlačítko .

Můžete přejít do oblasti SDÍLENO MNOU, vybrat několik souborů a v nabídce Další akce v pravém horním rohu stránky zvolit možnost Zastavit sdílení.

Pokud má uživatel při sdílení více souborů nebo složek k jednomu ze souborů oprávnění k zobrazení a k jedné ze složek oprávnění přispěvatele, bude platit oprávnění k zobrazení. Oprávnění ke sdíleným položkám můžete upravit volbou Spravovat sdílené položky v nabídce Další akce daného souboru. V dialogovém okně Spravovat sdílení na kartě Spravovat sdílené položky vyberte uživatelské jméno a klikněte na tlačítko .

Obrázek 51 Úprava oprávnění ke sdíleným položkám

Na tomto místě můžete změnit oprávnění ke sdíleným položkám a vypršení jejich platnosti. Kliknutím na možnost Obnovit vrátíte zpět změny provedené ve starých nastaveních oprávnění.

Nyní můžete upravovat vlastní šablony nebo vytvořit nový soubor přímo v systému Filr. Možnost Vytvořit nový soubor je dostupná jen v edici Advanced Filr Edition za předpokladu, že správce povolí nástroj Content Editor. V oblastech Moje soubory a Síťové složky tuto možnost najdete na kořenové úrovni a na úrovni složky, v oblasti Sdíleno se mnou a Sdíleno mnou pouze na úrovni složky.

Chcete-li vytvořit nový soubor, postupujte takto:

S funkcí Ochrana před únikem informací máte kontrolu nad důležitými soubory organizace. Pomáhá vám také dodržovat zásady ochrany dat a zajišťuje vzdálený přístup k externím partnerům a uživatelům, kteří pracují vzdáleně.

Ochrana před únikem informací je realizována pomocí mechanismu prevence založeného na zásadách. Pokud jsou na soubor použity zásady, bude soubor dodržovat konfiguraci, která je v nich nastavena. Zásadám je přiřazena sada omezení operací souboru. Když jsou na soubor použity zásady, omezení operací souboru se dodržují.

Příklad: Na soubor jsou použity zásady s omezením operací souboru „Sdílet externě“. Sdílení tohoto souboru s externími uživateli je zakázáno (Sdílet s externími uživateli, Sdílet veřejně, Sdílet s odkazy na soubor).

Pokud je funkce ochrany před únikem informací pro síťovou složku povolena, zásady nejsou použity na úrovni síťové složky a jste moderátorem síťové složky, můžete pro soubory v pracovním prostoru použít nebo odebrat zásady ochrany před únikem informací.

U souboru proveďte jednu z následujících akcí:

V případě souboru v síťové složce se zobrazí některá z následujících možností:

Když jsou pro síťovou složku povoleny zásady ochrany před únikem informací a na úrovni síťové složky nejsou použity zásady, můžete jako moderátor provést následující kroky a zásady na soubor použít:

Zásady se použijí na soubor.

Pokud jste moderátorem síťové složky, můžete použít zásady ochrany před únikem informací na soubory v dané složce.

Pokud jsou pro síťovou složku povoleny zásady ochrany před únikem informací a na soubor v síťové složce jsou použity zásady, může moderátor zásady odebrat. Zásady odeberete následovně:

Zásady jsou odebrány.

Když je soubor sdílen s uživatelem mimo organizaci, musí se uživatel přihlásit v aplikaci Filr, aby k souboru získal přístup. Když je soubor sdílen, obdrží externí uživatel e-mail s odkazem na formulář vlastní registrace. Uživatel musí ve formuláři zaregistrovat podrobnosti a dokončit proces vlastní registrace, aby se mohl přihlásit do aplikaci Filr. Formulář vypadá jako na obrázku níže:

Obrázek 62 Vlastní registrace

Copyright 2023 Open Text.

Jediné záruky na produkty a služby společnosti Open Text a jejích přidružených společností a poskytovatelů licencí („Open Text“) jsou ty, které jsou výslovně uvedeny v prohlášení o záruce dodávaném s těmito produkty a službami. Nic zde uvedeného nelze vykládat jako další záruku. Společnost Open Text nenese odpovědnost za technické či redakční chyby či opomenutí v tomto dokumentu. Zde uváděné informace se mohou změnit bez předchozího upozornění.