Ez a szakasz a Filr alkalmazással végzett feladatokra vonatkozó gyakori kérdéseket tartalmaz.
Ki tekintheti meg a legutóbbi fájlok listájában felsorolt fájlokat?
Hogyan állíthatom be a legutóbbi fájlok listájában megjelenő fájlok számát?
Hogyan változtathatom a felhasználói felület nyelvét a helyi nyelvemre?
Hogyan adhatom meg a dátum és az idő megjelenítési formátumát?
Milyen értesítéskövetési beállítások léteznek, és hogyan érhetők el?
A fájlok feltöltésekor vannak a méretre vonatkozó korlátozások?
Mi történik, amikor a Filrben már megtalálható fájlt vagy mappát tölt fel?
Milyen egyéb műveletek állnak rendelkezésre a fájlverzió-kezelésben?
Hogyan adhatom meg egy megosztott fájl lejárati beállításait?
Honnan tudhatom, hogy egy fájlt már megosztottam-e és megosztották-e velem?
A felhasználók milyen különböző szerepkörökkel vagy engedélyekkel rendelkezhetnek?
Hogyan hozható létre megosztási hivatkozás vagy jelszóval védett megosztási hivatkozás?
Hogyan lehet módosítani a jelszóval védett megosztási hivatkozások jelszavát?
Hogyan használhatok egyéni sablont vagy hozhatok létre új fájlokat?
Mi az az Adatszivárgás megelőzése (Data Leak Prevention, DLP)?
Milyen jogokkal kell rendelkeznem a DLP kezeléséhez a munkaterületemen (hálózati mappa)?
Honnan tudhatom, hogy a DLP-házirend alkalmazva van a hálózati mappa szintjén?
Hogyan alkalmazhatja a moderátor a DLP-házirendet a fájlokra?
A Kezdőlap az alapértelmezett kezdőoldal minden felhasználónak (a vendégeket és a külső felhasználókat kivéve).
A kezdőlap tartalma:
LEGUTÓBBI FÁJLOK: Alapértelmezés szerint a bejelentkezett felhasználó által megnyitott fájlok listáját jeleníti meg.
ÜGYFÉLLETÖLTÉSEK: A natív Filr ügyféllel kapcsolatos információk, egyéb Filr ügyfelekre mutató letöltési hivatkozások, valamint az Office és Outlook beépülő modulok.
KVÓTA: A Filr rendszergazdája engedélyezheti és korlátozhatja az egyes felhasználók által a Filr rendszerben tárolható adatok mennyiségét.
Attól függően, hogy a Filr rendszergazdája mit engedélyezett, a kezdőlapon különböző információk láthatók.
Amikor például első alkalommal jelentkezik be a Filr webhelyre, az alábbihoz hasonló üdvözlőképernyő jelenik meg.
Ábra 1 Kezdőlap
A Saját fájlok terület megtekintéséhez kattintson a Saját fájlok ikonra a bal oldali ablaktáblán. Alapértelmezés szerint az ezen a területen lévő fájlokat csak Ön láthatja, és a rendszergazda határozza meg a megosztásukra vonatkozó jogokat. Minden fájlját és mappáját egy kényelmesen elérhető helyen tárolhatja.
A Saját fájlok terület tartalma:
Személyes tár: A Filr webhelyre feltöltött fájlok és mappák listája.
Felhasználói kezdőkönyvtár: A szervezete fájlrendszerében található fájlok és mappák listája.
Minden fájlja és mappája egyetlen helyről érhető el. Ebben a csoportban találhatók a Filr rendszerbe feltöltött vagy megosztott elemek.
A más felhasználókkal megosztott fájlok és mappák listája. Ezen a területen kezelheti az Ön által megosztott fájlokhoz a felhasználóknak biztosított jogokat. A jogokat visszavonhatja, újabb jogokat adhat és így tovább.
Az Ön által törölt fájlok és mappák listája. A Filrben visszaállíthatja eredeti helyükre a lomtárba helyezett fájlokat és mappákat. A fájlok visszaállítása a hozzászólásaik visszaállítását is jelenti.
MEGJEGYZÉS:A hálózati mappákban és a felhasználói kezdőkönyvtárban található fájlok nem állíthatók vissza.
A Velem megosztott terület megtekintéséhez kattintson a Velem megosztott ikonra a bal oldali ablaktáblán. Megjeleníti a mások által Önnel megosztott fájlok és mappák listáját.
A Hálózati mappák terület megtekintéséhez kattintson a Hálózati mappák ikonra a bal oldali ablaktáblán. A hálózati mappák a szervezet fájlrendszeréhez nyújtanak hozzáférést. A Filr rendszergazdája határozza meg, hogy Ön mely hálózati mappákat láthatja, és milyen megosztási jogokkal rendelkezik azokhoz. Ha a Filr rendszergazdája egyetlen hálózati mappát sem rendelt Önhöz, abban az esetben a Hálózati mappák rész nem jelenik meg a bal oldali panelen.
A Saját fájlok terület tartalmazhatja az alábbiak egyikét, illetve mindkettőt, a Filr-rendszergazda által megadott beállításoktól függően:
Személyes tár : azoknak a fájloknak és mappáknak a helye, amelyeket közvetlenül a Filr-webhelyre akar feltölteni.
Saját kezdőkönyvtár: a szervezet fájlrendszerében lévő kezdőkönyvtára
A Saját fájlok területen megjelenő fájlokat és mappákat alapértelmezés szerint csak a feltöltő felhasználó látja. A rendszergazda határozza meg a Saját fájlok területre vonatkozó megosztási jogosultságokat.
A hálózati mappák a szervezet fájlrendszeréhez nyújtanak hozzáférést. A Filr rendszergazdája határozza meg, hogy Ön mely hálózati mappákat láthatja, és milyen megosztási jogokkal rendelkezik bennük.
A Saját fájlok (Minden fájl és Saját megosztások) és a Hálózati mappák területen az alábbi oszlopok találhatók:
Név: A fájlok vagy a mappák neve.
Állapot: A fájl vagy a mappa állapota – Lejárt vagy Aktív.
Tag: A fájl vagy a mappa tagja. Ha meg van osztva, a felhasználók vagy a csoportok száma.
Módosítva: A fájl vagy a mappa legutolsó módosításának dátuma.
Méret: A fájl mérete.
Ábra 2 Saját fájlok terület
Ábra 3 Saját megosztások terület
Ábra 4 Hálózati mappák terület
A Törölt elemek területen az alábbi oszlopok találhatók:
Név: A törölt elemek között tárolt fájlok és mappák.
Törölve: A fájl és a mappa törlésének időpontja.
Törölte: Az elemet törlő felhasználóra vonatkozó információ.
Hely: A fájl és a mappa helyét jeleníti meg.
Ábra 5 Törölt elemek terület
A Velem megosztott területen az alábbi oszlopok találhatók:
Név: A fájlok vagy a mappák neve.
Megosztotta: Azoknak a felhasználóknak a neve, akik megosztották az elemet. Ha több felhasználó is megosztotta ugyanazt az elemet, mindegyikük neve megjelenik.
Lejárat: A megosztás lejáratának dátuma. E napot követően nem lesz elérhető a megosztott fájl vagy mappa.
Hozzáférés: A megosztott elemre vonatkozó hozzáférési joga. A kapott hozzáférési jogoktól függően megtekintheti, módosíthatja vagy saját maga is megoszthatja az elemet. Ha az Önnel megosztott elem egy mappa, akkor a benne lévő fájlok kezelését lehetővé tévő jogot is kaphat.
Módosítva: A fájl vagy a mappa legutolsó módosításának dátuma.
Méret: A fájl mérete.
Ábra 6 Velem megosztott terület
A bejelentkezett felhasználó által a legutóbb megnyitott fájlok, valamint a (bejelentkezett felhasználó vagy más felhasználók által) megosztott fájlok listája. A lista alapértelmezés szerint a felhasználó által a legutóbbi 7 napban megnyitott legutolsó 10 fájlt tartalmazza. A rendszergazda módosíthatja a napok számát. További információt az OpenText Filr 23.4: Administrative UI Reference (Felügyeleti felhasználói felület referenciája) című útmutató Recent Files List (Legutóbbi fájlok listája) című szakasza tartalmaz. A felhasználó módosíthatja, hogy hány fájl jelenjen meg a listában. Alapértelmezés szerint a Hálózati mappák jelző engedélyezve van. Ha a rendszergazda letiltja a hálózati mappákat a legutóbbi fájloknál, akkor a hálózati mappákba bármely felhasználó által feltöltött, azokban átnevezett, hozzászólással ellátott, illetve szerkesztett fájlok nem jelennek meg a bejelentkezett felhasználó Legutóbbi fájlok listájában. További információt az OpenText Filr 23.4: Administrative UI Reference (Felügyeleti felhasználói felület referenciája) című útmutató Recent Files List (Legutóbbi fájlok listája) című szakasza tartalmaz.
Ezen a területen azoknak a fájloknak a listája látható, amelyekhez Ön vagy más felhasználók a közelmúltban hozzáfértek. A fájlokhoz való hozzáféréshez nem kell az egyes mappákban tallózni.
A listában látható, hogy:
ki módosította a fájlt?
milyen műveletet hajtottak végre a fájlon?
Közvetlenül a listából is végrehajthat alapműveleteket a fájlon:
Fájl előnézete – A fájlok HTML-nézete, amely a böngészőben, illetve a Filr alkalmazásban is megjeleníthető.
Mutassa a helyén – A fájlt tartalmazó mappa megnyitására szolgál.
Fájl letöltése – A fájl letöltésére szolgál.
Online szerkesztés – A fájl szerkesztése az OpenText Content Editor használatával. Ezt a beállítást a Filr rendszergazdájának kell engedélyeznie.
Szerkesztés alkalmazással– A fájl szerkesztése natív alkalmazás, például a Microsoft Office használatával.
Megosztás – A Megosztás párbeszédpanel megnyitása a fájl megosztásához.
Ábra 7 Legutóbbi fájlok – listázás
Ábra 8 Legutóbbi fájlok – műveletek
A legutóbbi fájlok listájában a bejelentkezett felhasználók a legutóbb megnyitott fájlokat tekinthetik meg. A fájl megosztásakor csak a fájl tulajdonosa, illetve a címzettek tekinthetik meg a fájlokat a Legutóbbi fájlok listában. Ha például „A” felhasználó (tulajdonos) megoszt egy fájlt „B” felhasználóval, akkor a fájl „A” és „B” felhasználó legutóbbi fájljai között is megjelenik. Ha néhány nappal később ugyanezt a fájlt „A” felhasználó „C” felhasználóval is megosztja, akkor a megosztott fájl „A” és „C” felhasználó legutóbbi fájljai között jelenik meg.
Ha a hálózati mappák le vannak tiltva a legutóbbi fájloknál, akkor a más felhasználók által a megosztott fájlokon végzett műveletek nem jelennek meg a legutóbbi fájlok listájában.
A Legutóbbi fájlok listájában megjelenő fájlok száma módosítható. A beállítások módosításához navigáljon a saját felhasználói profiljára.
Ábra 9 Felhasználói profil
A Személyre szabás részen válassza ki a legutóbbi fájlok között megjelenítendő fájlok számát.
Ezen a területen találhatók a natív Filr ügyféllel kapcsolatos információk, egyéb ügyfelekre mutató letöltési hivatkozások, telepítési utasítások és a dokumentációra mutató hivatkozás. Ez a terület csak akkor érhető el, ha a Filr rendszergazdája engedélyezte a Filr ügyfél letöltését és telepítését.
Az operációs rendszertől függően letölthető az ügyfél megfelelő végrehajtható fájlja. Ha például egy Windows-gépről fér hozzá a webes ügyfélhez, a windowsos végrehajtható fájlok jelennek meg.
Egyéb ügyfelek letöltéséhez kattintson az Egyéb ügyfélletöltések hivatkozásra.
Ábra 10 Ügyfélletöltések
A lemezterület-használat növekszik az idő folyamán. A Filr megosztott tárolólemezére feltölthető adatok mennyiségét rendszerszinten vagy az egyes felhasználók és csoportok szintjén korlátozhatja. A hálózati mappákban (beleértve a kezdőkönyvtárat) található fájlok nem számítanak bele a kvótába. A kvóta csak akkor jelenik meg a Kezdőlap oldalon, ha a Filr-rendszergazda engedélyezte a kvótát. Az adatkvóta túllépésekor e-mail-értesítést küldünk Önnek és a rendszergazdának.
A Kvóta megjeleníti a Filrben felhasznált helyet. A színjelzők a következők:
A kék szín a Saját fájlok területre mentett fájlok által elfoglalt helyet jelzi.
A piros szín jelzi a törölt fájlok által elfoglalt helyet. A lomtárba áthelyezett fájlok és mappák a Törölt fájlok területen láthatók.
A narancssárga szín a más felhasználók által az Ön által megosztott mappákba feltöltött fájlok által elfoglalt helyet jelzi.
A zöld szín jelzi a fennmaradó szabad helyet.
Ábra 11 Kezdőlap – kvóta
A Kezdőlap oldalon a Kvóta az Ön fiókjához használt és rendelkezésre álló adatkvótát tükrözi.
Ábra 12 Felhasznált kvóta
Az alábbiakban azokat a forgatókönyveket ismertetjük, amikor az adatkvóta elfogy:
Az adatkvótába csak a fájlok számítanak bele. Az üres mappák és a hálózati mappákban lévő fájlok nem számítanak bele a felhasználó adatkvótájába.
Ha egy másik felhasználó feltölti ugyanazt a fájlt, vagy újra megosztja a mappát vagy egy almappát, akkor a fájl mérete a létrehozó felhasználó adatkvótájához lesz hozzárendelve.
A fájlok törlésekor annak megfelelően válasszon a lehetőségek közül, hogy a fájlokat a lomtárba kívánja-e áthelyezni, vagy véglegesen törli azokat. Ha a fájlok a lomtárba kerülnek, a fájlok az Ön adatkvótájához lesznek hozzárendelve.
MEGJEGYZÉS:
Az adatkvótákat minden szinten szigorúan betartják. Ha egy fájl feltöltése a felhasználó számára a hozzárendelt kvóta túllépését eredményezné, a Filr elutasítja a feltöltési próbálkozást, és a művelet megszakad.
Ha egy felhasználó megközelíti az adatkvóta túllépését vagy túllépi azt, a felhasználó profiloldalán figyelmeztető üzenet jelenik meg, amely tájékoztatja a felhasználót, hogy megközelíti az adatkvóta korlátját. Az adatkvóta túllépésekor a rendszer e-mailes értesítést is küld a felhasználónak.
A kezdőlap az alapértelmezett kezdőoldal, és testreszabható. A Filr-munkaterületeket (a nyilvános kivételével) vagy -mappát testre szabhatja a munkaterületek kezdőlapjaként. A konfigurációt követően, amikor bejelentkezik a Filrbe, az alapértelmezett kezdőoldalként beállított mappába vagy munkaterületre lép be. A kezdőoldal beállításainak megadásához végezze el az alábbi lépéseket:
Kattintson a felhasználónévre a jobb felső sarokban, és válassza a Profil megtekintése lehetőséget.
Keresse meg a Személyre szabás csoportot.
Válassza ki a beállítást a Személyre szabás szakasz Kezdőlap beállításai csoportjában a Kezdőlap legördülő listában.
A Kezdőlap csoportban válassza ki a kezdőlapként megjelenítendő munkaterületeket.
Ábra 13 Kezdőlap beállításai
A Mappa választásakor a Keresés a mappákban mező jelenik meg. Adja meg a mappa nevét vagy a mappanév első három betűjét. A rendszer a kijelöléshez felsorolja az összes mappát, amelynek a neve megegyezik a keresőmezőben megadott karakterlánccal. A listában szerepelnek az összes Filr-munkaterületen lévő mappák, amelyekhez hozzáféréssel rendelkezik (Saját fájlok, Velem megosztott és Hálózati mappák). Az egérmutatót a mappa neve fölé helyezve megtudhatja a mappa pontos elérési útját.
Ábra 14 Mappa kezdőlap-beállításként
MEGJEGYZÉS:
A Kezdőlap beállításai nem érhetők el külső vagy vendégfelhasználóknak.
Ha egy kezdőlap-beállításként megadott mappához való hozzáférés lejárt vagy egy rendszergazda visszavonta, a kezdőlap beállítása automatikusan visszaáll a Kezdőlap értékre.
Ha egy kezdőlap-beállításként megadott mappát átneveznek, a megváltozott érték megjelenik a Kezdőlap beállításai között, és a beállítás megőrződik.
Ha egy kezdőlap-beállításként megadott mappát törölnek, akkor automatikusan visszaáll a Kezdőlap értékre.
Az egyes elemekhez rendelkezésre álló hozzáférési jogok alapján keresési műveleteket hajthat végre a fájlokon és mappákon. A keresési karakterláncnak legalább 3 karaktert tartalmaznia kell ahhoz, hogy a Filr elkezdhesse a tartalom keresését.
A Keresés használatához
kattintson a Kezdőlap jobb felső sarkában található keresés ikonra.
Ábra 15 Keresés ikon a kezdőlapon
Az összes kategória listában jelöljön ki egy kategóriát, és adjon meg egy keresési karakterláncot.
Ábra 16 Kategórialista
A Filr kitölti a keresési karakterláncnak megfelelő elemek listáját. A mappára vagy a fájlra kattintva pontosan arra a helyre jut, ahol az elem található.
Ábra 17 Keresési karakterlánc
A Találatok lap az Ön által kiválasztott adott helyen belül található keresési elemek összevont nézete.
Ábra 18 Találatok
A Hely oszlopban látható az egyes elemek helye.
A fájlokon és mappákon minden műveletet az egyes elemekhez rendelkezésre álló jogok alapján hajthat végre.
A preferált nyelvet a Fiók alapadatai csoport Felhasználói profil részén lévő Nyelv legördülő listában választhatja ki. A preferált nyelv kiválasztásakor a felhasználói felület tartalma a kijelölt nyelvre változik.
MEGJEGYZÉS:A preferált nyelv csak akkor jelenik meg a Nyelv legördülő listában, ha a rendszergazda felvette a nyelvek listájára.
Ábra 19 Nyelv megváltoztatása
MEGJEGYZÉS:A felhasználóknak küldött e-mail-értesítések a felhasználó nyelvi beállításaiban beállított nyelven jelennek meg.
A felhasználók a Nyelv és az Időzóna beállítását a felhasználói profilban módosíthatják. A Filr webes ügyfélben a dátum és az idő a kijelölt régió szerint jelenik meg.
Ábra 20 Felhasználó területi beállítása
Amikor például egy felhasználó módosítja a Nyelv és az Időzóna beállítását a felhasználói profilban, az idő és a dátum az általa végzett frissítéseknek megfelelően jelenik meg a További részletek között. A két régió dátum- és időformátuma alább látható:
Angol (Egyesült Királyság): nn/hh/éééé ÓÓ:PP 24 ó.
Ábra 21 Angol (Egyesült Királyság):
Angol (Egyesült Államok): hh/nn/éé óó:pp de/du.
Ábra 22 Angol (Egyesült Államok)
Az értesítéskövetési beállítások a Felhasználói profil panel Értesítések csoportjában érhetők el.
Amikor megjelöl egy fájlt vagy mappát követésre, e-mailes értesítést kap, ha bármilyen módosítást végeznek rajta.
Ábra 23 Követési értesítések
Ha az értesítési beállítás le van tiltva, a felhasználónak nincs lehetősége a fájlok és a mappák követésére. A beállítás engedélyezésekor az értesítések fogadásához meg kell adnia az e-mail-címét.
E-mail-címét felveheti a Felhasználói profil > Személyes adatok közé. Ha a Személyes adatok területen a részletek szürkén jelennek meg, az e-mail-cím felvételéhez forduljon a rendszergazdához.
Ha követ egy fájlt vagy mappát, értesítést kap a következő, az Ön által követett fájlon vagy mappán végrehajtott műveletekről:
Feltöltés
Hozzászólás
Szerkesztés
Átnevezés
Az értesítési beállításban két lehetőség közül választhat:
Csak e-mail:
Az e-mailes értesítés a mappákra és a fájlokra is vonatkozik.
A Filr minden új fájl létrehozása és minden fájlmódosítás esetén küld egy e-mailt. Az e-mail nem tartalmazza a tényleges fájl mellékletét, szerepelnek viszont benne a fájlra és a végzett tevékenységre vonatkozó információk.
Valahányszor tevékenység történik, a program e-mailes értesítést küld.
E-mail-kivonat:
A kivonatértesítés csak mappákra vonatkozik, fájlokra nem.
Alapértelmezés szerint az E-mail-kivonat engedélyezett, amikor a felhasználó engedélyezi az értesítést.
A Filr alkalmazás a Filr rendszergazdája által beállított ütemezés szerint küld kivonatértesítéseket.
A Filr egy e-mailt küld, amely összesíti a megadott időközben a mappában vagy az almappájában végzett összes tevékenységet.
Az értesítéseket a Felhasználói profil -> Értesítések részében a váltógombra kattintva kapcsolhatja ki. A követési állapot megmarad a korábban megjelölt elemek esetén, egyszerűen csak annyi történik, hogy az értesítések letiltásakor a felhasználó nem fogja tudni követni az új elemeket.
Ábra 24 Értesítések
Az engedélyeitől függően a Saját fájlok, a Velem megosztott és a Hálózati mappák területen hozhat létre mappákat. Mappa létrehozásához kattintson a Mappa létrehozása gombra.
Ábra 25 Új mappa létrehozása
Adja meg a mappa nevét, majd kattintson a Létrehozás gombra.
Alapértelmezés szerint a feltöltött fájlok méretére nincsenek korlátozások. A rendszergazda azonban bevezethet méretkorlátot. A rendszergazda minden egyes felhasználóhoz saját tárhelyet rendelhet hozzá. A felhasználók ekkor a tárhelyre vonatkozó korlátozásnak megfelelően tölthetnek fel fájlokat. A rendszergazda egy adott felhasználóra, egyes fájlokra vagy egy adott csoportra vonatkozó fájlméretkorlátot is beállíthat.
A felhasználók bármilyen típusú/kiterjesztésű fájlt feltölthetnek a Filr rendszerbe. A rendszergazda azonban letilthat bizonyos fájltípusokat. Ebben az esetben a felhasználó az ilyen típusú fájlokat nem töltheti fel.
Fájlokat a Saját fájlok területre, a Hálózati mappákon belüli mappákba, valamint a Velem megosztott területre tölthet fel. A megosztott mappákba csak a megfelelő engedély birtokában tölthet fel fájlokat. Fájlok feltöltéséhez navigáljon abba a mappába, amelybe fel kívánja tölteni a fájlt. Kattintson a gombra, tallózással keresse meg, és jelölje ki a fájlt a számítógépén. Ezenfelül a fájlokat a mappákba is húzhatja.
Ha fájlkérést kap egy Filr-felhasználótól, kattintson a fájlkérés e-mailjében található hivatkozásra, majd töltse fel a kért fájlt.
Mappákat a Saját fájlok területre, a Hálózati mappákon belüli mappákba, valamint a Velem megosztott területre tölthet fel. A megosztott mappákba csak közreműködő engedély birtokában tölthet fel mappákat.
Mappák feltöltéséhez keresse meg azt a területet, ahová fel kívánja tölteni a mappát. A munkaterülete jobb felső sarkában kattintson a gombra, tallózással keresse meg, és jelölje ki a mappát a számítógépén. A mappákat húzással is feltöltheti.
FONTOS:
Amikor feltölt egy mappát, az abban lévő összes fájlt is feltölti. A feltöltésekről értesítő ablakban megjelennek a fájlnevek. Amikor az egérmutatót a fájlnév fölé helyezi, a Filrben megjelenik a mappa relatív elérési útja.
Legyen elővigyázatos a bonyolult struktúrájú mappák feltöltésekor, mivel a böngészőtől függ, hogy hogyan működik.
A Filr nem engedélyezi üres mappák feltöltését.
Amikor a Filr nem tud feltölteni egy mappát, a mappában lévő fájlokat sem tölti fel.
Fájlokat és mappákat a Saját fájlok, a Hálózati mappák és a Velem megosztott területen tölthet le. A megosztott mappákból csak közreműködő engedély birtokában tölthet le fájlokat/mappákat.
Ha fájlt vagy mappát szeretne a Filrből letölteni, kattintson a kijelölt fájl vagy mappa Letöltés gombjára. Kijelölhet több fájlt vagy mappát, és a lap jobb felső részén található
Letöltés gombra kattintva letöltheti őket.
MEGJEGYZÉS:Ha a mappában túl sok fájl található, akkor a letöltés sikertelen lesz, és „A letöltésre kiválasztott elemnek nincs tartalma” hibaüzenet jelenik meg.
Meglévő fájl feltöltésekor: Amikor egy meglévő fájlt tölt fel a Filrbe, ha a fájlverziók kezelése funkció ki van kapcsolva, az alábbiakban látható módon megjelenik egy értesítés, amelyben a rendszer megkérdezi, hogy felül kívánja-e írni a meglévő fájlt. A Fájl felülírása hivatkozásra kattintva a rendszer felülírja a meglévő fájlt.
Ábra 26 Fájl felülírása
Ha a Részletek megjelenítése hivatkozásra kattint, a „There is already a file with the name <file name> in this location” (Már található <fájlnév> nevű fájl ezen a helyen) üzenet jelenik meg.
Meglévő mappa feltöltésekor: Ha a meglévő fájlok mellett újak is találhatók a mappában, akkor az új fájlokat feltölti a rendszer, a meglévő fájlok esetén pedig megjelenik a fájl felülírására vonatkozó lehetőség.
A Rejtett megosztások és a Nem rejtett megosztások lehetőség a Velem megosztott és az Általam megosztott területen, illetve a hálózati mappák Általam megosztott területén érhető el. Miután bejelentkezett a Filrbe, lépjen a Velem megosztott vagy az Általam megosztott területre. A Megosztások legördülő menüt a Velem megosztott terület bal felső sarkában találja.
Ábra 27 Megosztások elrejtése és felfedése
A következő lehetőségek használhatók:
Az összes megosztás: Ha Az összes megosztás lehetőséget választja, az összes rejtett és nem rejtett fájl megjelenik a Velem megosztott területen.
Nem rejtett megosztások: Alapértelmezés szerint a Nem rejtett megosztások beállítás van kiválasztva, és az összes nem rejtett fájl megjelenik a Velem megosztott területen.
Rejtett megosztások: Ha ezt választja, az összes rejtett fájl megjelenik a Velem megosztott területen.
Fájlok elrejtéséhez jelölje ki a fájlokat a Nem rejtett megosztások részen, és kattintson a Kijelölt megosztások felfedése gombra a Velem megosztott terület jobb felső sarkában. Ekkor a kijelölt fájlok megjelennek a rejtett fájlok listájában. Hasonlóképpen, egy fájl elrejtéséhez jelöljön ki egy fájlt a Rejtett megosztások csoportban felsorolt fájlok közül, és válassza a Kijelölt megosztások felfedése
gombot a Velem megosztott terület jobb felső sarkában. Ekkor a kijelölt fájlok megjelennek a Nem rejtett megosztások listában. Ha egyetlen fájlt vagy mappát szeretne elrejteni vagy felfedni, kattintson a fájl További beállítások lehetőségére, és válassza a Megosztás elrejtése vagy a Megosztás felfedése lehetőséget.
Ábra 28 További műveletek menü
Megkérhet egy belső vagy egy külső felhasználót, hogy töltsön fel egy fájlt egy megadott mappába. Ez a funkció csak a Saját fájlok és a Hálózati mappák területen érhető el.
Navigáljon ahhoz a mappához, ahova a másik felhasználónak fel kell majd töltenie a fájlt. Kattintson a jobb felső menüsorban a Fájl kérése ikonra. Adja meg a felhasználónevét vagy az e-mail-azonosítóját, írjon egy megjegyzést az igényelt fájllal kapcsolatban, majd kattintson a Fájl kérése lehetőségre.
Ábra 29 Fájlok kérése
A Filr a fájlok előnézetének megjelenítését is lehetővé teszi. Az előnézeti lehetőség csak a támogatott fájltípusok esetén érhető el.
MS Office-fájlok: .doc,.docx,.docm,.dotm,.lwp,.odg,.odp,.ods,.odt,.ppt,.pptx,.pptm,.rtf,.csv,.xls,.xlsx,.xlsm
Szövegfájlok: .txt, c, cc, cpp, cs, diff, java, less, out, patch, php, pl, properties, py, rb, scala, script, scm, scss, sh, sml, sql, swift, vb, vi, vim, xsd, yaml, yml,.pdf
Képfájlok: jpg, jpeg, png, svg, bmp, webp, ico, gif.
A fájlok előnézetének megtekintéséhez a Kezdőlap oldal > Legutóbbi fájlok listájában válassza ki a Fájl előnézete lehetőséget a További műveletek menüből.
Ábra 30 Fájlok előnézete
A Saját fájlok és a Velem megosztott területen, illetve a Hálózati mappákban lévő fájlok előnézetének megjelenítéséhez válassza ki a fájlt, majd kattintson az Előnézet ikonra.
Fájlokat és mappákat a Saját fájlok mappában és a Hálózati mappákban, valamint azok között helyezhet át. Egy adott hálózati mappából nem helyezhet át fájlokat egy másik hálózati mappába. Az elemek áthelyezéséhez a forrásmappára és a célmappára vonatkozó engedélyekkel is rendelkeznie kell.
Fájlok/mappák áthelyezéséhez (akár több elem esetén is) válassza ki az áthelyezni kívánt fájlt, majd válassza az Áthelyezés ide opciót a További műveletek menüből.
Ha több elemet szeretne áthelyezni, válassza ki az adott fájlokat/mappákat, majd válassza a főmenü jobb felső sarkában elérhető További műveletek menü Áthelyezés parancsát.
Ábra 31 Fájlok áthelyezése
Navigáljon a célhelyre, majd kattintson a Move Here (Áthelyezés ide) gombra. Másik megoldásként az ablak bal alsó sarkában lévő mappa ikonra kattintva hozzon létre egy új mappát, adja meg a mappa nevét, majd kattintson a Move Here (Áthelyezés ide) gombra.
Ábra 32 Mappa létrehozása és áthelyezés
A Filr Saját fájlok vagy Hálózati mappák területén lévő fájlokat vagy mappákat másolhatja ezeken a mappákon belül vagy azok között. Az elemek másolásához navigáljon a másolni kívánt fájl vagy mappa helyére, és válassza a További műveletek menü Másolás parancsát. Ha több fájlt szeretne másolni, válasszon ki több fájlt/mappát, majd kattintson a menüsáv jobb felső sarkában található Másolás ikonra. A Másolás opció kiválasztásakor egy ablak jelenik meg azon Filr-munkaterületek listájával, amelyekhez hozzáférése van.
Ábra 33 Fájlok másolása
Navigáljon a célhelyre, majd kattintson a Copy Here (Másolás ide) gombra. Másik megoldásként az ablak bal alsó sarkában lévő mappa ikonra kattintva hozzon létre egy új mappát, adja meg a mappa nevét, majd kattintson a Copy Here (Másolás ide) gombra.
Ábra 34 Mappa létrehozása és másolás
Az Ön által feltöltött, illetve az Önnel megosztott fájlokat csak abban az esetben szerkesztheti, ha rendelkezik szerkesztés engedéllyel. A Szerkesztés lehetőség a További műveletek menüben érhető el. A Saját fájlok, a Hálózati mappák és a Velem megosztva mappában lévő fájlokat szerkesztheti.
A Filr Advanced részét képező Tartalomszerkesztő eszköz közös szerkesztési funkciókat kínál a felhasználóknak. Ha a Tartalomszerkesztő konfigurálva van, a felhasználók online módon szerkeszthetik a fájlokat. A fájlok közvetlenül a böngészőből nyithatók meg és szerkeszthetők.
Ennek a segítségével a fájlokat a számítógépére telepített alkalmazással szerkesztheti. Az MS Office/Libre Office összes alapvető fájltípusa támogatott. Ha például egy adott .doc kiterjesztésű fájlt az MS Word segítségével szeretne megnyitni vagy szerkeszteni, ezzel lehetőséggel a webes ügyfél helyett az asztali alkalmazásban nyithatja meg a fájlt. A Szerkesztés alkalmazással lehetőség minden felhasználó számára elérhető.
A hozzászólásokat minden olyan felhasználó megtekintheti, aki rendelkezik hozzáféréssel a fájlhoz, és legalább olvasási engedéllyel rendelkezik. A hozzászólások megtekintéséhez:
Válasszon ki egy fájlt, majd kattintson a További részletek lehetőségre.
Ábra 35 Hozzászólások megtekintése
Kattintson a Hozzászólások fülre.
Hozzászólások hozzáadásához írja be a hozzászólást a Hozzászólások lap Hozzászólás szövegmezőjébe, majd kattintson a gombra. A hozzászólások összes száma a fájl mellett lévő hozzászólás ikonon látható.
A hozzászólás szerkesztéséhez vigye az egérmutatót a Hozzászólások lapon lévő hozzászólás fölé, kattintson a Szerkesztés lehetőségre, végezze el a szükséges módosításokat, majd kattintson a jelre.
Ábra 36 Hozzászólások szerkesztése
Hozzászólás megválaszolásához írja be a hozzászólást a Hozzászólások lapon található Válasz szövegmezőbe, majd kattintson a gombra.
Hozzászólás törléséhez válassza ki az adott hozzászólást, majd kattintson a Törlés gombra.
A fájloknak több verzióját is létrehozhatja és fenntarthatja. Amikor egy már létező fájlt újra feltölt a Filrbe, vagy amikor online szerkeszt, majd ment egy fájlt, azt annak legújabb verziójaként menti a rendszer.
Lépjen a Saját fájlok területre.
Feltölthet egy olyan fájlt, amely már létezik a Saját fájlok területen, illetve online is szerkesztheti, majd mentheti a fájlt.
Az értesítési ablakban kattintson az Új fájl létrehozása lehetőségre.
MEGJEGYZÉS:Az Új fájl létrehozása lehetőség csak akkor jelenik meg, ha a zónában engedélyezve van a Fájlverziók kezelése funkció.
A fájlt annak legfrissebb verziójaként tölti fel, illetve menti a rendszer.
Ha a Fájlverziók kezelése funkció engedélyezve van a zónában, akkor a További műveletek menüben elérhetővé válik a Verziótörténet lehetőség. Ha ezt a lehetőséget választja, a További részletek ablakban megjelenik a Verziótörténet lap. A lapon látható a fájlok összes meglévő verziójának listája.
Ábra 37 Verziótörténet
Fájlonként legfeljebb tíz verziót tarthat fenn. Több mint tíz verzió esetén a régebbi fájlok automatikusan törlődnek.
A Filr alkalmazás egy fájlverzió létrehozásakor a fájlméret alapján további lemezterületet használ fel.
Ha ez a funkció be van kapcsolva, ajánlott a tárhely/megosztás méretét legalább az aktuálisan használt lemezterület kétszeresére (legfeljebb 10-szeresére) növelni. További információért lásd: Expanding Storage (A tárhely bővítése). A lemezterület-használat kezelése adatkvóta használatával. További információ: Managing and Restricting Filr Based Storage (Filr-alapú tárhely kezelése és korlátozása).
Az alábbiakban a Fájlverziók kezelése ablakban található egyéb beállításokat ismertetjük:
Előléptetés: Ezzel a beállítással a fájl bármely régebbi verzióját aktuális verzióvá teheti. Például egy fájlnak három verziója van: 1.0, 1.1 és 1.2. Ön úgy dönt, hogy az 1.0-s verziót lépteti elő, hogy az legyen a legújabb verzió. Ekkor az 1.0-s verziószámú fájlból 1.3-as verzió lesz, és az 1.0-s verzió automatikusan törlődik a Filr alkalmazásból. Az előléptetés után a fájlverziók listája 1.1, 1.2 és 1.3 lesz.
Letöltés: Lehetősége van a fájlverziók letöltésére.
Törlés: A fájlverziók az aktuális verziót kivéve törölhetők.
MEGJEGYZÉS:
Egy fájl törlésekor annak összes verziója törlődik.
A fájlok mappák közötti áthelyezésekor a fájl aktuális verzióját helyezi át.
A Filr a fájlok megosztásával leegyszerűsíti az együttműködést.
MEGOSZTÁS EGYES FELHASZNÁLÓKKAL ÉS CSOPORTOKKAL: A fájlokat és a mappákat a szervezetén belül egyes felhasználókkal vagy csoportokkal is megoszthatja.
HIVATKOZÁSOK MEGOSZTÁSA: Hivatkozást (normál vagy jelszóval védett) hozhat létre egy fájlhoz, és megoszthatja azt. A hivatkozás birtokában a megosztott hivatkozás típusától függően a felhasználók megtekinthetik vagy letölthetik az adott fájlt.
MEGOSZTÁS A NYILVÁNOSSÁGGAL: A fájlok és a mappák nyilvánosak. A fájlra vagy egy mappára mutató URL-cím birtokában bárki bejelentkezhet vendégfelhasználóként, és megtekintheti a nyilvános mappákban lévő elemeket.
MEGOSZTÁS A SZERVEZETÉN KÍVÜLI EGYÉNI FELHASZNÁLÓKKAL: Amikor egy fájlt megosztanak egy felhasználóval, a rendszer egy Filr-regisztrációs űrlapra mutató hivatkozást küld, amelynek segítségével a felhasználó regisztrálhat a fájl megtekintéséhez vagy letöltéséhez. Az ilyen felhasználókat külső felhasználónak nevezzük.
Közvetlen hivatkozás használatával könnyen hozzáférhetők a beágyazott szinteken mentett fájlok vagy mappák. A közvetlen hivatkozások fájlokra vagy mappákra mutató, állandó, hitelesített hivatkozások. A Filr alkalmazásban minden fájlhoz vagy mappához tartozik egy közvetlen hivatkozás. Amikor egy közvetlen hivatkozást megoszt egy hitelesített felhasználóval, a felhasználó legalább megtekintési jogokat kap a fájlhoz vagy mappához. A felhasználó közvetlenül megtekintheti az előnézetben megjeleníthető fájlokat. Ha a fájl nem tekinthető meg előnézetben, akkor a Filr alkalmazásba való bejelentkezés után a rendszer a fájl helyéhez irányítja a felhasználót. A fájlok listájában a fájl jelölőnégyzete ezen a helyen be van jelölve.
Kattintson a jobb gombbal egy fájlon vagy mappán, és a menüben válassza a Közvetlen hivatkozás lehetőséget. Ekkor megjelenik a fájlra vagy mappára mutató hivatkozás.
Ábra 38 Közvetlen hivatkozás megtekintése
A Hivatkozás másolása lehetőségre kattintva megoszthatja a hivatkozást.
Fájlok és mappák elérése közvetlen hivatkozás használatával
Hozzáférés mappához: Amikor a közvetlen hivatkozását használva hozzáfér egy mappához, akkor a Filr alkalmazásba való bejelentkezést követően a rendszer a mappához irányítja. Az engedélyektől függően megtekintheti az elért mappában lévő fájlokat és mappákat.
Hozzáférés előnézetben megtekinthető fájlhoz: Amikor a közvetlen hivatkozását használva hozzáfér egy előnézetben megtekinthető fájlhoz, akkor a Filr alkalmazásba való bejelentkezést követően a fájl előnézete megjelenik a böngészőben.
Hozzáférés előnézetben nem megtekinthető fájlhoz: Amikor a közvetlen hivatkozását használva hozzáfér egy előnézetben nem megtekinthető fájlhoz, akkor a Filr alkalmazásba való bejelentkezést követően a rendszer ahhoz a mappához irányítja, ahol a fájl található, és a fájl jelölőnégyzete be lesz jelölve, hogy meg lehessen különböztetni a mappában lévő egyéb fájloktól.
MEGJEGYZÉS:Amikor a közvetlen hivatkozását használva hozzáfér egy mappához, és a megosztás lejárt vagy törölte a munkaterületéről vagy az Általam megosztott mappából, hibaüzenet jelenik meg arról, hogy a keresett fájl/mappa nem létezik, vagy előfordulhat, hogy törölték.
Fájl megosztása: A fájlok kétféleképpen oszthatók meg:
Meghívó küldése
Megosztási hivatkozás
A fájlokat belső és külső felhasználókkal is megoszthatja. Csak akkor oszthat meg fájlt, ha mappaszinten rendelkezik megosztási jogosultságokkal. Fájl vagy mappa megosztása:
Válassza ki a megosztandó fájlt vagy mappát. Egyszerre több fájlt és mappát is kiválaszthat.
Ha Ön
Egyetlen fájlt vagy mappát kíván megosztani, válassza a Megosztás parancsot a fájl vagy a mappa További műveletek menüjéből.
Több fájlt vagy mappát kíván megosztani, kattintson a Megosztás ikonra a menüsor jobb felső sarkában.
Ábra 39 Megosztási meghívó
Adja meg annak az egy vagy több felhasználónak az e-mail-azonosítóját (több felhasználó esetén az e-mail-azonosítók vesszővel/pontosvesszővel elválasztott listáját), akivel vagy akikkel meg szeretné osztani a fájlt. Belső felhasználók esetén az e-mail-azonosító helyett a felhasználó teljes nevét is megadhatja. Megadhatja a belső felhasználók felhasználóneveit is; a rendszer automatikusan kitölti a címjegyzéket a belső felhasználók listájával. A rendszer felismeri az érvénytelen e-mail-azonosítót, vörös színnel jelzi, és így Ön ki tudja törölni.
A keresési mező segítségével egyenként kereshet és adhat hozzá felhasználókat. Felhasználó kereséséhez adja meg a felhasználó e-mail-címének vagy teljes nevének egy részét. Ekkor megjelenik egy legördülő lista a keresési lekérdezésnek megfelelő felhasználók részleteivel. Ebből a listából kiválaszthatja a felhasználót.
Egyszerre több felhasználót is hozzáadhat, ha a keresési mezőbe vesszővel/pontosvesszővel tagolt értékek listáját illeszti be. Példa:felhasznalo1@vallalat.org,Utónév1 Vezetéknév1,felhasznalo2@vallalat.org,user3@vallalat.org,Utónév2 Vezetéknév2Mindkét esetben csak a belső felhasználók teljes neve vagy e-mail-címe, illetve a külső felhasználók e-mail-címe adható meg.
FONTOS:Vesszővel tagolt lista használata esetén:
Ha a meghívott tag már szerepel a címzettek között, a meglévő megosztást az új megosztás váltja fel. Erről a rendszer figyelmeztetést jelenít meg, és a meghívott tagot sárga színnel jelzi.
Ha a vesszővel tagolt listában szereplő bejegyzés egyetlen belső felhasználó teljes nevének sem felel meg, és nem is érvényes e-mail-cím, az ilyen bejegyzés érvénytelen címzettnek minősül, és piros színnel jelenik meg.
Az érvénytelen címzettek eltávolítása gombbal egyszerre megszabadulhat az ilyen bejegyzésektől.
MEGJEGYZÉS:A Megosztás párbeszédpanel Tagok meghívása lapján egyszerre csak 60 címzettet adhat meg. Vegyük például azt az esetet, amikor már hozzáadott 45 felhasználót, és a keresési mezőbe beilleszt egy 20 bejegyzést tartalmazó listát. Ekkor csak az első 15 bejegyzést adja hozzá a rendszer, a beillesztett lista utolsó 5 bejegyzését figyelmen kívül hagyja.
Engedélyek beállítása:
Olvasó: Ezzel az engedéllyel rendelkező felhasználók csak megtekinthetik a dokumentumokat.
Szerkesztő: Ezzel az engedéllyel rendelkező felhasználók megtekinthetik és szerkeszthetik a dokumentumot.
Közreműködő: Ezzel az engedéllyel rendelkező felhasználók megtekinthetik, szerkeszthetik és törölhetik a fájlokat, illetve áthelyezhetik azokat a mappák között. Ez az opció mappaszinten érhető el, fájlszinten nem.
Ábra 40 Engedélyek megosztása
Újramegosztásra vonatkozó engedélyt is adhat annak a felhasználónak, akivel a fájlt megosztotta.
A Nyilvános megosztás átkapcsoló a fájlt vagy a mappát nyilvánossá teszi, amellett, hogy megosztja azt az aktuálisan hozzáadott tagokkal.
A Filr alapértelmezés szerint e-mail-értesítést küld a címzetteknek az új megosztásokról. Ha meg van adva egy megosztási üzenet, az üzenet megjelenik az e-mailben. Ez az alapértelmezett működés az értesítési legördülő lista használatával megváltoztatható.
Kattintson a Meghívás lehetőségre.
Hivatkozás megosztása: Ezzel a lehetőséggel létrehozhat egy normál vagy jelszóval védett hivatkozást egy fájlhoz, és megoszthatja azt egy vagy több címzettel.
Kattintson egy fájl További részletek gombjára.
Ábra 41 MÁSOK ÁLTAL MEGOSZTVA
Ha a fájlt megosztotta másokkal, a megosztás címzettjeinek nevét tartalmazó lista megjelenik a További részletek ablak MÁSOK ÁLTAL MEGOSZTVA lapján.
Ha egy fájl megosztása folyamatban van, beállíthatja a megosztás lejáratát. Ehhez hajtsa végre a következőket:
A Tagok meghívása lapon kattintson a Lejárat legördülő menüre.
Ábra 42 Tagok meghívása
A menüben az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésre:
7 napon belül: Ha ezt a lehetőséget választja, a megosztás címzettjének a fájlra/mappára vonatkozó hozzáférése a megosztás dátumától számított 7 napon belül lejár.
30 napon belül: Ha ezt a lehetőséget választja, a megosztás címzettjének a fájlra/mappára vonatkozó hozzáférése a megosztás dátumától számított 30 napon belül lejár.
Ekkor: Ha ezt a lehetőséget választja, megadhatja a lejárat dátumát. A megosztás címzettje a megadott dátumig hozzáférhet a megosztott fájlhoz.
Ennyi idő után: Ha ez a lehetőség be van jelölve, beállíthatja, hogy az aktuális dátumtól számítva hány nap múlva járjon le a megosztás.
Soha: Ha a Soha lehetőséget választja, akkor a megosztás címzettjének a fájlhoz/mappához való hozzáférése soha nem jár le. A fokozott biztonság érdekében a rendszergazda dönthet úgy, hogy elrejti a Soha beállítást a lejárati beállítások menüjében. Ehhez letiltja A megosztások engedélyezése, hogy soha ne járjanak le jelölőnégyzetet a Megosztáslejárati beállítások között. Ha a rendszergazda letiltja A megosztások engedélyezése, hogy soha ne járjanak le jelölőnégyzetet, a Soha beállítással megosztott, meglévő megosztásokra továbbra is a Soha lejárat érvényes. Ha azonban szerkeszti/módosítja az ilyen megosztásokat, akkor a fájl/mappa lejárata alapértelmezés szerint 30 nap lesz.
Igen, az Önnel megosztott fájl újra megosztható, ha a fájl tulajdonosa újbóli megosztási engedélyt adott a megosztozónak/címzettnek. Lásd a Megosztási engedélyek ábrát. A következő lehetőségek a Továbbosztás a következőkkel szakaszban találhatók:
Belső felhasználók: A fájlok belső felhasználók számára oszthatók meg újra.
Külső felhasználók: A fájlok külső felhasználók számára oszthatók meg újra.
Nyilvános: A fájlok nyilvánossá tehetők.
Fájlhivatkozás: A fájl megosztási hivatkozások segítségével osztható meg újra.
Egy fájl megosztásakor a Saját fájlok területen található Tagok oszlop folyamatosan frissül azoknak a tagoknak vagy csoportoknak a számával, akikkel azt megosztották. Az Ön által megosztott fájlok a VELEM MEGOSZTVA oszlop megfelelő területein is megjelennek. Ha Önnel osztanak meg fájlokat, az adott fájlok listája a VELEM MEGOSZTVA területen látható. A további részletek megjelenítéséhez a gombra is kattinthat.
Ábra 43 További részletek megtekintése
Ezen a részen a felhasználók és a csoportok részletei, valamint a megosztás lejárati állapota is látható.
Táblázat 1 Szerepkörök típusai
Szerepkör |
A Filr rendszer jogosultságai |
---|---|
Olvasó |
|
Szerkesztő |
|
Közreműködő (csak mappákra alkalmazható) |
|
A Megosztott hozzáférés jelentésből a megosztott fájlokkal kapcsolatos különböző részleteket ismerhet meg, pl. ki és mikor nyitotta meg a fájlt, illetve hozzáadtak-e megjegyzéseket az adott fájlhoz. A megosztás-hozzáférési jelentés kizárólag a Filr Advanced verziójában érhető el. Amikor egy címzett megnyitja a vele megosztott fájlt, a Filr e-mailben értesíti Önt. A hozzáférési jelentést megtekintheti az e-mailben szereplő hivatkozásra kattintva is, amely ezután a címzett adataihoz irányítja át. Ha a címzett hozzáfért a megosztott fájlhoz, akkor megjelenik a Hozzáférési jelentés lehetőség a fájl Részletek ablaktábláján.
Ábra 44 Megosztás-hozzáférési értesítés
A jelentés a címzettekkel kapcsolatos különböző információkat tartalmaz, például, hogy ki nyitotta meg a fájlt, a fájl eléréséhez használt gép IP-címét és a hozzáférés dátumát és időpontját. A Jelentés letöltése gombra kattintva a jelentés PDF-verzióját is letöltheti.
A megosztási hivatkozások olyan URL-címek, amelyek írásvédett hozzáférést biztosítanak adott fájlhoz. A 24.2-es verziótól kezdődően a felhasználó jelszót adhat meg a megosztási hivatkozásokhoz azok létrehozásakor vagy azt követően. Ha a megosztási hivatkozás jelszóval védett, a címzettnek meg kell adnia a fájlt megosztó felhasználó által megadott jelszót.
Megosztási hivatkozás vagy jelszóval védett megosztási hivatkozás létrehozásához kattintson a jobb gombbal a megosztani kívánt fájlra, és válassza a Megosztási hivatkozás elemet a fájl környezeti menüjében.
Ábra 45 Megosztási hivatkozás
A megosztási hivatkozást a következő jogosultságokkal hozhatja létre:
Fájl megjelenítése - A rendszer HTML formátumúra konvertálja a fájlt, majd megjeleníti a böngészőjében.
Fájl letöltése - A felhasználó letöltheti a fájlt. A böngésző által támogatott minden médiafájl megjelenik a böngészőben. Ezután letöltheti a fájlt. Ha a böngésző nem támogatja a fájltípust, akkor a rendszer automatikusan letölti a fájlt. A 32 MB-os vagy annál nagyobb méretű PDF-fájlokat a rendszer letölti. A fájlokat parancssori eszközök, például a wget vagy a curl segítségével is letöltheti, ha a megfelelő megosztási hivatkozások nem jelszóval védettek.
A hivatkozás lejárati idejének beállításához a következő lehetőségek közül választhat:
Soha - Ez a lehetőség csak akkor érhető el, ha A megosztások engedélyezése, hogy soha ne járjanak le beállítás engedélyezve van a felügyeleti konzolon. Ha letiltja, akkor a Soha opcióval megosztott meglévő megosztások továbbra is a soha le nem járó állapotban lesznek.
Ekkor - Állítsa be a megosztási hivatkozás lejárati dátumát egy adott dátumra.
Adott idő múlva - Állítsa be a megosztási hivatkozás lejárati dátumát a mai dátumhoz viszonyítva.
A hivatkozás biztonságossá tétele - Kapcsolja be ezt a váltógombot a megosztási hivatkozás biztonságossá tételéhez. Ez a beállítás akkor jelenik meg, ha a felügyeleti konzol Megosztási hivatkozás beállításai pontja alatt a Megosztási hivatkozások jelszóvédelmének engedélyezése opció engedélyezve van. Ez lehetővé teszi a hivatkozás jelszavának beállítását. A jelszót a hivatkozással együtt meg kell adnia egy vagy több címzettnek, hogy hozzáférhessenek a hivatkozáshoz. A jelszót a megosztási hivatkozások létrehozásakor vagy módosításakor állíthatja be.
Ábra 46 Jelszóval védett megosztási hivatkozás
Jelszó - Adja meg a fájlhoz létrehozandó megosztási hivatkozás jelszavát. Ha a felügyeleti konzolon engedélyezve van A Filr jelszóházirendjének alkalmazása a megosztási hivatkozások jelszavának beállításakor beállítás, a beállított jelszónak meg kell felelnie a Filr jelszóházirendjének.
Ábra 47 Jelszóházirend
Kattintson a LÉTREHOZÁS elemre egyedi megosztási hivatkozás létrehozásához.
Ekkor e-mailben, szöveges üzenetben, közösségi oldalakon vagy egyéb együttműködési fórumokon keresztül közvetlenül megoszthatja a hivatkozást másokkal. A hivatkozásra kattintva a felhasználó közvetlen hozzáférést kap a fájlhoz. A hivatkozás típusa alapján a felhasználók megtekinthetik vagy letölthetik az adott fájlt.
Ábra 48 Létrehozott hivatkozás
Bármely jelszóval védett megosztási hivatkozás módosítható. Megváltoztathatja a hivatkozáshoz már beállított jelszót.
Egy megosztási hivatkozás módosításához vagy egy meglévő, jelszóval védett megosztási hivatkozás jelszavának módosításához kattintson a jobb gombbal egy olyan fájlra, amelyhez már létrehozta a megosztási hivatkozást, és válassza a Hivatkozás módosítása lehetőséget a fájl További műveletek menüjéből. Ekkor megjelenik a Megosztási hivatkozás párbeszédablak.
Ábra 49 Hivatkozás módosítása
Kattintson a Szerkesztés gombra a Jelszó mező mellett. Ez törli a Jelszó mező tartalmát, és lehetővé teszi egy új jelszó megadását. A jelszó szerkesztése közben a
jelszó megjelenítése/elrejtése gombra kattintva átkapcsolhatja a beírt jelszó láthatóságát. Adja meg az új jelszót, amely megfelel a Filr jelszóházirendjének, kattintson a
jobb oldali pipa gombra, majd kattintson a Mentés gombra. Ha nem kívánja szerkeszteni a jelszót, akkor kattintson a
kereszt gombra.
MEGJEGYZÉS:
Itt a jelszó módosult, a már létrehozott hivatkozás pedig változatlan marad. Ha új hivatkozást szeretne kapni, kattintson a Hivatkozás visszavonása gombra, és kövesse a következő pontban megadott lépéseket: Hogyan hozható létre megosztási hivatkozás vagy jelszóval védett megosztási hivatkozás?.
Bármikor, amikor egy meglévő jelszóval védett megosztási hivatkozás jelszava módosul, az új jelszót meg kell osztani a címzett(ekk)el.
Ábra 50 Jelszó módosítása
A fájlok megosztásának megszüntetéséhez válassza a Megosztás leállítása lehetőséget a További műveletek menüben.
Ha egy adott fájlt több felhasználóval is megosztott, de csak egy adott felhasználó esetén szeretné megszüntetni a megosztást, akkor használja a fájlhoz tartozó További műveletek menü Megosztás kezelése lehetőségét. A Megosztások kezelése párbeszédpanel Megosztások kezelése lapján válassza ki a felhasználónevet, majd kattintson a lehetőségre.
Lépjen az ÁLTALAM MEGOSZTOTT területre, válasszon ki több fájlt, majd a lap jobb felső sarkában található További műveletek menüben válassza a Megosztás leállítása parancsot.
Ha több fájl vagy mappa megosztásakor egy fájlhoz megtekintési jog és egy mappához közreműködő jog tartozik, akkor a rendszer a megtekintési jogokat veszi figyelembe. A megosztási engedélyek módosításához használja az adott fájlhoz tartozó További műveletek menü Megosztások kezelése lehetőségét. A Megosztások kezelése párbeszédpanel Megosztások kezelése lapján válassza ki a felhasználó/csoport nevét, majd kattintson a gombra.
Ábra 51 Megosztások szerkesztése
Itt módosíthatja a megosztási engedélyeket és a megosztás lejáratát. Az Alaphelyzetbe állítás gombra kattintva a rendszer visszaállítja az engedélyek beállításain korábban elvégzett módosításokat.
Mostantól a Filrben szerkesztheti az egyéni sablonokat, illetve létrehozhat új fájlokat. Az Új fájl létrehozása beállítás csak az Advanced Filr kiadásban érhető el, és a Content Editort a rendszergazdának engedélyezni kell. A Saját fájlok és a Hálózati mappák területen ezt a beállítást a gyökérszinten és a mappaszinten, a Velem megosztott és az Általam megosztott területen pedig csak a mappaszinten találja.
Új fájl létrehozásához végezze el az alábbi lépéseket:
Kattintson a gombra a Filr-munkaterületek sarkában.
A Filrhez tartozó alapértelmezett fájlsablonok és a rendszergazda által hozzáadott sablonok a fájlsablonok listájában láthatók. Megjelenik az Új <dokumentum típusa> dokumentum létrehozása ablak.
Ábra 52 Új fájl létrehozása
Válassza ki a fájlsablont a listáról.
Ábra 53 Új dokumentum létrehozása
Adja meg a fájl nevét, és kattintson a Létrehozás gombra. A fájlt a Filrben menti, majd szükség szerint szerkesztheti.
MEGJEGYZÉS:Ez a beállítás akkor jelenik meg, amikor közreműködő engedélyekkel rendelkezik a mappához vagy a Filr-munkaterületekhez.
A rendszergazdák által felvett összes fájlsablontípus elérhető lesz a sablonlistában. A Filr webes ügyfélben azonban csak akkor szerkesztheti a sablont, ha a CE támogatja a fájltípust.
Az Adatszivárgás megelőzése funkció lehetővé teszi a fontos szervezeti fájlok feletti ellenőrzést, és segíti az adatvédelmi irányelvek betartását, miközben távoli hozzáférést biztosít a külső partnerek és a távolról dolgozó felhasználók számára.
Az adatszivárgás megelőzését egy házirendalapú megelőzési mechanizmussal kezeli a rendszer. Amikor egy házirendet alkalmaz egy fájlra, a fájl a házirendben meghatározott konfigurációhoz igazodik. Egy házirendhez egy sor fájlműveleti korlátozás van hozzárendelve. A házirendek fájlokra való alkalmazásakor a rendszer betartja a fájlműveleti korlátozásokat.
Például: a „Megosztás külső féllel” fájlműveleti korlátozással rendelkező házirendet alkalmazza egy fájlra. A fájl megosztása bármely külső felhasználóval korlátozott (megosztás külső felhasználókkal, megosztás a nyilvánossággal és megosztás fájlhivatkozásokkal).
Ha a DLP engedélyezve van a hálózati mappa számára, és a házirend nincs a hálózati mappa szintjén alkalmazva, valamint ha Ön a hálózati mappa moderátora, akkor a DLP-házirendet alkalmazhatja a munkaterület fájljaira vagy eltávolíthatja.
Fájl esetében végezze el az alábbi műveletek egyikét:
A További műveletek menüből válassza a DLP-házirend lehetőséget.
vagy
Kattintson a További részletek lehetőségre.
Egy hálózati mappában lévő fájl esetében az alábbiak valamelyikét láthatja:
Ha a DLP engedélyezve van, és nincs házirend a hálózati mappa szintjén, a DLP-házirend gomb a Részletek lap felett jelenik meg. Erre a gombra kattintva kiválaszthat egy házirendet, és alkalmazhatja azt a fájlra.
Ábra 54 DLP-házirend gomb
Ha a DLP engedélyezve van, és házirend van alkalmazva a hálózati mappa szintjén, a DLP-házirend neve a Részletek lap felett jelenik meg. A házirend neve csak olvasható és nem szerkeszthető.
Ábra 55 A hálózati mappán alkalmazott házirend
Ha a DLP-házirend engedélyezve van egy hálózati mappa számára, és a házirend nincs alkalmazva a hálózati mappa szintjén, akkor moderátorként a következő lépéseket kell végrehajtani a házirend fájlra történő alkalmazásához:
Jelentkezzen be a Filr alkalmazásba.
Lépjen arra a hálózati mappára, amelynél a DLP engedélyezve van, és a házirend nincs alkalmazva a hálózati mappa szintjén.
Végezze el a következő műveletek egyikét:
A További beállítások menüből válassza a DLP-házirend lehetőséget. Megjelenik a DLP-házirend kezelése párbeszédablak.
vagy
Ábra 56 További beállítások menü
A További műveletek menüből válassza a DLP-házirend lehetőséget. Megjelenik a DLP-házirend kezelése párbeszédablak.
Ábra 57 További részletek
Válassza ki a házirendet a legördülő menüből.
Ábra 58 DLP-házirend kezelése
Kattintson az Alkalmaz gombra.
A házirend alkalmazva van a fájlra.
Ha Ön egy hálózati mappa moderátora, akkor a DLP-házirendet alkalmazhatja az adott hálózati mappában lévő fájlokra.
Ha egy DLP-házirend engedélyezve van egy hálózati mappához, és a házirend a hálózati mappában lévő fájlra vonatkozik, akkor a moderátor eltávolíthatja a házirendet. A házirend eltávolításához végezze el az alábbi lépéseket:
Jelentkezzen be a Filr alkalmazásba.
Lépjen arra a hálózati mappára, amelynél a DLP engedélyezve van, és a házirend nincs alkalmazva a hálózati mappa szintjén.
Végezze el a következő műveletek egyikét:
A További beállítások menüből válassza a DLP-házirend lehetőséget. Megjelenik a DLP-házirend kezelése párbeszédablak.
vagy
Ábra 59 További beállítások menü
A További műveletek menüből válassza a DLP-házirend lehetőséget. Megjelenik a DLP-házirend kezelése párbeszédablak.
Ábra 60 További részletek
Válassza ki a házirendet a legördülő menüből.
Ábra 61 DLP-házirend kezelése
Kattintson az Eltávolítás gombra. Megjelenik egy megerősítő oldal.
Kattintson az OK gombra.
A rendszer eltávolítja a házirendet.
Ha szervezeten kívüli felhasználóval oszt meg egy fájlt, a felhasználónak be kell jelentkeznie a Filr alkalmazásba, hogy hozzáférjen a fájlhoz. A fájl megosztásakor a külső felhasználónak e-mailt küldünk, amely egy egyéni regisztrációs űrlapra mutató hivatkozást tartalmaz. A felhasználónak regisztrálnia kell az adatokat az űrlapon, és be kell fejeznie az egyéni regisztrációs folyamatot ahhoz, hogy be tudjon jelentkezni a Filr alkalmazásba. Az űrlap az alábbi módon néz ki:
Ábra 62 Egyéni regisztráció
A folyamat befejezéséhez adja meg a következő adatokat:
Táblázat 2 Egyéni regisztrációs űrlap
Mezőnév, beállítások, gombok |
Leírás |
---|---|
Felhasználói azonosító |
A külső felhasználók e-mail-azonosítóját a felhasználói azonosítónak tekinti a rendszer. |
Utónév |
Adja meg az utónevet. |
Vezetéknév |
Adja meg a vezetéknevet. |
Országkód |
Adja meg az országkódot. Ezt a mezőt kötelező kitölteni, ha meg kívánja adni a mobiltelefonszámot. |
Mobilszám |
Adja meg a telefonszámot. Erre azért van szükség, hogy egyszeri jelszót kaphasson szöveges üzenetben a Filr alkalmazásba való bejelentkezéshez szükséges többtényezős hitelesítéshez. A mezőt nem kötelező kitölteni. |
Jelszó |
Adja meg a jelszót. |
Adja meg a jelszót újra |
Adja meg a jelszót újra. |
Kattintson a Regisztráció gombra.
Copyright 2023 Open Text.
Az Open Text, valamint a leányvállalatainak és licencbe adóinak („Open Text”) termékeire és szolgáltatásaira vonatkozó garanciákat kizárólag az ilyen termékekhez és szolgáltatásokhoz tartozó kifejezett garanciavállalási nyilatkozatok tartalmazzák. A jelen dokumentumban leírtak közül semmi sem értelmezhető további garanciavállalásnak. Az Open Text nem vállal felelősséget a jelen dokumentumban előforduló technikai vagy szerkesztési hibákért vagy hiányosságokért. A jelen dokumentumban foglalt információk külön értesítés nélkül megváltozhatnak.