OpenText Filr 23.4 - Veelgestelde vragen

De Startpagina is de standaard landingspagina voor alle gebruikers (met uitzondering van gasten).

De startpagina bevat de volgende onderdelen:

Welke informatie op de startpagina wordt weergegeven, is afhankelijk van wat door uw Filr-beheerder is ingeschakeld.

Als u zich bijvoorbeeld voor de eerste keer aanmeldt bij de Filr-site, wordt er een soortgelijk welkomstscherm als hieronder weergegeven.

Afgebeelde 1 Startpagina

Deze lijst bevat de bestanden die de aangemelde gebruiker onlangs heeft geopend en de bestanden die zijn gedeeld (door de aangemelde gebruiker of door andere gebruikers). In deze lijst worden standaard 10 bestanden weergegeven die de gebruiker de afgelopen 7 dagen heeft geopend. De beheerder kan het aantal dagen configureren. Zie het gedeelte Recent Files List (Lijst Recente bestanden) in OpenText Filr 23.4: Administrative UI Reference (OpenText Filr 23.4: Referentiehandleiding voor beheerders-UI) voor meer informatie. De gebruiker kan wijzigen hoeveel bestanden er in de lijst worden weergegeven. Het attribuut Netwerkmappen is standaard ingeschakeld. Als de beheerder Netwerkmappen uitschakelt voor de recente bestanden, worden de bestanden die in Netwerkmappen door een gebruiker worden geüpload, hernoemd, becommentarieerd of bewerkt, niet weergegeven in het gedeelte Recente bestanden van de aangemelde gebruiker. Zie het gedeelte Recent Files List (Lijst Recente bestanden) in OpenText Filr 23.4: Administrative UI Reference (OpenText Filr 23.4: Referentiehandleiding voor beheerders-UI) voor meer informatie.

Alle bestanden die onlangs door u of andere gebruikers zijn geopend, worden weergegeven in dit gedeelte. U hoeft niet naar de afzonderlijke mappen te bladeren om deze bestanden te kunnen openen.

U kunt in de lijst het volgende zien:

U kunt ook rechtstreeks vanuit de lijst enkele basisbewerkingen op het bestand uitvoeren:

Afgebeelde 7 Lijst met recente bestanden

Afgebeelde 8 Bewerkingen voor recente bestanden

De aangemelde gebruiker kan in Recente bestanden zien welke bestanden onlangs zijn geopend. Wanneer het bestand is gedeeld, kunnen alleen de eigenaar en de ontvanger de bestanden in Recente bestanden zien. Als bijvoorbeeld gebruiker A (eigenaar) een bestand met gebruiker B deelt, wordt het bestand weergegeven in de lijst Recente bestanden van zowel gebruiker A als gebruiker B. Als gebruiker A hetzelfde bestand een paar dagen later met gebruiker C deelt, wordt het bestand weergegeven in de lijst Recente bestanden van gebruiker A en C.

Als Netwerkmappen is uitgeschakeld voor Recente bestanden, worden de activiteiten die anderen voor de gedeelde bestanden uitvoeren, niet weergegeven in Recente bestanden.

U kunt configureren hoeveel bestanden er worden weergegeven in de lijst Recente bestanden. Als u de instellingen wilt configureren, gaat u naar uw Gebruikersprofiel.

Afgebeelde 9 Gebruikersprofiel

Selecteer in het gedeelte Personalisering het aantal bestanden dat u wilt weergeven in Recente bestanden.

Dit gedeelte bevat informatie over de systeemeigen Filr-client, downloadkoppelingen naar andere clients, installatie-instructies en een koppeling naar de documentatie. Dit gedeelte is alleen beschikbaar als de Filr-beheerder toestemming heeft gegeven om de Filr-client te downloaden en te installeren.

Op basis van het besturingssysteem wordt het juiste uitvoerbare bestand voor de client beschikbaar gesteld. Als u de webclient bijvoorbeeld opent vanaf een Windows-machine, worden de uitvoerbare bestanden voor Windows weergegeven.

Als u andere clients wilt downloaden, klikt u op de koppeling Downloads van overige clients …

Afgebeelde 10 Downloads van client

Na verloop van tijd neemt het gebruik van de schijfruimte toe. U kunt op systeemniveau of voor individuele gebruikers of groepen een limiet instellen voor de hoeveelheid gegevens die naar de gedeelde oplsagschijf van Filr kan worden geüpoad. Bestanden in Netwerkmappen (inclusief uw homedirectory) tellen niet mee voor uw limieten. Uw limiet wordt alleen op uw Startpagina weergegeven als uw Filr-beheerder een limiet heeft ingesteld. Wanneer uw gegevenslimiet wordt overschreden, ontvangen u en de beheerder hier een e-mailmelding over.

Limieten toont u de gebruikte ruimte op Filr. De volgende kleurindicatoren worden gebruik:

Afgebeelde 11 Limieten op de Startpagina

De Quota op de Startpagina weerspiegelen de gebruikte en beschikbare gegevenslimieten voor uw account.

Afgebeelde 12 Gebruikte quota

Scenario's voor wanneer uw gegevenslimiet wordt overschreden:

De Startpagina is de standaardlandingspagina en kan worden aangepast. U kunt de workspaces van Filr (met uitzondering van Openbaar) of de map in de workspaces instellen als een landingspagina. Wanneer de configuratie is voltooid, en u zich aanmeldt bij Filr, wordt de map of workspace weergegeven die u hebt ingesteld als de standaardlandingspagina. Voer de volgende stappen uit om de Voorkeuren voor landingspagina in te stellen:

U kunt een zoekbewerkingen op bestanden en mappen uitvoeren op basis van de toegangsrechten die u voor elk item hebt. De zoekstring moet minimaal drie tekens bevatten voordat Filr in de inhoud zoekt.

De zoekoptie gebruiken:

Aanvullende informatie over zoekbewerkingen:

U kunt in de vervolgkeuzelijst Taal in het Gebruikersprofiel onder Basisprincipes voor account uw voorkeurstaal instellen. Zodra u de voorkeurstaal hebt geselecteerd, wordt de gebruikersinterface gewijzigd in de geselecteerde taal.

Afgebeelde 19 Taal wijzigen

Gebruikers kunnen de Taal en Tijdzone aanpassen in het Gebruikersprofiel. De datum en tijd in de Filr Web-client worden weergegeven overeenkomstig de geselecteerde regio.

Afgebeelde 20 Landinstellingen voor de gebruiker

Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld de taal en tijdzone aanpast in het gebruikersprofiel, worden de tijd en datum in Meer informatie weergegeven overeenkomstig de aangebrachte wijzigingen. De datum- en tijdnotatie voor de twee regio's zijn als volgt:

De meldingsinstellingen voor volgen bevinden zich in het gedeelte Gebruikersprofiel onder Meldingen.

Wanneer u een bestand of map markeert als Volgen, ontvangt u een e-mailmelding zodra het bestand of de map wordt gewijzigd.

Afgebeelde 23 Volgmeldingen

Als de instelling voor meldingen is uitgeschakeld, kan de gebruiker een bestand of map niet volgen. Wanneer u de instelling inschakelt, moet u uw e-mailadres opgeven om meldingen te kunnen ontvangen.

U kunt uw e-mail toevoegen in Gebruikersprofiel > Persoonlijke informatie. Als de details in Persoonlijke informatie grijs worden weergegeven, neemt u contact op met uw beheerder om het e-mailadres toe te voegen.

Als u bestanden of mappen volgt, ontvangt u een melding voor de volgende acties die worden uitgevoerd op bestanden of mappen die u volgt:

U kunt twee opties voor Meldingen instellen:

Als u de meldingen wilt uitschakelen, gaat u naar Gebruikersprofiel > Meldingen en klikt u op de wisselknop. De status Volgen blijft behouden voor de eerder gemarkeerde items. De gebruiker kan alleen geen nieuwe items volgen wanneer meldingen zijn uitgeschakeld.

Afgebeelde 24 Meldingen

U kunt op basis van de rechten die u hebt, mappen maken in de gedeelten Mijn bestanden, Met mij gedeeld en Netwerkmappen. Als u een nieuwe map wilt maken, klikt u op de knop Map maken .

Afgebeelde 25 Nieuwe map maken

Geef de mapnaam op en klik op Maken.

Er gelden standaard geen beperkingen voor de grootte van het bestand dat u wilt uploaden. De beheerder kan een groottelimiet afdwingen. De beheerder kent opslagruimte aan iedere gebruiker toe. Op basis van de opslagruimtelimiet kan de gebruiker bestanden uploaden. De beheerder kan de bestandgroottelimiet voor een gebruiker, de bestandsupload en de bestandgrootte-upload voor een groep configureren.

Gebruikers kunnen alle bestandstypen uploaden naar Filr. De beheerder kan bepaald bestandstypen blokkeren. Op basis hiervan heeft de gebruiker geen toestemming om dergelijke typen bestanden te uploaden.

U kunt bestanden uploaden naar het gedeelte Mijn bestanden, naar mappen in Netwerkmappen en naar het gedeelte Met mij gedeeld. U kunt alleen bestanden naar gedeelde mappen uploaden als u hier toestemming voor heeft. Als u een bestand wilt uploaden, navigeert u naar de map waarnaar u het bestand wilt uploaden. Klik op blader naar het bestand op uw computer en selecteer het bestand. Gebruikers kunnen de bestanden ook naar de mappen slepen.

Als u een bestandsaanvraag van een Filr-gebruiker ontvangt, klikt u op de koppeling in de e-mail met de bestandsaanvraag die u hebt ontvangen u uploadt u het aangevraagde bestand.

U kunt mappen uploaden naar het gedeelte Mijn bestanden naar mappen in Netwerkmappen en naar het gedeelte Met mij gedeeld. U kunt alleen mappen naar gedeelde mappen uploaden als u over bijdragerechten beschikt.

Als u een map wilt uploaden, navigeert u naar het gedeelte waarnaar u de map wilt uploaden. Klik in de rechterbovenhoek van uw workspace op , blader naar de map op uw computer en selecteer deze. U kunt kun de mappen ook uploaden middels slepen en neerzetten.

U kunt bestanden of mappen downoaden uit de gedeelten Mijn bestanden, Netwerkmappen en Met mij gedeeld. U kunt alleen bestanden of mappen uit gedeelde mappen downloaden als u over bijdragersrechten beschikt.

Als u een bestand of map uit Filr wilt downloaden, klikt u op de downloadknop voor het geselecteerde bestand of de geselecteerde map. U kunt ook meerdere bestanden of mappen selecteren en in de rechterbovenhoek van de pagina op de downloadknop klikken.

Afgebeelde 26 Een bestand overschrijven

Als u op Details weergeven klikt, wordt er een bericht weergegeven dat er zich al een bestand met de naam <bestandsnaam> op deze locatie bevindt.

De opties Verborgen shares en Niet-verborgen shares zijn beschikbaar in de gedeelten Met mij gedeelden Door mij gedeeld, en in het gedeelte Door mij gedeeld van een netwerkmap. Nadat u zich heeft aangemeld bij Filr, gaat u naar het gedeelte Met mij gedeeld of Door mij gedeeld. U vindt het vervolgkeuzemenu Shares in de linkerbovenhoek van het gedeelte Met mij gedeeld.

Afgebeelde 27 Shares verbergen/weergeven

De volgende opties zijn beschikbaar:

Als u bestanden wilt verbergen, selecteert u de bestanden in Niet-verborgen shares en klikt u in de rechterbovenhoek van het gedeelte Met mij gedeeld op de knop Geselecteerde shares verbergen. Zodra u dit hebt gedaan, worden de geselecteerde bestanden weergegeven bij de verborgen bestanden. Als u een verborgen bestand zichtbaar wilt maken, selecteert het desbetreffende bestand in Verborgen shares en klikt u in de rechterbovenhoek van het gedeelte Met mij gedeeld op de knop Geselecteerde shares zichtbaar maken. Zodra u dit hebt gedaan, worden de geselecteerde bestanden weergegeven onder Niet-verborgen bestanden. Als u één bestand of map wilt verbergen of zichtbaar maken, klikt u op Meer opties en selecteert u Share verbergen of Verborgen shares zichtbaar maken.

Afgebeelde 28 Menu Meer acties

U kunt een interne of externe gebruiker vragen om bestand te uploaden naar een specifiek map. Deze functie is alleen beschikbaar in Mijn bestanden en in Netwerkmappen.

Navigeer naar de map waarnaar de andere gebruiker een bestand moet uploaden. Klik in de rechterbovenhoek van de menubalk op het pictogram Bestand aanvragen . Geef de gebruikersnaam of e-mail-id op, voeg een opmerking toe over het bestand dat u aanvraagt en klik op Verzoek.

Afgebeelde 29 Bestanden aanvragen

Filr biedt u de mogelijkheid een voorbeeld van de bestanden weer te geven. De voorbeeldfunctie is alleen beschikbaar voor de ondersteunde bestandstypen.

Als u een voorbeeld van een bestand in de lijst Recente bestanden op de startpagina wilt weergeven, selecteert u Voorbeeld van bestand in het menu Meer acties.

Afgebeelde 30 Voorbeeld van een bestand weergeven

Als u een voorbeeld van een bestand in Mijn bestanden, Met mij gedeeld of Netwerkmappen wilt weergeven, selecteert u het bestand en klikt u op het pictogram Voorbeeld .

U kunt bestanden en mappen tussen en binnen Mijn bestanden en Netwerkmappen verplaatsen. Het is niet toegestaan om bestanden van de ene naar de andere netwerkmap te verplaatsen. U hebt rechten voor zowel de bron- als doelmap nodig om de items te kunnen verplaatsen.

Als u een bestand/map wilt verplaatsen (u kunt ook meerdere items verplaatsen), selecteert u het item dat u wilt verplaatsen en kiest u in het menu Meer acties de optie Verplaatsen naar.

Als u meerdere items wilt verplaatsen, selecteert u meerdere bestanden/mappen en selecteert in het menu Meer acties in de rechterbovenhoek van het hoofdmenu de optie Verplaatsen.

Afgebeelde 31 Bestanden verplaatsen

Ga naar de doellocatie en klik op Hierheen verplaatsen. U kunt ook een nieuwe map maken. Hiervoor klikt u linksonder in het venster op het mappictogram, geeft u de mapnaam op en klikt u op Hierheen verplaatsen.

Afgebeelde 32 Een map maken en verplaatsen

U kunt in Filr bestaande bestanden of mappen kopiëren binnen of tussen de gedeelten Mijn bestanden en Netwerkmappen. Als u meerdere items wilt kopiëren, gaat u naar de locatie van het bestand of de map die u wilt kopiëren en selecteert u in het menu Meer actiesde optie Kopiëren. Als u meerdere bestanden wilt kopiëren, selecteert u meerdere bestanden/mappen en klikt u in de rechterbovenhoek van de menubalk op het pictogram Kopiëren. Als u de optie Kopiëren selecteert, wordt er een venster weergegeven met een overzicht van de Filr-workspaces waartoe u toegang hebt.

Afgebeelde 33 Bestanden kopiëren

Ga naar de doellocatie en klik op Hierheen kopiëren. U kunt ook een nieuwe map maken. Hiervoor klikt u linksonder in het venster op het mappictogram, geeft u de mapnaam op en klikt u op Hierheen kopiëren.

Afgebeelde 34 Een map maken en kopiëren

U kunt de bestanden die u hebt geüpload of die met u zijn gedeeld, alleen bewerken als u toestemming heeft om ze te bewerken. Voor bestanden is de optie Bewerken beschikbaar in het menu Meer acties. U kunt de bestanden bewerken in Mijn bestanden, Netwerkmappen en Met mij gedeeld.

Content Editor Appliance is een onderdeel van Filr Advanced dat u de mogelijkheid biedt om items gezamenlijk te bewerken. Als de Content Editor is geconfigureerd, kan de gebruiker de bestanden online bewerken. Een bestand kan rechtstreeks worden geopend en bewerkt in een webbrowser.

Deze optie biedt u de mogelijkheid het bestand te bewerken met de toepassing op uw desktop. Alle standaard bestandstypen van MS-office/Libre Office worden ondersteund. Als u bijvoorbeeld een doc-bestand wilt bekijken of bewerken in MS Word, kunt u deze optie gebruiken om het bestand te openen in uw desktoptoepassing in plaats van in de webclient. Bewerken met toepassing is beschikbaar voor alle gebruikers.

Iedere gebruiker die toegang tot een bestand heeft en minimaal over leesrechten beschikt, kan de opmerkingen weergeven. Ga als volgt te werk om de opmerkingen weer te geven:

Een opmerking toevoegen

Als u opmerkingen wilt toevoegen, gaat u naar het tabblad Opmerkingen, geeft u in het tekstvak Uw opmerking toevoegen uw opmerkingen op en klikt u op . Het totale aantal opmerkingen wordt weergegeven naast het opmerkingenpictogram van een bestand.

Een opmerking bewerken

Als u een opmerking wilt bewerken, plaatst u op het tabblad Opmerkingen de muisaanwijzer op de opmerking en klikt u op Bewerken. Vervolgens brengt u de gewenste wijzigen aan en klikt u op .

Afgebeelde 36 Opmerkingen bewerken

Reageren op een opmerking

Als u een antwoord wilt toevoegen, geeft u op het tabblad Opmerkingen de opmerkingen op in het tekstvak Antwoord en klikt u op .

Een opmerking verwijderen

Als u een opmerking wilt verwijderen, selecteert u de opmerking en klikt u op Verwijderen.

U kunt meerdere versies van een bestand maken en onderhouden. Wanneer een bestaand bestand opnieuw naar Filr wordt geüpload of wanneer u een online bewerking uitvoert voor een bestand en het bestand opslaat, wordt het bestand opgeslagen als de meest recente versie van een bestand.

Het bestand wordt geüpload of opgeslagen als de meest recente versie van het bestand.

Als de functie Versiebeheer voor bestanden is ingeschakeld voor uw zone, dan is de optie Versiegeschiedenis beschikbaar in de het menu Meer acties. Als u deze optie kiest, wordt het tabblad Versiegeschiedenis weergegeven in het venster Meer informatie. Alle bestaande versies van de bestanden worden weergegeven op dit tabblad.

Afgebeelde 37 Versiegeschiedenis

U kunt maximaal tien versies per bestand onderhouden. Als er meer dan tien versies zijn, worden de oudere bestanden automatisch verwijderd.

Als er in de Filr-toepassing een bestandsversie wordt gemaakt, wordt er afhankelijk van de bestandsgrootte extra schijfruimte gebruikt.

Als deze functie is ingeschakeld, raden we u aan om de grootte van vastorage/vashare uit te breiden met minimaal twee keer de grootte van de huidige gebruikte schijfruimte (met een maximum van tien keer). Zie Opslagruimte uitbreiden voor meer informatie. Beheer de hoeveelheid gebruikte schijfruimte door gegevenslimieten in te stellen. Zie Op Filr gebaseerde opslag beheren en beperken voor meer informatie.

De volgende opties zijn beschikbaar in het venste Versiebeheer voor bestanden:

Met Filr kunt u eenvoudig samenwerken doordat u de bestanden kunt delen.

U kunt een permalink gebruiken om eenvoudig bestanden of mappen te openen die zijn opgeslagen op een genest niveau. Permalinks zijn permanente, geverifieerde koppelingen naar bestanden of mappen. Alle bestanden en mappen in Filr-toepassing hebben een permalink. Als een permalink wordt gedeeld met een geverifieerde gebruiker, moet de gebruiker minimaal over weergaverechten beschikken om het bestand of de map te kunnen openen. De gebruiker kan de bestanden waarvan een voorbeeld kan worden weergegeven, meteen bekijken. Als er geen voorbeeld van het bestand kan worden weergegeven, wordt de gebruiker, nadat deze zich heeft aangemeld bij de Filr-toepassing, omgeleid naar de locatie van het bestand. Het selectievakje van het bestand is aangevinkt in de lijst met bestanden op die locatie.

Klik met de rechtermuisknop op een bestand of map en selecteer Permalink in het menu. Er wordt een koppeling voor het bestand of de map weergegeven.

Afgebeelde 38 Permalink weergeven

U kunt op de optie Koppeling kopiëren klikken en de koppeling delen.

Bestanden en mappen openen via een permalink

U kunt een bestand delen met een interne gebruiker of met een externe gebruiker. U kunt een bestand alleen delen als u beide over rechten voor delen op mapniveau beschikt. Een bestand of map delen:

Klik op de knop Meer informatie van een bestand.

Afgebeelde 41 DOOR ANDEREN GEDEELD

Als het bestand met anderen is gedeeld, worden de namen van deze personen weergegeven op het tabblad DOOR ANDEREN GEDEELD in het venster Meer informatie.

Als een bestand wordt gedeeld, kunt u een verloopdatum voor de share instellen. Actie:

Klik op het tabblad Leden uitnodigen op het vervolgkeuzemenu Verlopen.

Afgebeelde 42 Leden uitnodigen

De volgende optie zijn beschikbaar in het menu:

Na: Als deze optie is geselecteerd, kunt u instellen na hoeveel dagen vanaf de huidige datum de share moet verlopen.

Ja, een bestand dat met u is gedeeld, kan opnieuw worden gedeeld wanneer de eigenaar van het bestand rechten voor opnieuw delen aan de genodigde/ontvanger heeft toegekend. Zie de afbeelding Rechten voor delen. Hier vindt u onder Toestaan om opnieuw te delen met de volgende opties:

Als een bestand wordt gedeeld, wordt de kolom Leden in het gedeelte Mijn bestanden bijgewerkt met het aantal leden of groepen waarmee het bestand wordt gedeeld. Alle bestanden die u deelt, worden ook vermeld onder DOOR MIJ GEDEELD, in hun respectieve gedeelten. Als er bestanden met u worden gedeeld, worden deze bestanden weergegeven in het gedeelte MET MIJ GEDEELD. U kunt ook op de knop klikken voor meer informatie.

Afgebeelde 43 Meer informatie weergeven

Zowel de details van de gebruikers en groepen als de verloopstatus voor de share worden weergegeven.

Toegangsrapport delen bevat informatie over een bestand, zoals wie het bestand op welk tijdstip heeft geopend en of er opmerkingen aan het bestand zijn toegevoegd. Toegangsrapport delen is alleen beschikbaar in Filr Advanced. Wanneer een ontvanger het gedeelde bestand heeft geopend, ontvangt u een e-mailmelding van Filr. U kunt het toegangsrapport ook weergeven door op de koppeling in het e-mailbericht te klikken, zodat u wordt omgeleid naar de gegevens van de ontvanger. Als de ontvanger het gedeelde bestand heeft geopend, wordt de optie Toegangsrapport weergegeven in het venster Details van het bestand.

Afgebeelde 44 Melding voor toegang delen

Het rapport bevat toegangsinformatie over de ontvanger, zoals wie het bestand heeft geopend, het IP-adres van de computer waarop het bestand is geopend en de datum en tijd waarop het bestand is geopend. U kunt een pdf-versie van het rapport downloaden door op Rapport downloaden te klikken.

Een koppeling voor delen is een URL die wordt gebruikt om alleen-lezentoegang tot een bestand te geven. Vanaf 24.2 kan een gebruiker een wachtwoord instellen wanneer een koppeling voor delen wordt of is gemaakt. Als de koppeling voor delen is beveiligd met een wachtwoord, moet de ontvanger het wachtwoord invoeren dat is opgegeven door de gebruiker die het bestand heeft gedeeld.

Als u een koppeling voor delen of een koppeling voor delen met wachtwoordbeveiliging wilt maken, klikt u met de rechtermuisknop op een bestand en selecteert u in het contextmenu van het bestand de optie Koppeling voor delen.

Afgebeelde 45 Koppeling delen

U kunt de koppeling voor delen generen met de volgende rechten:

U kunt een van de volgende opties kiezen om de verlooptijd voor een koppeling in te stellen:

Afgebeelde 46 Koppeling voor delen die is beveiligd met een wachtwoord

Afgebeelde 47 Wachtwoordbeleid

Klik op GENEREREN om een unieke koppeling voor delen te genereren.

U kunt de koppeling nu rechtstreeks met iedereen delen, via e-mail, sms-berichten, sociale media of een ander samenwerkingsforum. Iedere gebruiker die op de koppeling klikt heeft rechtstreeks toegang tot het bestand. Afhankelijk van het type koppeling kunnen gebruikers het bestand weergeven of downloaden.

Afgebeelde 48 Koppeling gegenereerd

Alle koppelingen voor delen die zijn beveiligd met een wachtwoord, kunnen worden gewijzigd. U kunt het wachtwoord wijzigen dat al was ingesteld voor een koppeling.

Als u een koppeling voor delen wilt wijzigen of het wachtwoord voor een koppeling met wachtwoordbeveiliging wilt wijzigen, klikt u met de rechtermuisknop op een bestand waarvoor u al een koppeling voor delen hebt gegenereerd en selecteert u in het menu Meer acties van het bestand de optie Koppeling wijzigen. Het dialoogvenster Koppeling voor delen wordt weergegeven.

Afgebeelde 49 Koppeling wijzigen

Klik naast het veld Wachtwoord op de knop voor bewerken . Hiermee wordt het wachtwoordveld leeggemaakt, zodat u een nieuw wachtwoord kunt invoeren. Tijdens het bewerken van het wachtwoord kunt u de zichtbaarheid van het ingevoerde wachtwoord wijzigen door op de knop Wachtwoord tonen/verbergen te klikken. Voer het nieuwe wachtwoord in dat voldoet aan het wachtwoordbeleid van Filr, klik rechts op de knop met het vinkje en klik op Opslaan. Als u het wachtwoord niet wilt bewerken, kunt u op de knop met het kruis klikken.

Afgebeelde 50 Wachtwoord wijzigen

Als u het delen van een bestand ongedaan wilt maken, kunt u de optie Delen stoppen in het menu Meer acties kiezen.

Als het bestand is gedeeld met meerdere gebruikers en u het delen met een specifieke gebruiker ongedaan wilt maken, gebruikt u de optie Share beheren in het menu Meer acties van een bestand. Ga naar het dialoogvenster Shares beheren, selecteer op het tabblad Shares beheren de gebruikersnaam en klik op .

U kunt naar het gedeelte DOOR MIJ GEDEELD gaan, meerdere bestanden selecteren en in het menu Meer acties in de rechterbovenhoek van de pagina de optie Delen stoppen selecteren.

Als u meerdere bestanden of mappen deelt en een van de bestanden over het recht Bekijken en een van de mappen over het recht Bijdragen beschikt, is het recht Bekijken van toepassing. U kunt de rechten voor shares bewerken met behulp van de optie Shares beheren in het menu Meer acties van een bestand. Ga naar het dialoogvenster Share beheren en selecteer op het tabblad Shares beheren de gebruikers-/groepsnaam en klik op .

Afgebeelde 51 Shares bewerken

Hier kunt u de rechten voor shares en de vervaldatum van de share wijzigen. Als u op de optie Opnieuw instellen klikt, worden de wijzigingen die in de oude instellingen voor rechten zijn aangebracht, ongedaan gemaakt.

U kunt de aangepaste sjablonen nu bewerken of een nieuw bestand in Filr maken. De optie Nieuw bestand maken is alleen beschikbaar voor de Advanced Filr Edition. Daarnaast moet Content Editor zijn ingeschakeld door de beheerder. In de gedeelten Mijn bestanden en Netwerkmappen vindt u deze optie op het hoofd- en mapniveau. In de gedeelten Met mij gedeeld en Door mij gedeeld is deze optie alleen beschikbaar op mapniveau.

Voer de volgende stappen uit om een nieuw bestand te maken:

De DLP-functie voor gegevenslekpreventie biedt u controle over belangrijke organisatiebestanden en helpt u om te voldoen aan het beleid inzake gegevensbeveiliging, terwijl u externe partners en gebruikers die op afstand werken, gewoon externe toegang kunt verlenen.

Voor gegevenslekpreventie wordt gebruikgemaakt van een preventiemechanisme dat is gebaseerd op beleid. Wanneer een beleid wordt toegepast op een bestand, volgt het bestand de configuratie die is ingesteld in het beleid. Er is een reeks beperkingen voor bestandsbewerking toegewezen aan een beleid. Wanneer een beleid wordt toegepast op een bestand, worden de beperkingen voor bestandsbewerking in acht genomen.

Bijvoorbeeld: er wordt een beleid met de bewerkingsbeperking 'Extern delen' toegepast op een bestand. Het bestand kan niet worden gedeeld met externe gebruikers (Delen met externe gebruikers, Openbaar delen en Delen met bestandskoppelingen).

Wanneer DLP is ingeschakeld voor de netwerkmap, het beleid niet is toegepast op het niveau van de netwerkmap en u tot moderator voor de netwerkmap bent benoemd, kunt u een DLP-beleid toepassen op of verwijderen voor bestanden in de workspace.

Voer voor een bestand een van de volgende handelingen uit:

Voor een bestand in een netwerkmap kunt het volgende zien:

Wanneer DLP is ingeschakeld voor de netwerkmap en er geen beleid is toegepast op het niveau van de netwerkmap kunt u als moderator de volgende stappen uitvoeren om beleid toe te passen op een bestand:

Het beleid wordt toegepast op het bestand.

Als u tot moderator van een netwerkmap bent benoemt, kunt u DLP-beleid op de bestanden in die netwerkmap toepassen.

Wanneer er een DLP-beleid is ingeschakeld voor een netwerkmap en er een beleid is toegepast op het niveau van de netwerkmap, kan een moderator het beleid verwijderen. Als u een beleid wit verwijderen, voert u de volgende stappen uit:

Het beleid wordt verwijderd.

Als een bestand wordt gedeeld met een gebruiker van buiten de organisatie, moet de gebruiker zich aanmelden bij de Filr-toepassing voor toegang tot het bestand. Wanneer het bestand wordt gedeeld, ontvangt de externe gebruiker een e-mail met een koppeling naar een zelfregistratieformulier. De gebruiker moet de het formulier invullen en het zelfregistratieproces voltooien om zich te kunnen aanmelden bij de Filr-toepassing. Het formulier ziet er als volgt uit:

Afgebeelde 62 Zelfregistratie

Copyright 2023 Open Text.

De enige garanties met betrekking tot de producten en services van Open Text en zijn gelieerde ondernemingen en licentiehouders ("Open Text") worden beschreven in de uitdrukkelijke garantiebepalingen die bij de desbetreffende producten en services worden geleverd. Niets in dit document mag worden opgevat als aanvullende garantie. Open Text kan niet aansprakelijk worden gesteld voor technische of taalkundige fouten of omissies in dit document. De informatie in dit document kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd.