Micro Focus Filr: preguntas más frecuentes (P+F)

La página de inicio es la página de entrada por defecto para todos los usuarios (excepto los usuarios externos y los invitados). Un usuario externo es un usuario que accede a Filr mediante el correo electrónico de registro automático.

La página de inicio consta de:

En función de lo que haya habilitado el administrador de Filr, aparecerá diferente información en la página de inicio.

Por ejemplo, al entrar por primera vez al sitio de Filr, aparecerá una pantalla de bienvenida como la que se muestra a continuación.

Figura 1 Página de inicio

Esta es la lista de archivos a los que ha accedido recientemente el usuario que ha entrado a la sesión y los archivos compartidos (por el usuario que ha entrado a la sesión y otros usuarios). Por defecto, se muestran 10 archivos a los que ha accedido el usuario durante los últimos siete días. El administrador puede configurar el número de días. Para obtener más información, consulte Recent Files List (Lista de archivos recientes) en Filr 4.2: Administrative UI Reference. (Filr 4.2: referencia de la interfaz de usuario administrativa). El usuario puede cambiar el número de archivos que se mostrarán en la lista. Por defecto, el indicador Carpetas de red está habilitado. Si el administrador inhabilita Carpetas de red en Archivos recientes, los archivos cargados, renombrados, comentados o editados en la carpeta de red por un usuario no se mostrarán en la lista Archivos recientes del usuario que ha entrado a la sesión. Para obtener más información, consulte Recent Files List (Lista de archivos recientes) en Filr 4.2: Administrative UI Reference. (Filr 4.2: referencia de la interfaz de usuario administrativa).

En esta área, se muestra una lista de todos los archivos a los que usted u otros usuarios han accedido recientemente. No hay necesidad de examinar las carpetas individuales para acceder a esos archivos.

En la lista, se muestra lo siguiente:

También puede realizar algunas operaciones básicas en el archivo directamente en la lista:

Figura 7 Lista Archivos recientes

Figura 8 Operaciones de Archivos recientes

En Archivos recientes, el usuario que ha entrado a la sesión puede ver los archivos recientes a los que se ha accedido. Si se ha compartido el archivo, solo su propietario y el destinatario pueden ver los archivos de la lista Archivos recientes. Por ejemplo, el usuario A (propietario) comparte un archivo con el usuario B. El archivo se muestra en la lista Archivos recientes de los usuarios A y B. Si, tras unos días, el usuario A comparte el mismo archivo con el usuario C, el archivo compartido se muestra en la lista Archivos recientes de los usuarios A y C.

Si se ha inhabilitado Carpetas de red en Archivos recientes, todas las actividades realizadas en los archivos compartidos por parte de otros usuarios no aparecerán en Archivos recientes.

Se puede configurar el número de archivos que aparecerán en la lista Archivos recientes. Para configurar las opciones, acceda al Perfil de usuario.

Figura 9 Perfil de usuario

En la sección Personalización, seleccione el número de archivos que desee que se muestren en Archivos recientes.

En la sección Descargas de cliente, se incluye información sobre el cliente Filr nativo, enlaces de descarga a otros clientes, instrucciones de instalación y un enlace a la documentación. Esta sección solo está disponible si el administrador de Filr ha habilitado el permiso para descargar e instalar el cliente Filr.

En función del sistema operativo, se puede descargar el archivo ejecutable de cliente adecuado. Por ejemplo, si accede al cliente web desde un equipo Windows, se mostrarán los archivos ejecutables de Windows.

Para descargar otros clientes, haga clic en el enlace Descargas de otros clientes....

Figura 10 Descargas de cliente

La cuota limita la cantidad de datos que los usuarios individuales pueden añadir al sitio de Filr. Los archivos de Carpetas de red (incluido su directorio personal) no se tienen en cuenta en la cuota. La sección Cuota está disponible si el administrador de Filr la ha habilitado.

En la sección Cuota, se muestra el espacio utilizado en Filr:

Figura 11 Cuota en la página de inicio

En la sección Cuota de la página de inicio, se muestra el espacio utilizado y el espacio libre disponible de una cuenta. Por ejemplo:

Figura 12 Cuota utilizada

Un usuario se desplaza a la sección Mis archivos y carga un archivo con un tamaño de 17 MB. La cuota se actualiza convenientemente.

Figura 13 Archivos añadidos

Al suprimir archivos, seleccione la opción correspondiente si desea mover los archivos a la Papelera o eliminarlos de forma permanente. Tras suprimir los archivos y la carpeta, y moverlos a la papelera:

La página de inicio es la página de entrada por defecto y se pueden personalizar. Puede personalizar las áreas de trabajo de Filr (excepto Público) o la carpeta de las áreas de trabajo como página de entrada. Tras la configuración, al entrar a Filr, accederá a la carpeta o el área de trabajo definidas como página de entrada por defecto. Lleve a cabo los pasos siguientes para definir las preferencias de la página de entrada:

Puede realizar operaciones de búsqueda en archivos y carpetas en función de los derechos de acceso que tiene en cada elemento. La cadena de búsqueda debe contener un mínimo de tres caracteres para que Filr empiece a buscar el contenido.

Para utilizar la opción Buscar:

Información adicional sobre las operaciones de búsqueda:

La configuración regional de usuario (Idioma) es una opción de lista desplegable que se encuentra en Perfil de usuario, debajo de Información básica de la cuenta. Permite seleccionar el idioma del cliente web que prefiera.

Para acceder al Perfil de usuario, los usuarios deben hacer clic en su nombre de usuario en la esquina superior derecha y, a continuación, en Ver perfil.

Figura 20 Cambiar idioma

Los usuarios pueden modificar el idioma y la zona horariaen el Perfil de usuario. En el cliente web de Filr, la fecha y la hora se muestran de acuerdo con la región seleccionada.

Figura 21 Configuración regional del usuario

Por ejemplo, cuando un usuario modifica el idioma y la zona horaria en el perfil de usuario, la fecha y la hora de Más información se muestran según las actualizaciones realizadas. A continuación, se muestra el formato de fecha y hora para dos regiones:

La configuración de notificaciones de seguimiento se encuentra en Perfil de usuario, debajo de Notificaciones.

Al marcar un archivo o una carpeta como Seguir, recibirá notificaciones por correo electrónico cuando se realicen cambios en ese archivo o carpeta.

Figura 24 Notificaciones de seguimiento

Si la opción de notificación está inhabilitada, el usuario no tendrá la opción de seguir un archivo o una carpeta. Al habilitar esta opción, debe especificar su dirección de correo electrónico para recibir las notificaciones.

Puede añadir su dirección de correo electrónico en Perfil de usuario > Información personal. Si los detalles de la Información personal aparecen atenuados, póngase en contacto con el administrador para añadir la dirección de correo electrónico.

Las acciones siguientes activan las notificaciones:

La configuración de notificaciones incluye dos opciones:

Para inhabilitar las notificaciones, el usuario puede acceder al Perfil de usuario -> Notificacionesy hacer clic en el botón conmutador. Se conservará el estado de seguimiento para los elementos marcados anteriormente, aunque el usuario no podrá seguir elementos nuevos cuando se inhabiliten las notificaciones.

Figura 25 Notificaciones

Puede crear carpetas en el área Mis archivos, Compartidos conmigo y Carpetas de red en función de los permisos que tenga. Para crear una carpeta, haga clic en el botón Crear carpeta.

Figura 26

Introduzca el nombre de la carpeta y haga clic en Crear.

Por defecto, no existe ninguna restricción en cuanto al tamaño de los archivos durante la carga. No obstante, el administrador puede aplicar un límite de tamaño. El administrador asigna un espacio de almacenamiento a cada usuario. El usuario puede cargar los archivos en función de este límite de espacio de almacenamiento. El administrador puede configurar el límite de tamaño de archivo para un usuario, una carga de archivos y la carga de archivos de un grupo.

Los usuarios pueden cargar cualquier tipo de archivo y extensión en Filr. El administrador puede bloquear determinados tipos de archivo, por lo que los usuarios no podrán cargarlos.

Puede cargar archivos en el área Mis archivos, en carpetas del área Carpetas de red y en el área Compartidos conmigo. Solo puede cargar archivos en carpetas compartidas si tiene permiso. Para cargar un archivo, acceda a la carpeta en la que desea cargar el archivo. Haga clic en y seleccione el archivo en el equipo. Los usuarios también pueden arrastrar y soltar los archivos en las carpetas.

Si recibe una petición de archivo de un usuario de Filr, haga clic en el enlace incluido en el mensaje de correo electrónico de la petición que se le ha enviado y cargue el archivo solicitado.

Puede cargar carpetas en el área Mis archivos, en carpetas del área Carpetas de red y en el área Compartidos conmigo. Solo puede cargar carpetas en carpetas compartidas si tiene permiso de colaborador.

Para cargar una carpeta, acceda al área en la que desea cargarla. Haga clic en en la esquina superior derecha del área de trabajo y busque y seleccione la carpeta en el equipo. También puede arrastrar y soltar las carpetas que se van a cargar.

Puede solicitar a un usuario interno o externo que cargue un archivo en una carpeta determinada. Esta función solo está disponible en Mis archivosy Carpetas de red.

Acceda a la carpeta en la que desea que el otro usuario cargue un archivo. Haga clic en . Introduzca el nombre de usuario o el ID de correo electrónico, añada una nota acerca del archivo que está solicitando y haga clic en Solicitar.

Figura 27 Solicitar archivos

Filr permite obtener una vista previa de los archivos. La opción Vista previa solo está disponible para los tipos de archivo admitidos.

Para acceder a una vista previa de un archivo en la página de inicio >lista Archivos recientes, seleccione la opción Vista previa de archivo del menú Más acciones.

Figura 28 Vista previa de archivos

Para obtener una vista previa de los archivos de Mis archivos, Compartidos conmigo y Carpetas de red, seleccione el archivo y haga clic en el icono Vista previa .

Puede mover archivos y carpetas entre y en Mis archivos y Carpetas de red. No se pueden mover archivos de una carpeta de red a otra. Para mover los elementos, debe disponer de permisos tanto en la carpeta de origen como en la de destino.

Para mover un archivo o una carpeta (también puede mover varios elementos), seleccione el elemento que desee mover y elija la opción Mover adel menú Más acciones.

Si desea mover varios elementos, seleccione varios archivos o carpetas y elija la opción Mover del menú Más acciones ubicado en la esquina superior derecha del menú principal.

Figura 29 Mover archivos

Acceda a la ubicación de destino y haga clic en Mover aquí. También puede crear una nueva carpeta. Para ello, haga clic en el icono de carpeta en la esquina inferior izquierda de la ventana, introduzca el nombre de la carpeta y, a continuación, haga clic en Mover aquí.

Figura 30 Crear y mover carpetas

Puede realizar una copia de los archivos o las carpetas existentes entre o en las áreas Mis archivos y Carpetas de red de Filr. Para copiar los elementos, desplácese a la ubicación de origen, seleccione los archivos o las carpetas que se van a copiar y elija la opción Copiardel menú Más acciones. Si desea copiar varios archivos, seleccione varios archivos o carpetas y haga clic en el icono Copiar en la esquina superior derecha de la barra de menús.

Figura 31 Copiar archivos

Acceda a la ubicación de destino y haga clic enCopiar aquí. También puede crear una nueva carpeta. Para ello, haga clic en el icono de carpeta en la esquina inferior izquierda de la ventana, introduzca el nombre de la carpeta y, a continuación, haga clic en Copiar aquí.

Figura 32 Crear y copiar carpetas

Solo puede editar los archivos cargados por usted o los archivos compartidos con usted si tiene permiso de edición. La opción Editar está disponible para los archivos en el menú Más acciones. Puede editar los archivos de Mis archivos, Carpetas de red y Compartidos conmigo.

La aplicación Content Editor, que forma parte de Filr Advanced, ofrece funciones de edición conjunta. Si se ha configurado Content Editor, el usuario podrá editar los archivos en línea. El archivo se puede abrir directamente en un navegador web para editarlo.

Esta opción permite editar el archivo con la aplicación en el escritorio. Se admiten todos los tipos de archivos básicos de MS-Office/LibreOffice. Por ejemplo, si desea ver o editar un archivo .doc mediante MS Word, puede usar esta opción para abrir el archivo en la aplicación de escritorio en lugar de abrirlo en el cliente web. Editar con la aplicación está disponible para todos los usuarios.

Cualquier usuario que tenga acceso al archivo y disponga al menos de permiso de lectura para un archivo puede ver los comentarios. Para ver los comentarios:

Adición de un comentario

Para añadir comentarios, en la pestaña Comentarios, escriba los comentarios en el cuadro de texto Añada su comentario y, a continuación, haga clic en . El número total de comentarios aparecerá junto al icono de comentario de un archivo.

Edición de un comentario

Para editar el comentario, en la pestaña Comentarios, coloque el cursor sobre el comentario, haga clic en Editar, realice los cambios que desee y, a continuación, haga clic en .

Figura 34 Editar comentarios

Respuesta a un comentario

Para añadir una respuesta, en la pestaña Comentarios, escriba los comentarios en el cuadro de texto Responder y, a continuación, haga clic en .

Supresión de un comentario

Para suprimir un comentario, selecciónelo y haga clic en Suprimir.

Filr facilita la colaboración gracias a la posibilidad de compartir archivos.

El archivo se puede compartir con un usuario externo o interno. Debe tener permisos para compartir en el nivel de carpeta. Para compartir un archivo:

Sí, un archivo se puede volver a compartir si el propietario del archivo le ha proporcionado el permiso para volver a compartir. Consulte la figura Permisos de uso compartido. A continuación, se muestran las opciones que aparecen debajo de Permitir volver a compartir con:

Al compartir un archivo, la columna Miembros del área Mis archivosse actualiza con el número de miembros o grupos con los que se comparte el archivo. Todos los archivos compartidos se muestran también en COMPARTIDOS POR MÍ, en las áreas correspondientes. Si se han compartido archivos con usted, estos aparecen en el área COMPARTIDOS CONMIGO. También puede hacer clic en el botón para obtener más información.

Figura 37 Ver más información

Los datos de los usuarios y los grupos se muestran junto con el estado de caducidad del recurso compartido.

El informe de acceso compartido proporciona detalles acerca de un archivo como, por ejemplo, quién ha accedido a él y en qué momento, y si se han añadido comentarios al archivo. El informe de acceso compartido solo está disponible en Filr Advanced. Si un receptor accede al archivo compartido, recibirá un mensaje de correo electrónico de notificación de Filr. Para ver el informe de acceso, también puede hacer clic en el enlace que se proporciona en el mensaje de correo electrónico; a continuación, se le enviará a la información del receptor. Si el receptor ha accedido al archivo compartido, se muestra la opción El informe de acceso está disponible del menú Más acciones.

Figura 38 Notificación de acceso compartido

El informe incluye información de acceso de los destinatarios, como quién accedió al archivo, la dirección IP del equipo con el que se accedió a este, y la fecha y la hora del acceso al archivo. Puede descargar una versión en formato PDF del informe. Para ello, haga clic en Descargar informe.

Figura 39 Informe de acceso

La opción Compartir enlace se utiliza para generar un enlace para compartir un archivo. Un usuario con el enlace puede acceder al archivo compartido sin necesidad de autenticarse. El usuario puede ver o descargar un archivo, pero no puede moverlo ni editarlo. Puede generar un enlace para:

Para generar un enlace, haga clic con el botón derecho y seleccione Compartir enlaceo seleccione la opción en el menú Más accionesde un archivo.

Figura 40 Compartir enlace

Seleccione el tipo de enlace que desea generar y establezca la configuración de caducidad del enlace. Haga clic en GENERAR.

El enlace se genera y se copia automáticamente en el portapapeles. Ahora puede compartir el enlace directamente con cualquier persona a través de correo electrónico, mensajes de texto, las redes sociales o cualquier otro foro de colaboración. Cualquier usuario que haga clic en el enlace obtendrá acceso directo al archivo. En función del tipo de enlace, los usuarios podrán ver o descargar el archivo.

Figura 41 Enlace generado

Para dejar de compartir un archivo, puede seleccionar Dejar de compartir en el menú Más acciones.

Si el archivo se comparte con varios usuarios y desea dejar de compartirlo con un usuario específico, utilice la opción Gestionar recursos compartidos del menú Más accionesde un archivo. En el cuadro de diálogo Gestionar recursos compartidos, en Gestionar recursos compartidos, seleccione el nombre de usuario y, a continuación, haga clic en .

Puede acceder al área COMPARTIDOS POR MÍ, seleccionar varios archivos y elegir la opción Dejar de compartirdel menú Más accionesubicado en la esquina superior derecha de la página.

Al compartir varios archivos o carpetas, si un archivo tiene derechos de visualización y una carpeta tiene derechos de colaborador, se tendrán en cuenta Puede editar los permisos de uso compartido mediante la opción Gestionar recursos compartidos del menú Más accionesde un archivo. En el cuadro de diálogo Gestionar recursos compartidos, en Gestionar recursos compartidos, seleccione el nombre de usuario o grupo y, a continuación, haga clic en .

Figura 42 Editar recursos compartidos

Aquí puede cambiar los permisos de uso compartido y la caducidad del recurso compartido. Al hacer clic en la opción Restablecer, se restablecerán los cambios realizados en la configuración de permisos anterior.

Ahora puede editar las plantillas personalizadas o crear un archivo nuevo en Filr. La opción Crear nuevo archivo solo está disponible para Advanced Filr Edition y el administrador debe habilitar Content Editor. En las áreas Mis archivos y Carpetas de red, puede encontrar esta opción en el nivel raíz y de carpeta; en el área Compartidos conmigo, encontrará esta opción solo en el nivel de carpeta. Para crear un nuevo archivo, realice los pasos siguientes:

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