Filr 4.3: Handleiding voor Desktop-toepassing voor Windows

1. Geef de volgende informatie op in het dialoogvenster Aanmelden van Micro Focus Filr:

   Gebruikersnaam: geef de Filr-gebruikersnaam op die u gebruikt om u aan te melden bij de Filr-site.

   Wachtwoord: geef het Filr-wachtwoord op dat u gebruikt om u aan te melden bij de Filr-site.

   Wachtwoord onthouden: selecteer deze optie als u wilt dat uw wachtwoord voor de Filr Desktop-toepassing wordt onthouden.

   OPMERKING:De Filr-beheerder kan deze optie uitschakelen.

   Server-URL: geef de URL op voor de Filr-site waar u de bestanden wilt synchroniseren met uw computer. Bijvoorbeeld https://Filr.mijnbedrijf.com:8443.

2. (Voorwaardelijk) Als uw Filr-beheerder de functie voor multi-factor verificatie heeft ingeschakeld, geeft u naast de gebruikelijke details voor het verifiëren van de gebruikersnaam en het wachtwoord de aanvullende verificatiedetails op.

3. Klik op Aanmelden.

   De Filr Desktop-toepassing wordt nu uitgevoerd en het Filr-pictogram wordt weergegeven in het gedeelte met kennisgevingen.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Nu synchroniseren.

1. Navigeer naar het bestand dat of de map die u wilt synchroniseren.

2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en klik vervolgens op Meer Filr-opties> Nu synchroniseren.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Filr-console openen.

2. Klik op Wijzigingen in behandeling.

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map.

2. Klik op Meer Filr-opties > Offline beschikbaar maken.

U maakt een bestand of een map als volgt alleen online beschikbaar:

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map.

2. Klik op Meer Filr-opties > Alleen online beschikbaar maken.

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map.

2. Klik op Meer Filr-opties > Lokale wijzigingen ongedaan maken.

1. Klik op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen.

   of

   Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Filr-map openen.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Nu synchroniseren.

1. Navigeer naar het bestand dat of de map die u wilt synchroniseren.

2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en klik vervolgens op Meer Filr-opties >Nu synchroniseren.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Bezoek Filr op het web.

U kunt alleen opmerkingen bij een bestand maken of opmerkingen weergeven als uw Filr-beheerder deze functie voor u heeft ingeschakeld.

1. Ga naar het bestand waarbij u een opmerking wilt plaatsen of waarvoor u de opmerkingen wilt weergeven.

2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en klik vervolgens op Opmerking.

   Het Filr-dialoogvenster Opmerkingen wordt geopend. Hierin worden alle bestaande aan dit bestand gekoppelde opmerkingen weergegeven.

3. Voeg een opmerking toe in het veld Opmerking en klik vervolgens op Verzenden.

   of

   Als u wilt reageren op een bestaande opmerking, klikt u op het pictogram Antwoord naast de opmerking die u wilt beantwoorden. Vervolgens klikt u op Verzenden.

1. Ga naar de map die u wilt delen of het bestand dat u wilt delen.

2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en klik vervolgens op Delen.

   Het Filr-dialoogvenster Delen wordt weergegeven.

3. Begin in het veld Gebruiker, groep of e-mailadres toevoegen de naam van een gebruiker of groep te typen waarmee u wilt delen en klik vervolgens op de naam wanneer deze in de vervolgkeuzelijst verschijnt.

   of

   Geef het volledige e-mailadres op van de externe gebruiker met wie u wilt delen en druk vervolgens opEnter.

4. (Optioneel) Herhaal Stap 3 om met aanvullende gebruikers te delen.

5. (Voorwaardelijk) U kunt als volgt toegangsinstellingen voor een afzonderlijke gebruiker wijzigen:

   1. Selecteer in het gedeelte Gedeeld met de gebruiker van wie u de toegangsinstellingen wilt wijzigen.

   2. Maak een keuze uit de volgende toegangsinstellingen die u wilt wijzigen:

      Toegangsrechten: hiermee verleent u Viewer-, Editor- of Bijdrager-toegangsrechten. (Bijdrager geldt alleen voor mappen.)

      Verloopt: hiermee geeft u op wanneer het delen verloopt.

      U kunt instellen dat het delen verloopt na een opgegeven aantal dagen (elke dag wordt als een periode van 24 uur geteld vanaf de tijd waarop u het delen wilt laten verlopen) of na een specifieke dag (de toegangsrechten verlopen aan het begin van de dag die u selecteert).

      Interne gebruikers: hiermee staat u ontvangers van delen toe het item opnieuw te delen met interne gebruikers.

      Externe gebruikers: hiermee staat u ontvangers van delen toe het item opnieuw te delen met externe gebruikers.

      Alles openbaar: hiermee staat u ontvangers van delen toe het item opnieuw te delen met iedereen.

      Bestandskoppeling: hiermee staat u ontvangers van delen toe het item opnieuw te delen via een bestandskoppeling.

      Zie Een koppeling naar een bestand distribueren voor meer informatie over bestandskoppelingen.

      Opmerking: hiermee kunt u een persoonlijke opmerking opnemen voor de ontvangers van delen. Alleen ontvangers van delen kunnen de opmerking lezen.

6. (Voorwaardelijk) U kunt als volgt toegangsinstellingen voor meerdere gebruikers tegelijk wijzigen:

   1. Houd de toets Ctrl ingedrukt en selecteer de gebruikers in het gedeelte Gedeeld met van wie u de toegangsinstellingen wilt wijzigen.

   2. Maak een keuze uit de volgende toegangsinstellingen die u wilt wijzigen.

      Toegangsinstellingen die u ongedefinieerd laat, behouden alle afzonderlijke toegangsinstellingen die zijn ingesteld voor een bepaalde gebruiker. Toegangsinstellingen die u definieert, worden gewijzigd voor elke gebruiker die momenteel is geselecteerd.

      Toegangsrechten: Verleen een van de volgende toegangsrollen aan de gebruiker of de groep:

      • Viewer: Gebruikers kunnen het volgende doen:

        • Gedeelde mappen: Weergeven

        • Gedeelde submappen: Weergeven

        • Bestanden in mappen en submappen: Weergeven en lezen

      • Editor: Gebruikers kunnen het volgende doen:

        • Gedeelde mappen: Weergeven

        • Gedeelde submappen: Weergeven

        • Bestanden in mappen en submappen: Weergeven, lezen en schrijven

      • Bijdrager (is alleen van toepassing op mappen in Mijn bestanden): Gebruikers kunnen het volgende doen:

        • Gedeelde mappen: Weergeven, hernoemen, verwijderen of kopiëren

          BELANGRIJK:Ga zorgvuldig te werk wanneer u gedeelde toegangsrechten voor Bijdrager verleent omdat, zoals eerder is vermeld, ontvangers van gedeelde rechten de map kunnen hernoemen, kopiëren en zelfs uit het gedeelte Mijn bestanden kunnen verwijderen.

        • Gedeelde submappen: Weergeven, hernoemen, verwijderen, kopiëren en verplaatsen

        • Bestanden in mappen en submappen: Weergeven, hernoemen, verwijderen, kopiëren, verplaatsen, lezen en schrijven

      Verloopt: hiermee stelt u een datum in waarop de share verloopt. De standaard verlooptijd voor de share is ingesteld op 30 dagen.

      U kunt configureren dat de share na een bepaald aantal dagen verloopt (elke dag wordt geteld als een periode van 24 uur vanaf het tijdstip dat u de verlooptijd hebt opgegeven), op een specifieke dag verloopt (rechten verlopen aan het begin van de dag die u selecteert) of nooit verloopt.

      Interne gebruikers: hiermee staat u ontvangers van delen toe het item opnieuw te delen met interne gebruikers.

      Externe gebruikers: hiermee staat u ontvangers van delen toe het item opnieuw te delen met externe gebruikers.

      Alles openbaar: hiermee staat u ontvangers van delen toe het item opnieuw te delen met iedereen.

      Bestandskoppeling: hiermee staat u ontvangers van delen toe het item opnieuw te delen via een bestandskoppeling.

      Zie Een koppeling naar een bestand distribueren voor meer informatie over bestandskoppelingen.

      Opmerking: hiermee kunt u een persoonlijke opmerking opnemen voor de ontvangers van delen. Alleen ontvangers van delen kunnen de opmerking lezen.

7. (Optioneel) Klik op Openbaar maken om het item openbaar beschikbaar te maken. Tik vervolgens in het gedeelte Gedeeld met op de zojuist toegevoegde gebruiker Alle gebruikers en stel de toegangsbeheerinstellingen voor iedereen in.

8. (Optioneel) Klik in het gedeelte Op de hoogte stellen in de vervolgkeuzelijst en maak een keuze uit de volgende notificatieopties:

   Geen: er wordt geen notificatie verzonden.

   Alle ontvangers: alle ontvangers in de deellijst worden op de hoogte gesteld.

   Alleen nieuw toegevoegde ontvangers: alleen ontvangers die u aan de deellijst hebt toegevoegd, worden op de hoogte gesteld.

   Nieuwe en aangepaste ontvangers: alleen nieuwe ontvangers en ontvangers van wie u de deelrechten hebt aangepast, worden op de hoogte gesteld.

9. (Optioneel) Klik op Toegangsrapport delen om de toegangsgegevens weer te geven van de persoon waarmee de share wordt gedeeld.

   Het toegangsrapport bevat de volgende informatie:

   • Gebruiker: Naam van de gebruiker die zich toegang tot de share heeft verschaft

   • IP-adres: Het IP-adres van het apparaat dat is gebruikt voor toegang tot de share

   • Tijdstip eerste toegang: De datum, tijd en tijdzone voor de eerste toegang tot de share. Er wordt geen informatie ontvangen wanneer opnieuw toegang tot de share wordt verkregen.

   • Groep: Als de gebruiker iets met een groep heeft gedeeld, wordt de naam van de groep weergegeven waarvan de gebruiker deel uitmaakt.

   De deler ontvangt een e-mailnotificatie met informatie over wanneer de persoon met wie een item is gedeeld, zich toegang tot de share heeft verschaft. Er wordt per share een rapport gegenereerd als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

   • Gebruikers met een licentie voor Filr Advanced Edition

   • Met Filr 3.4 of later gedeeld bestand of gedeelde map

10. Klik op Opslaan.

1. Ga naar het bestand of de map waarvoor u een koppeling wilt distribueren.

2. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map en klik vervolgens op Bestandskoppeling ophalen.

   Het dialoogvenster Bestandskoppeling wordt weergegeven.

   Als er niet eerder een bestandskoppeling voor het bestand is gegenereerd, klikt u op Bestandskoppeling ophalen.

   De volgende URL's worden gemaakt voor toegang tot het bestand:

   Bestandskoppeling downloaden: afhankelijk van de browserinstellingen wordt gebruikers gevraagd het bestand te downloaden of te openen of wordt het bestand automatisch in de browser weergegeven. Met deze koppeling kunnen gebruikers rechtstreeks toegang krijgen tot het bestand.

   Koppeling voor weergeven van bestand: met deze koppeling wordt het bestand weergegeven in een webbrowser in een HTML-weergave. Als het bestandstype niet in een webbrowser kan worden weergegeven, is deze koppeling niet beschikbaar.

   De bestandskoppeling is nu in het dialoogvenster Delen opgenomen. U kunt de aan de koppeling gekoppelde vervaldatum of opmerking wijzigen of u kunt de koppeling verwijderen, zodat het bestand niet meer toegankelijk is voor gebruikers met de koppeling door het dialoogvenster Delen te openen, zoals wordt beschreven in Een bestand of map delen.

3. (Optioneel) Klik op de pijl van het vervolgkeuzemenu naast Verloopt om een datum in te stellen voor wanneer het delen moet verlopen.

   U kunt instellen dat het delen verloopt na een opgegeven aantal dagen (elke dag wordt als een periode van 24 uur geteld vanaf de tijd waarop u het delen wilt laten verlopen) of na een specifieke dag (de toegangsrechten verlopen aan het begin van de dag die u selecteert).

4. Maak een keuze uit de volgende opties voor het distribueren van de bestandskoppeling:

   • Kopiëren: hiermee kunt u de koppeling Downloaden of Weergeven selecteren om te kopiëren. De koppeling wordt dan naar het klembord gekopieerd. Vervolgens kunt u de koppeling in een andere toepassing plakken.

   • E-mail: met deze optie wordt de standaard e-mailtoepassing van uw werkstation gebruikt om de koppeling te e-mailen. Zowel de download- als weergavekoppelingen worden in de e-mail opgenomen.

   • E-mail van Filr: met deze optie wordt het ingebouwde e-mailsysteem van Filr gebruikt om de koppeling te e-mailen. Zowel de download- als weergavekoppelingen worden in de e-mail opgenomen.

   • Verwijderen: hiermee wordt de bestandskoppeling verwijderd zodat gebruikers geen toegang kunnen krijgen tot het bestand met behulp van de huidige koppelingen.

5. (Optioneel) Nadat u de bestandskoppeling hebt gemaakt, kunt u gebruikerstoegang wijzigen en andere beheerfuncties voor de bestandskoppeling uitvoeren door het dialoogvenster Delen te openen, zoals wordt beschreven in Een bestand of map delen.

1. Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map waarvoor u de Filr-eigenschappen wilt weergeven.

2. Klik op Eigenschappen om het eigen Windows-dialoogvenster met eigenschappen te openen.

3. Klik op het tabblad Micro Focus Filr.

   De Filr-eigenschappen voor het bestand of de map worden weergegeven.

4. (Optioneel) Als u over rechten beschikt om het bestand of de map te delen, kunt u klikken op Delen om het Filr-dialoogvenster Delen te openen.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Console van Filropenen.

2. Klik in de Desktop-console op Account.

3. Geef de volgende gegevens op:

   Gebruikersnaam: geef de Filr-gebruikersnaam op die u gebruikt om u aan te melden bij de Filr-site.

   Wachtwoord: geef het Filr-wachtwoord op dat u gebruikt om u aan te melden bij de Filr-site.

   Wachtwoord onthouden: selecteer deze optie als u wilt dat uw wachtwoord voor de Filr Desktop-toepassing wordt onthouden. (Deze optie kan worden uitgeschakeld door de Filr-beheerder.)

   Server-URL: geef de URL op voor de Filr-site waar u de bestanden wilt synchroniseren met uw computer. Bijvoorbeeld https://Filr.mijnbedrijf.com.

4. Klik op Toepassen.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Console van Filropenen.

2. Klik in de Desktop-console op Opslag en vervolgens op Bladeren om te bladeren naar de nieuwe locatie in het bestandssysteem waar u de Filr-map wilt opslaan.

3. Klik achtereenvolgens op OK en Toepassen.

4. Meld u af en meld u opnieuw aan bij de computer zodat de wijzigingen worden doorgevoerd.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Console van Filropenen.

2. Klik in de Desktop-console op Opslag.

3. (Voorwaardelijk) Als uw Filr-beheerder de mogelijkheid voor het wijzigen van de levensduur van bestanden in cache voor u heeft ingeschakeld, selecteert u de optie Bestanden in cache verwijderen na _ dagen en geeft u het nieuwe aantal dagen op.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Console van Filropenen.

2. Klik op Toepassingen en klik vervolgens op Toepassingen weergeven.

   Op basis van de optie die uw Filr-beheerder heeft toegepast, geldt een van de volgende mogelijkheden:

   • Geen beperkingen: alle toepassingen hebben toestemming om bestanden via Filr te downloaden.

   • Toepassingen met toestemming: hiermee worden de toepassingen weergegeven die van uw Filr-beheerder bestanden mogen downloaden via Filr.

     Wanneer een toepassing zonder toestemming bestanden probeert te downloaden, krijgt u een melding dat het downloaden van de bestanden is geblokkeerd voor de toepassing en wordt er een bericht weergegeven op het tabblad Systeemwaarschuwingen. U kunt ervoor kiezen deze waarschuwing te negeren. Als de waarschuwing voor een toepassing al op het tabblad Systeemwaarschuwingen voorkomt en deze toepassing probeert nogmaals bestanden te downloaden, wordt er geen notificatie weergegeven.

     Als u niet meer wilt dat de waarschuwing voor een toepassing wordt weergegeven, selecteert u de optie Niet meer weergeven voor toepassingsnaam.

     Als u vindt dat nog een toepassing toestemming moet hebben om bestanden te downloaden via Filr, neemt u contact op met uw Filr-beheerder.

   • Geblokkeerde toepassingen: hiermee worden de toepassingen weergegeven waarvoor het downloaden van bestanden via Filr is geblokkeerd.

     Wanneer een geblokkeerde toepassing wordt uitgevoerd, krijgt u een melding dat de systeembeheerder het downloaden van de bestanden heeft geblokkeerd voor de toepassing. U kunt ervoor kiezen deze waarschuwing te negeren. Als de waarschuwing voor een toepassing al op het tabblad Systeemwaarschuwingen voorkomt en er opnieuw wordt geprobeerd om deze toepassing uit te voeren, wordt er geen notificatie weergegeven.

     Als u niet meer wilt dat de waarschuwing voor een toepassing wordt weergegeven, selecteert u de optie Niet meer weergeven voor toepassingsnaam.

   • Toepassingen met toestemming en geblokkeerde toepassingen: hiermee worden alle toepassingen weergegeven waarvoor het downloaden van bestanden door uw Filr-beheerder is toegestaan of geblokkeerd.

     Op het tabblad Toepassingen worden ook uw lokale lijsten Met toestemming en Geblokkeerd weergegeven. Hiermee kunt u niet-geïdentificeerde toepassingen beheren waarvoor uw Filr-beheerder geen toestemming heeft gegeven of die hij heeft geblokkeerd. Wanneer een niet-geïdentificeerde toepassing bestanden probeert te downloaden via Filr, wordt deze toegevoegd aan uw lokale lijst met geblokkeerde toepassingen die u beheert en er wordt een notificatie weergegeven. Er wordt ook een waarschuwingsbericht weergegeven op het tabblad Systeemwaarschuwingen met een optie om toe te staan dat de toepassing het bestand kan downloaden. Als u klikt op Toestaan, wordt de toepassing verplaatst van uw lokale lijst Geblokkeerd naar uw lokale lijst Met toestemming op het tabblad Toepassing.

     U kunt toepassingen ook verplaatsen tussen de lokale lijst Met toestemming en de lokale lijst Geblokkeerd met behulp van de knoppen rechts (>>) en links (<<).

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Console van Filropenen.

2. Klik op Recente activiteit.

1. Klik met de rechtermuisknop op het Filr-pictogram in het gedeelte met kennisgevingen. Klik vervolgens op Console van Filropenen.

2. Klik op Systeemwaarschuwingen.