Nachdem Sie Issue Manager für eine Weile eingesetzt haben, finden Sie möglicherweise Fehler in der Datenbank, die keine Bedeutung mehr haben (z. B. Fehler, die geschlossen wurden oder zu nicht unterstützten Produkten gehören). Je mehr Fehler die Datenbank enthält, um so länger dauert die Ausführung von Aktionen (z. B. von Abfragen). Sie können Fehler archivieren, um die Systemleistung zu optimieren. Danach können Sie die Aktionen mit der veringerten Anzahl von aktiven (also nicht archivierten) Fehlern durchführen.
Wenn Sie Fehler archivieren, verschiebt Issue Manager sie aus den DEFECT Tabellen in die ARCHIVE Tabellen. Alle Fehlerinformationen bleiben erhalten. (Im Vergleich dazu bleiben aktive Fehler in der DEFECT-Tabelle, und Benutzer können mit ihnen die gewohnten Aktionen durchführen.)
Die Benutzer können sich archivierte Fehler auf der Seite Fehlerdetails anzeigen lassen, aber keine Aktionen mit ihnen durchführen, da sie schreibgeschützt sind. Archivierte Fehler werden nicht in den Postfächern von Benutzern angezeigt. Die Benutzer können jedoch Abfragen, Berichte und Diagramme mit archivierten Fehlern erstellen. Archivierte Fehler werden in der Datenbank lediglich "versteckt", aber nicht gelöscht.
Sie können Ihre Produktionsdatenbank jedoch verkleinern, indem Sie eine neue benutzerdefinierte Datenbank erstellen, die aus der ursprünglichen Datenbank nur die aktiven Fehler und die dazugehörigen Informationen importiert.
Wenn Sie einen Fehler archivieren, der auf dem Desktop eines Benutzers angezeigt, aber nicht bearbeitet wird, erfährt der Benutzer erst dann von der Änderung, wenn er sich ab- und wieder anmeldet, das Programm beendet und den Issue Manager neu lädt oder versucht, mit dem Fehler eine Aktion durchzuführen.