Retain le permite archivar fácilmente toda la información electrónica.

A partir de diciembre de 2015, la subsección 37(e) sustituye a la subparte anterior en su totalidad e incluye un nuevo título: "No se puede mantener la información almacenada electrónicamente". Asimismo, la regla 37(e) va acompañada por notas de asesoramiento del comité oficial que claramente aconsejan a los abogados conservar la ESI de los clientes y que los abogados deberían "familiarizarse con los datos digitales y los sistemas de información de los clientes, incluidas las redes sociales, para abordar estos problemas". Esto significa que la nueva ley establece que las pruebas de las redes sociales tienen, al menos, el mismo peso e importancia que otras formas de ESI, como el correo electrónico y los documentos.

"Las enmiendas de las Reglas federales de procedimiento civil (FRCP) describen la obligación de conservar posibles pruebas en la medida en que pueda preverse un posible litigio". Cuando una organización se ve implicada en un litigio, surgen una serie de problemas. El deber de preservar obliga a las organizaciones a conservar el correo electrónico y otra información electrónica. Por lo tanto, necesita archivar estos datos y poder acceder a ellos, así como realizar búsquedas, asignar retenciones de litigios y publicar la información electrónica de manera rápida y sencilla. De lo contrario, la organización se podría enfrentar a multas y sanciones.

El caso de Zubulake contra UBS Warbug LLC en 2004 describe las obligaciones del abogado de preservar pruebas potencialmente relevantes. La sentencia es una de las más citadas en el ámbito del descubrimiento electrónico, y tuvo lugar antes de las enmiendas de 2006 de las Reglas federales de procedimiento civil. En este caso, el tribunal reafirmó su posición anterior en relación con el desencadenante de la obligación del demandado de preservar, en concreto que "a finales de 1999, se advirtió a todo el sector de la fabricación de componentes y sistemas informáticos de la posibilidad de un litigio por componentes defectuosos de disquetes por el acuerdo en una demanda colectiva de gran alcance contra Toshiba". Correspondientemente, el tribunal determinó que las sanciones estaban justificadas porque el demandado, MSI, no había cumplido con su deber de preservar.

El caso Viramontes contra U.S. Bancorp reitera que las organizaciones no necesitan conservar la ESI por motivos legales o normativos hasta que la obligación de preservarla se anticipe razonablemente. Como sucede con otras pruebas, la ESI no se puede destruir intencionadamente. De hecho, las empresas tienen el deber de preservar la información almacenada electrónicamente pertinente.

En el caso Apple Inc. contra Samsung Electronics Co., LTD, el aspecto principal fue el incumplimiento del demandado de la obligación de desactivar la función de eliminación automática quincenal de su propio sistema de correo electrónico a pesar de que tenía el deber de preservar. Como agravante, el demandado no había realizado el seguimiento de sus empleados para garantizar la conformidad de las normas relacionadas con la retención de litigios. Más bien, era decisión de cada empleado si guardaba o no documentos relevantes.

Como resultado de estos incumplimientos, se perdieron los mensajes de correo electrónico relevantes. En consecuencia, tras constatar que el demandante había sido perjudicado por la eliminación de pruebas del demandado, el tribunal ordenó que se informara al jurado de que este último no había preservado las pruebas y que cabía presumir que tales pruebas eran pertinentes y favorables para el demandante.

No espere a anticiparse de manera razonable a la obligación de conservar la información. Con Retain, estará preparado para cualquier posible litigio o investigación al preservar todas las comunicaciones electrónicas y por correo electrónico en un archivo unificado. Retain proporciona a las organizaciones la capacidad de archivar in situ o en la nube y de manera segura todas las comunicaciones electrónicas, incluidos los mensajes de correo electrónico, redes sociales y dispositivos móviles. Puede acceder fácilmente a esta información archivada, así como realizar búsquedas en ella y publicarla, mediante las herramientas incorporadas de eDiscovery.

Obtenga más información sobre cómo Retain puede ayudar a su organización a prepararse ante posibles litigios e investigaciones.

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