Pese a los avances tecnológicos, muchas empresas siguen realizando las tareas de almacenamiento de red de forma manual. El personal de TI asigna a cada empleado de la empresa el espacio de almacenamiento necesario y se encarga de mantenerlo, archivarlo y limpiarlo de forma individual, lo que supone un gasto elevado a largo plazo, así como un obstáculo a la hora de llevar a cabo otras iniciativas de TI.
Micro Focus File Dynamics automatiza completamente la gestión de la vida útil del almacenamiento de archivos para grupos y usuarios. En cuanto se crea un usuario en Microsoft Active Directory, File Dynamics puede crear automáticamente una carpeta personal, una vía al perfil y una carpeta individual en un área de almacenamiento de colaboración para el usuario. Asimismo, permite establecer permisos de acceso para la carpeta personal del usuario y las áreas de almacenamiento de colaboración de la red, fijar límites de cuotas de disco y copiar documentos relacionados con la función del usuario en su carpeta personal.
Una vez que File Dynamics determina el almacenamiento del usuario, realiza otras tareas de forma automática, como la gestión de los cambios de nombre, la eliminación de tipos de archivos no permitidos de las áreas de almacenamiento, el traslado de carpetas personales, el ajuste de los permisos de acceso cuando cambian las funciones de los usuarios, la distribución equilibrada del almacenamiento entre diferentes servidores, etc.
Por último, cuando un usuario abandona la organización, File Dynamics puede borrar automáticamente sus carpetas personales, transferirlas del sistema de almacenamiento principal a un repositorio o conservar las carpetas para que estén disponibles durante un número determinado de días antes de eliminarlas o archivarlas.
