Cada usuario requiere un nivel diferente de acceso. Su departamento de contabilidad no necesita acceder a los mismos recursos que el departamento de marketing, por lo que las cuotas de carpetas personales y los derechos del sistema de archivos deben variar según las funciones de los usuarios.
Gracias a Micro Focus File Dynamics, puede establecer una directiva para todos los miembros de la unidad administrativa de contabilidad en el bosque de Active Directory y otra para los miembros de la unidad administrativa de marketing. Las directivas pueden establecer la ubicación donde el sistema colocará las carpetas personales de red de cada unidad administrativa, así como los permisos de acceso a las carpetas, las cuotas de espacio de disco, etc.
A fin de gestionar el almacenamiento para los miembros de cada grupo, File Dynamics permite crear directivas de grupo basadas en servicios de los directorios que proporcionan acceso a las áreas de almacenamiento de red; y permite crear carpetas individuales en áreas de almacenamiento de colaboración de la red.
El acceso basado en funciones en las áreas de almacenamiento de colaboración ofrece todo tipo de posibilidades para mejorar el flujo de trabajo. Por ejemplo, un distrito escolar puede crear áreas de almacenamiento destinadas a cursos específicos donde los estudiantes pueden colaborar en proyectos escolares, los profesores pueden distribuir los deberes y los alumnos pueden entregar los trabajos de forma segura.