Retain Archiving for Gmail s’authentifie auprès du serveur Google Apps au moyen d’une connexion IMAP. Une fois qu’elle est configurée, la solution Retain exécute un premier passage qui extrait tous les messages sur une période donnée (ou tous les messages) de chaque boîte aux lettres, puis archive ces messages. Un drapeau est placé sur la dernière archive afin que chaque archive suivante puisse extraire uniquement les nouveaux messages depuis la dernière tâche d’archivage effectuée.
Retain Archiving for Gmail offre un archivage adapté aux entreprises pour Gmail au sein de G Suite. Vos données sont archivées en toute sécurité dans un emplacement centralisé et sont facilement accessibles par les utilisateurs et les administrateurs, via la visionneuse Web d’archives de Retain. Contrairement aux autres solutions d’archivage, Retain s’intègre directement à Gmail. En fait, dans son rapport Magic Quadrant sur l’archivage des informations d’entreprise, Gartner désigne Retain comme l’une des rares solutions d’archivage qui prend en charge l’archivage Gmail en natif.
Retain Archiving for Gmail inclut de puissants outils intégrés de découverte électronique qui sont absents dans Gmail. Cela permet à votre organisation d’accéder rapidement aux données de messagerie, de les consulter, de les restaurer et de les auditer, et ainsi de limiter les dépenses, les risques et de gérer les données sur site ou dans le cloud.
Toutes les données de messagerie, y compris les messages et les notes Gmail, les fichiers, les pièces jointes, les rendez-vous et les éléments d’agenda (iCalendar uniquement), sont archivées dans une archive de données unifiée. Vous pouvez ainsi effectuer des recherches, des publications et des découvertes électroniques à partir d’un emplacement central.
Retain prend en charge l’archivage Gmail pour G Suite Basic, Business, Enterprise et Education.
Retain Archiving for Gmail permet une restauration facile et transparente des messages électroniques. Les utilisateurs peuvent restaurer leurs messages personnels archivés directement dans leur boîte aux lettres active, tandis que les administrateurs et les autres utilisateurs désignés ont la possibilité de restaurer les messages dans n’importe quelle boîte aux lettres.
Qu’elles soient archivées sur site ou dans le cloud, vous gardez le contrôle de vos données. Vous savez toujours où sont stockées vos données et avez l’assurance que seuls les utilisateurs désignés peuvent y accéder. Vous pouvez consulter ou exporter vos données facilement et rapidement, chaque fois que vous en avez besoin.
Google Vault est dépourvu de certaines fonctionnalités de sécurité essentielles, ce qui expose votre organisation à un risque de perte de données et de non-conformité. Retain Archiving for Gmail résout ce problème en vous offrant une archive indépendante des plates-formes, qui permet un contrôle de la stratégie d’archivage, l’exportation au format PDF et la restauration dans la boîte aux lettres. Retain Archiving for Gmail permet de modifier les messages exportés, empêche l’altération ou la suppression de messages et vous permet de conserver entièrement le contrôle de vos données afin que vos archives soient toujours complètes et conformes.
L’archivage Google Vault est limité dans de nombreux domaines clés et peut donc exposer votre établissement à des risques de litiges ou de non-conformité. Il peut, par ailleurs, compliquer la découverte électronique des informations et leur gouvernance. Retain résout ces problèmes avec l’outil d’archivage complet pour G Suite for Education, notamment grâce aux fonctions intégrées de restauration de messages et de découverte électronique, entre autres.
Retain Archiving for Gmail offre un moteur d’indexation hautes performances permettant l’extraction simple et rapide de données. Une fois les messages archivés, ils sont immédiatement accessibles pour vous permettre d’effectuer des recherches et de réaliser des activités de découverte électronique. Le temps de latence est proche de zéro entre le moment où un message est archivé et celui où il est indexé et peut être intégré aux recherches.
Le moteur d’indexation hautes performances de type cluster constitue un index hautes performances qui peut prendre en charge un nombre illimité de demandes de recherche. Le moteur externe est disponible dans un format d’équilibrage de la charge pour des performances améliorées ou dans un format de basculement dans une optique de redondance. Le moteur peut être utilisé dans l’un ou l’autre format, ou les deux, en fonction des besoins spécifiques de l’organisation.
