Archivage G Suite for Education

Retain Unified Archiving permet un archivage complet et conforme de Gmail et Hangouts au sein de G Suite for Education (anciennement Google Apps for Education). Dans son rapport Magic Quadrant sur la gestion et la gouvernance des informations d’entreprise, Gartner précise : « Retain est l’une des rares solutions d’archivage qui prend en charge l’archivage Gmail en natif ».

G Suite for Education est gratuit pour tous les établissements primaires et secondaires à but non lucratif. Votre établissement dispose gratuitement d’outils de travail collaboratifs sur le Web, avec une messagerie, un calendrier et des outils de création de documents disponibles partout et à tout moment.

Google Vault est compris dans G Suite for Education comme solution d’archivage électronique permettant de rechercher et d’exporter les messages Gmail. Google Vault dispose de fonctions d’archivage adéquates. Malheureusement, ces fonctions sont limitées dans de nombreux domaines clés et peuvent exposer votre établissement à des risques de litiges ou de non-conformité. Elles peuvent, par ailleurs, compliquer la découverte électronique des informations et leur gouvernance.

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• Archive uniquement les messages Gmail : votre établissement ou votre académie doit pouvoir archiver les messages électroniques, mais aussi les données de communications mobiles et de réseaux sociaux générées par vos utilisateurs.
• Options d’exportation limitées : les messages Gmail peuvent uniquement être exportés au format MBOX, et non au format PST ou PDF.
• Absence de restauration des messages électroniques : les messages archivés par Vault ne peuvent être restaurés qu’avec une application tierce, ce qui entraîne des frais supplémentaires.
• Découverte électronique insuffisante : vous devez faire l’acquisition d’un outil tiers capable de modifier ou de supprimer les données confidentielles des messages dans Vault.
• Suppression automatique : si un utilisateur est supprimé dans Google Apps, toutes les données qui lui sont associées le sont également, y compris l’archive Vault correspondante.
• Aucun contrôle sur le stockage des données : Google ne mentionne pas l’emplacement exact de vos données, ni qui peut y accéder.
• Archivage complexe des alias : les règles de conservation de Vault n’incluent pas automatiquement les alias.

Retain résout ces limitations et offre de meilleures fonctions d’archivage que Google Vault avec, entre autres, des fonctionnalités complètes d’exportation, de conservation des données d’utilisateurs inactifs, de restauration des messages électroniques sur le système actif et de contrôle total sur vos données.

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