Solution complète de découverte électronique avec Retain

La solution Retain Unified Archiving permet l’archivage multiplate-forme des données issues des messageries électroniques, réseaux sociaux et communications mobiles à des fins d’évaluation, de recherche et de découverte électronique et peut être déployée sur site ou dans le cloud. L’archive est directement accessible par les utilisateurs et les administrateurs par le biais de la visionneuse Web d’archives Retain. Cela permet à votre entreprise de consulter, de rechercher et d’auditer rapidement les données de communication archivées et ainsi, de réduire les coûts, d’atténuer les risques et de gérer la complexité.

Retain Unified Archiving inclut des outils intégrés de découverte électronique, sans frais supplémentaires. Vous pouvez imprimer, transférer, enregistrer, modifier, supprimer, exporter ou placer en conservation pour litige les données de vos messages en toute simplicité. Les données sont exportées aux formats PST, PDF ou vers des formats adaptés à une visionneuse d’archives portable autonome, qui est entièrement indexée, peut faire l’objet de recherches et comprend une table des matières pour une navigation rapide. Certains utilisateurs désignés bénéficient de droits d’accès à l’intégralité des archives (administrateurs, gestionnaires, personnel des ressources humaines, services juridiques, etc.), tandis que les autres peuvent uniquement accéder à leurs archives personnelles, afin de consulter les différents éléments archivés, les transférer et les restaurer.

Les administrateurs, les gestionnaires d’enregistrements et les autres utilisateurs autorisés peuvent exécuter des découvertes électroniques et des recherches réglementaires complètes, à l’aide d’outils intégrés conviviaux. L’interface simple, intuitive et basée sur navigateur simplifie et accélère les tâches de découverte électronique. Vous pouvez ainsi anticiper les demandes de consultation des données de message, qu’elles figurent dans des messages électroniques, des messages texte ou des publications sur les réseaux sociaux.

Pour protéger les messages susceptibles d’être impliqués dans de futurs litiges, vous pouvez marquer des comptes spécifiques ou des messages individuels archivés dans Retain et les conserver sous couvert de l’obligation légale afin de les protéger d’une éventuelle suppression. Les administrateurs et les utilisateurs peuvent créer des étiquettes personnalisées pour les messages au sein de l’archive. Les auditeurs, les administrateurs et autres utilisateurs autorisés peuvent également marquer des messages archivés comme confidentiels. Ces messages marqués peuvent uniquement être affichés ou faire l’objet de recherches par des utilisateurs dûment autorisés.

Retain offre des fonctions de modification intégrées. Les informations contenues dans les archives sont modifiables lorsqu’elles sont exportées dans le cadre d’une requête de découverte électronique ou d’un litige. Cela évite d’inclure les données personnelles, confidentielles, sensibles ou autres informations en tant qu’enregistrement public.

Assurez la conformité en respectant la réglementation en matière d’archivage. L’archive Retain inclut le stockage WORM (CD-WORM), des stratégies de conservation des données granulaires, une fonction de découverte électronique, des fonctions d’exportation, de consignation et d’audit complet, le contrôle de l’accès aux archives et le chiffrement.

Retain propose un suivi d’audit (pouvant faire l’objet de recherches) de tous les administrateurs et utilisateurs qui bénéficient d’une autorisation de consultation de l’archive, ce qui vous permet de bénéficier d’un enregistrement de l’ensemble des activités.

Accordez aux utilisateurs, aux administrateurs ou à des tiers l’accès aux fonctions et fonctionnalités du système Retain, et limitez-le en fonction des rôles que vous définissez à l’aide de la liste de contrôle d’accès Retain.

La solution Retain Unified Archiving vous offre un outil puissant pour effectuer des recherches simples et rapides dans vos données stockées. L’outil fournit des résultats et des suggestions à mesure que vous saisissez des informations et des termes de recherche, notamment l’objet, le corps, le texte, l’adresse électronique, les étiquettes, les utilisateurs et autres champs. L’outil prend en charge un certain nombre de termes issus d’expressions régulières (REGEX), ce qui vous permet de rechercher des numéros de sécurité sociale, des numéros de cartes bancaires et d’autres données. Il ne prend pas en compte les enregistrements dupliqués dans les résultats de recherche, ce qui réduit le nombre de résultats obtenus pour une recherche de données spécifiques.

Plus qu’un simple référentiel de données, votre archive constitue une ressource précieuse. Grâce à Retain, vous bénéficiez d’une excellente visibilité sur les données de communication de votre entreprise. Agissez dès aujourd’hui pour bénéficier d’une archive complète et conforme, dans laquelle vous pourrez facilement effectuer des recherches, grâce à Retain Unified Archiving.

Lorsque vous effectuez votre recherche, les lettres et les mots sont mis en surbrillance dans les résultats de recherche, ce qui vous permet de trouver rapidement ce que vous cherchez.

Pour chaque recherche effectuée, Retain affiche le nombre total d’occurrences. Ces résultats sont organisés selon les catégories suivantes :

• Champs (Fields) : Objet (Subject), Expéditeur (Sender), Destinataire (Recipient), Domaine (Domain), Nom de la pièce jointe (Attachment Name), Contenu du message (Message Content) et Catégorie (Category)
• Portée (Scope) : E-mails (messages électroniques), Messages téléphoniques (Phone Message), Rendez-vous (Appointment), Tâches (Task), Notes (Note), SMS, MMS, Appels téléphoniques (Phone Call), PIN, BBM, Publications du mur (Wall Posts), Requêtes (Requests), Chats, Mentions j’aime (Likes), Événements (Events), Mises à jour de statut (Status Updates), Commentaires (Comments), Recherches (Searches), Publications de groupe (Group Posts) et Messagerie Web (Webmail)
• Source de l’élément (Item Source) : Reçu (Received), Personnel (Personal), Envoyé (Sent) et Brouillon (Draft)
• Plage de dates (Date Range) : Date de réception (Received Date), Date d’envoi (Sent Date), Date de début (Begin Date), Entre deux dates (Between Dates) ou La semaine dernière (Last Week), Le mois dernier (Last Month) et L’année dernière (Last Year)
• Boîte aux lettres (Mailbox) : Tout (All) ou Sélection (Selected)
• Balises (Tags) : Balises globales (Global Tags) ou Balises personnelles (Personal Tags)
• Divers (Miscelleneous) : Mise en conservation pour litige (Litigation Hold) (vrai ou faux) et Confidentiel (Confidential) (vrai ou faux)

Triez les résultats de recherche par type, objet, destinataires et date, par ordre alphabétique ou par date.

L’onglet Recherche avancée (Advanced Search) fournit de nombreuses options avancées de recherche qui permettent d’utiliser les opérateurs et/ou, ou la recherche groupée dans 27 catégories, incluant les balises et l’état (Ouvert (Opened), Lu (Read) et Privé (Private)).