Con Retain l’archiviazione di tutte le informazioni elettroniche diventa ancora più semplice.

A partire dal mese di dicembre 2015, la sottosezione 37(e) sostituisce il precedente capitolo nella sua interezza e presenta un nuovo titolo: “La mancata conservazione delle informazioni memorizzate elettronicamente”. La regola 37(e) è inoltre accompagnata dalle note del Comitato consultivo ufficiale, che invitano caldamente il consiglio a conservare le ESI dei clienti, nonché ad “acquisire familiarità con i sistemi informatici e i dati digitali dei propri clienti (compresi i social media) per risolvere tali problemi”. Questo significa che, in base alla nuova legge, alle informazioni sui social viene dato lo stesso peso e viene attribuita la stessa importanza di altre forme di ESI, come le e-mail e i documenti.

“Le modifiche all’FRCP trattano del dovere di conservare potenziali prove nel caso si prevedano possibili contenziosi”. Quando un’organizzazione è coinvolta in un contenzioso, si presenta un insieme unico di problemi. Questo dovere di protezione presuppone che le organizzazioni debbano conservare le e-mail e le altre informazioni elettroniche, ovvero che debbano archiviare questo tipo di dati ed essere in grado di accedere a queste informazioni in modo rapido e facile, cercarle, conservarle a fini di contenzioso e pubblicarle. In caso contrario, l’organizzazione può incorrere in multe, sanzioni e altri pagamenti.

Il caso Zubulake contro UBS Warbug LLC nel 2004 ha delineato il dovere da parte del consiglio di conservare le informazioni potenzialmente importanti. Questa decisione comprende alcuni degli argomenti più spesso citati nel campo della rilevazione elettronica ed è stata presa prima degli emendamenti del 2006 all’FRCP. In questo caso, la Corte ha confermato il suo precedente provvedimento relativo alle motivazioni per le quali un convenuto ha l’obbligo di conservare, ovvero che “alla fine dell’anno 1999 l’intero settore dei produttori di computer e componenti è venuto a conoscenza di una potenziale controversia legale in merito a dischi floppy difettosi a causa di una transazione ben pubblicizzata in un’azione legale collettiva contro Toshiba”. Di conseguenza, poiché per il software Microsoft Installer (MSI) del convenuto non è stato rispettato il dovere di conservazione, le sanzioni applicate dalla Corte sono state confermate.

Il caso Viramontes contro U.S. Bancorp conferma che le organizzazioni non devono conservare le ESI per scopi giuridici o normativi, fin tanto che l’obbligo di conservazione non venga ragionevolmente previsto. Come avviene per altri tipi di dati, le ESI non possono essere distrutte intenzionalmente. Anzi, le aziende hanno l’obbligo di conservare quelle più importanti.

Nel caso di Apple Inc. contro Samsung Electronics Co., LTD il fulcro è stata la mancata disattivazione da parte del convenuto della funzione di cancellazione automatica bisettimanale del sistema di e-mail proprietario, nonostante l’obbligo di conservazione. A peggiorare il problema è stata l’incapacità da parte del convenuto di mettersi in contatto con i suoi dipendenti, per assicurarsi la loro conformità rispetto ai fini di contenzioso. Invece, conservare o meno i documenti importanti era solo a discrezione di ogni dipendente.

La conseguenza di tali mancanze è stata la perdita di e-mail importanti. Di conseguenza, dopo aver scoperto che il ricorrente era stato danneggiato dalla spoliazione del convenuto, la Corte ha ordinato di informare la giuria della mancata protezione di dati da parte del convenuto e del fatto che fossero dati rilevanti e vantaggiosi per il ricorrente.

Non attendete la ragionevole previsione dell’obbligo di conservazione. Con Retain, sarete pronti per tutti i potenziali contenziosi o per eventuali indagini, poiché vi permette di conservare tutti i messaggi e-mail e le comunicazioni mobili all’interno di un unico archivio unificato. Retain offre alle organizzazioni la possibilità di archiviare in modo sicuro tutte le comunicazioni elettroniche, tra cui dati di e-mail, social media e messaggistica mobile, localmente o nel cloud. Potrete accedere, cercare e pubblicare facilmente queste informazioni archiviate con gli strumenti di eDiscovery integrati.

Per sapere di più su come Retain può aiutare la vostra organizzazione a prepararsi a potenziali contenziosi o eventuali indagini.

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