Usuários diferentes precisam de níveis de acesso diferentes. O departamento contábil não precisa acessar os mesmos recursos que o departamento de marketing, portanto, as cotas da pasta principal e os direitos do sistema de arquivos devem variar de acordo com as funções dos usuários.
Com o Micro Focus File Dynamics, você pode estabelecer uma política pertinente a todos os membros da unidade organizacional (UO) contábil na árvore de Active Directory e outra pertinente aos membros da UO de marketing. As políticas podem definir onde o sistema coloca as pastas principais de rede de cada OU, além das permissões de acesso das pastas, das cotas de espaço em disco etc.
Para gerenciar o armazenamento de membros de grupo, o File Dynamics permite criar políticas de grupo baseadas em serviços de diretório, que concedem acesso a áreas de armazenamento de rede, e permite criar pastas pessoais nas áreas de armazenamento de colaboração na rede.
O acesso baseado em funções nas áreas de armazenamento de colaboração permite todos os tipos de possibilidades de aprimoramento do fluxo de trabalho. Por exemplo, uma instituição de ensino pode criar áreas de armazenamento específicas de curso, em que os alunos podem colaborar em projetos de trabalho, os instrutores podem distribuir lição de casa e os alunos podem seguramente entregar todas as tarefas.