Usuários diferentes precisam de níveis de acesso diferentes. O departamento contábil não precisa dos mesmos recursos que o departamento de marketing, portanto, as cotas da pasta principal e os direitos do sistema de arquivos devem variar de acordo com as funções dos usuários.
Com o Micro Focus Storage Manager, você pode estabelecer uma política pertinente a todos os membros da unidade organizacional (UO) contábil na árvore de diretórios e outra pertinente aos membros da UO de marketing. As políticas podem definir onde o sistema coloca as pastas principais de rede de cada UO, além dos direitos de acesso das pastas, das cotas de espaço em disco etc.
Para gerenciar o armazenamento de membros de grupo, o Micro Focus Storage Manager permite criar políticas de grupo baseadas em serviços de diretório, que concedem acesso a áreas de armazenamento de rede, e permite criar pastas pessoais nas áreas de armazenamento de colaboração na rede.
O acesso baseado em funções nas áreas de armazenamento de colaboração permite todos os tipos de possibilidades de aprimoramento do fluxo de trabalho. Por exemplo, muitas instituições de ensino usam o Micro Focus Storage Manager para criar áreas de armazenamento específicas de curso, em que os alunos podem colaborar em projetos de trabalho, os instrutores podem distribuir lição de casa e os alunos podem seguramente entregar todas as tarefas.