O Retain Archiving for Gmail autentica para o servidor do Google Apps por meio de uma conexão IMAP. Uma vez que o Retain está configurado, ele executa uma varredura inicial, que extrai todas as mensagens de um determinado período de tempo (ou todas as mensagens) para cada caixa de correio e, em seguida, arquiva essas mensagens. O último arquivo é sinalizado de modo que cada arquivo subsequente extraia apenas as mensagens novas a partir da última vez que um "trabalho" de arquivo foi concluído.
O Retain Archiving for Gmail fornece arquivamento de nível empresarial para o Gmail no G Suite. Os dados são arquivados com segurança em um local central e podem ser acessados facilmente por usuários finais e administradores através do Web Access Archive Viewer do Retain. Diferente de outras soluções de arquivamento, o Retain se integra diretamente ao Gmail. Na verdade, o Gartner Magic Quadrant para Arquivamento de Informações Empresariais afirma que "o Retain é uma das poucas soluções de arquivamento que oferece suporte de arquivamento nativo do Gmail".
O Retain Archiving for Gmail contém ferramentas do eDiscovery integradas avançadas que o Gmail não contém. Isso permite que sua organização rapidamente acesse, pesquise, restaure e audite os dados de e-mail, para que você gaste menos, corra menos riscos e possa gerenciar dados complexos no local ou na nuvem.
Todos os dados de mensagens, incluindo mensagens do Gmail, notas do Gmail, arquivos, anexos, compromissos e itens de calendário (somente iCalendar), são arquivados em um arquivo de dados unificado. Você pode pesquisar, publicar e executar o eDiscovery a partir de um local central.
O Retain suporta arquivamento do Gmail para G Suite Basic, Business, Enterprise e Education.
O Retain Archiving for Gmail fornece restauração rápida e perfeita de mensagens de e-mail. Os usuários finais podem restaurar suas mensagens pessoais arquivadas diretamente da caixa de correio ativa deles, e administradores e outros usuários nomeados podem restaurar mensagens para qualquer caixa de correio.
Se os seus dados forem arquivados no local ou na nuvem, você manterá o controle deles. Sempre saiba onde os dados estão armazenados e que apenas usuários nomeados têm acesso. Quando for preciso acessar ou exportar os dados, você poderá fazer isso de forma rápida e fácil.
O Google Vault não possui recursos de segurança essenciais e, por isso, pode colocar a sua organização em risco de perda de dados e de violações de conformidade. O Retain Archiving for Gmail resolve isso fornecendo um arquivo independente de plataforma, permitindo o controle de política de arquivo, a exportação para PDF e a restauração para a caixa de correio. O Retain Archiving for Gmail permite a edição de mensagens exportadas, proíbe a alteração ou a exclusão de mensagens e o mantêm totalmente no controle dos seus dados, para que o arquivo esteja sempre completo e em conformidade.
O arquivamento do Google Vault é limitado em muitas áreas importantes, o que pode colocar a escola em risco de litígio ou violações de conformidade e dificultar a governança de informações e o eDiscovery. O Retain resolve esses problemas com o arquivamento completo para G Suite for Education, incluindo eDiscovery integrado, restauração de mensagens etc.
O Retain Archiving for Gmail possui um Mecanismo de Indexação de Alto Desempenho para garantir uma recuperação de dados rápida e fácil. Todas as mensagens arquivadas no Retain ficam disponíveis imediatamente para acesso, pesquisa e eDiscovery com latência quase nula entre o momento em que uma mensagem é arquivada e quando é indexada e está disponível para pesquisa.
O Mecanismo de Indexação de Alto Desempenho é um índice de alto desempenho que pode ser agrupado em cluster com capacidade de suportar um número ilimitado de solicitações de pesquisa. O mecanismo externo está disponível em um formato de equilíbrio de carga para maior desempenho ou em um formato de failover para redundância. O mecanismo pode ser usado em qualquer um dos formatos ou em ambos, dependendo das necessidades exclusivas da sua organização.
