遵守《美国联邦民事诉讼规则》

截至 2015 年 12 月，第 37(e) 小节完全取代之前的子部分，并采用新标题“未能保留电子储存信息”。37(e) 规则还随附正式的“委员会顾问”备注，要求律师保留客户的电子储存信息，而且要求律师应该“熟悉客户的信息系统和数字数据，包括社交媒体在内，以便于解决诉讼问题”。这意味着，新法律要求社交证据至少具有与其他形式的电子储存信息（比如电子邮件和文档）相同的重要性。

“《美国联邦民事诉讼规则》(FRCP) 修订版规定，如果组织因一系列独特问题而卷入诉讼，则具有保留潜在证据的义务。保留义务要求组织保留电子邮件及其他电子信息，这意味着您必须能够快速简单地访问、搜索、将电子信息置于诉讼保留状态和发布电子信息。否则，贵组织可能面临罚款、制裁及其他惩罚。

保留潜在相关证据

Zubulake 与UBS Warbug LLC 案件（2004 年）概述了律师具有保留潜在相关证据的义务。本次裁决包含电子取证领域最常引用的一些论点，裁决时间是在 2006 年修订《美国联邦民事诉讼规则》法规之前。在本案中，法院重申了之前关于触发被告保留义务的判决，即“1999 年底，针对 Toshiba 的大规模集体诉讼达成和解并公布于众，这让整个计算机及其组件制造行业都在关注关于有缺陷软盘组件的诉讼可能性。”相应地，对于被告 MSI 未能履行保留义务，法院判定有必要对其采取制裁。

在保留义务获得合理的期待后删除 ESI

Viramontes 与U.S.Bancorp 案件重申了只有当保留义务获得合理的期待时，组织才需要针对法律或监管目的保留 ESI。与其他证据一样，ESI 信息也不能故意销毁。实际上，企业在保留相关 ESI 信息方面具有积极作为义务。

避免丢失有价值的信息

Apple Inc. 与Samsung Electronics Co., LTD 案件的主要焦点是被告未能禁用其专有邮件系统的双周自动删除功能，未尽到保留邮件的义务。导致问题进一步加剧的是，被告未能跟踪确保其员工遵守诉讼保留要求，而是由每个员工自行决定是否保存相关文档。

这一系列违规情况导致相关电子邮件丢失。因此，判定被告通过毁灭证据侵害原告的权利之后，法院命令告知陪审团：被告未能保留证据，他们可能推测这些证据与原告相关并且有利于原告。

借助 Retain 做好准备

不要等到保留义务出现合理预期时才开始行动。拥有 Retain 之后，您能够随时准备好应对任何潜在的诉讼或调查，因为所有的电子邮件和电子通信统一保留在一个档案中。Retain 能使组织安全地在本地或云端存档所有电子通信，包括电子邮件、社交媒体和移动讯息。您可以使用内置的 eDiscovery 工具轻松地访问、搜索和发布这些存档的信息。

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