主儲存區內的資料越少，備份、跨越伺服器重新散佈，以及排序的成本就越低廉。將主儲存區限制到只包含與工作最相關的資料，表示您需要較少的新儲存區，如此即可降低裝置與設施成本。
檔案清理設定讓您指定 Micro Focus Storage Manager 要從主儲存區的主資料夾，與協同作業儲存區域移除的檔案類型。如果您決定主儲存區中不能存放某些檔案類型，例如影像檔、影片檔、音樂檔，或暫存檔，您可在 Micro Focus Storage Manager 中設定反映這項決策的規則。接著 Micro Focus Storage Manager 就會移除這些遭禁止的檔案，並將它們重新分配到次要儲存區，或將它們全部刪除。
使用者離開您的組織時，Micro Focus Storage Manager 會依據目錄啟動規則的指示，處理主要與個人資料夾的內容。Micro Focus Storage Manager 能將使用者的主要與個人資料夾移動到次要儲存裝置的儲存區，或刪除這些資料夾。伺服器到達指定的容量限定值時，Micro Focus Storage Manager 能依據您的規則自動採取行動，跨越多部伺服器分配儲存的資料。