Fonctionnalités

Disposer d’un intranet pour informer ses salariés constitue l’un des piliers du succès des entreprises. Optimiser ou remplacer les sites Web internes déjà en place par un intranet, qui représente un moteur de collaboration et d’échanges sociaux, permet en outre d’améliorer la sensibilisation et la contribution des utilisateurs en exploitant les technologies Web 2.0.

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Les espaces de travail d’équipes permettent de créer des bureaux numériques qui regroupent en ligne les membres d’une équipe locale ou internationale, ce qui facilite la coordination des efforts et le rassemblement des informations, ressources et compétences requises pour un projet ou un objectif spécifique, ou applicables à un domaine. Les utilisateurs peuvent exploiter tous les outils de collaboration et de productivité offerts par Vibe®.

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Les espaces de travail personnels vous permettent de créer votre propre environnement de travail en ligne. Ils sont similaires aux espaces de travail d’équipes, à la différence près qu’ils sont adaptés à vos besoins particuliers. Vous pouvez choisir les éléments de votre espace de travail qui sont privés et ceux qui sont publics.

Avec son outil en libre-service pour la création de pages de renvoi personnalisables, Vibe permet un accès rapide aux zones de travail à l’échelle des équipes, des projets ou de l’entreprise. Les pages de renvoi mettent automatiquement en avant le contenu ou les activités de première importance dans l’espace de travail sous-jacent, pour que les utilisateurs puissent facilement prendre connaissance des informations que vous jugez essentielles.

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Vous pouvez personnaliser vos espaces de travail en y intégrant des éléments textuels et graphiques qui communiquent la « marque » de votre équipe ou de votre entreprise.

Vibe vous permet de travailler facilement avec des équipes mixtes, y compris des collaborateurs externes. En effet, comme les invités et les utilisateurs externes peuvent être ajoutés gratuitement à Vibe, vous pouvez à tout moment inclure des sous-traitants, des employés temporaires et d’autres intervenants extérieurs dans n’importe quelle équipe.

Ajoutez rapidement des employés temporaires à votre personnel, collaborez avec d’autres organisations ou accordez un accès invité à des visiteurs ou des professionnels simplement en les ajoutant au système Vibe. Après réception d’un e-mail de Vibe, ils ont accès à l’outil et vous pouvez commencer à travailler ensemble immédiatement.

Le tableau de bord rassemble les informations les plus importantes et pertinentes dont vous avez besoin dans une vue unique. Vous pouvez ainsi assurer le suivi de vos équipes et de vos projets. Les nouveautés sont mises en évidence et vos tâches ainsi que votre agenda sont récapitulés. En outre, le tableau de bord contient toutes les informations pertinentes quant aux activités de vos équipes et de votre organisation.

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La zone What’s Hot (Sujets populaires) du tableau de bord de pertinence affiche les blogues, discussions, documents, espaces de travail et contenus les plus populaires au sein de vos équipes ou de votre entreprise.

Un agenda personnel est à votre disposition dans votre espace de travail personnel. Dans vos espaces de travail d’équipes, d’autres agendas facilitent le suivi des événements qui concernent vos équipes. Le tableau de bord de pertinence vous permet de voir d’un seul coup d’oeil les événements répertoriés dans vos différents agendas.

Les dossiers de tâches vous permettent de suivre la progression de votre travail relativement aux tâches qui vous ont été assignées. Des dossiers de tâches sont à votre disposition dans votre espace de travail personnel. Dans vos espaces de travail d’équipes, d’autres dossiers de tâches facilitent le suivi des tâches de vos équipes. Il vous suffit de consulter le tableau de bord de pertinence pour connaître immédiatement l’état d’avancement des tâches qui vous ont été attribuées, ainsi que leurs dates d’échéance.

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Conçue pour répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs itinérants, l’interface mobile de Vibe propose une vue simple, sécurisée et conviviale de votre environnement Vibe. Les liens proposés au démarrage sur la page d’accueil permettent d’accéder rapidement à vos espaces de travail, vos favoris et vos équipes, ainsi qu’aux microblogues et aux nouveautés.

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La ligne d’activités des nouveautés vous permet de prendre rapidement connaissance des activités de vos équipes et de partager les bonnes idées en vous inspirant des autres et des sujets pertinents dans le cadre de votre travail.

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Les wikis et fils de discussions sont conçus pour offrir à vos équipes les moyens de recueillir, d’affiner et de regrouper les idées et connaissances indispensables à la réussite de l’entreprise et des différents projets.

Les blogues facilitent le partage d'idées et la communication entre tous les membres des équipes.

Avec les microblogues, vous pouvez publier des mises à jour rapides afin d’informer votre équipe et toute personne abonnée à votre blogue de vos activités. Vous pouvez également vous abonner aux microblogues proposés par des tiers dont les activités vous intéressent.

Les enquêtes vous permettent de sonder l’opinion des membres de vos équipes et des employés de votre entreprise, ainsi que de faire appel à leurs connaissances.

Vous pouvez effectuer le suivi des activités réalisées au sein de votre environnement Vibe en temps réel à l’aide des flux Vibe. Vous pouvez également afficher vos flux Vibe à partir de la Vue Accueil GroupWise®.

Les fonctionnalités de suivi de Vibe vous informent sur l’évolution des activités réalisées par des personnes spécifiques et dans des espaces de travail particuliers.

Les fonctionnalités de recherche sociale de Vibe mettent toutes les informations pertinentes à votre disposition. Outre les informations trouvées, la recherche sociale indique les endroits et les personnes de l’entreprise qui sont liés à ces informations dans le contexte d’un réseau social spécifique.

Bénéficiez des avantages que vous offre une messagerie instantanée de niveau professionnel intrinsèquement sécurisée et gérable. Avec GroupWise Messenger, vos employés disposent d’un moyen sécurisé de communiquer entre eux en temps réel. De plus, ce produit spécialement conçu pour les environnements professionnels protège les informations sensibles de l’entreprise. Mieux encore, Messenger, basé sur NetIQ® eDirectory et compatible avec le protocole LDAP, est fourni gratuitement avec GroupWise et Vibe.

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Les utilisateurs peuvent consulter et comparer les métadonnées des entrées et mettre à jour n’importe quelle version d’une entrée.

Vibe est un produit à la fois simple et performant qui regroupe les personnes, les informations et les ressources dont vos équipes ont besoin.

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Les fonctionnalités de workflows intégrées à Vibe vous permettent d’automatiser, de rationaliser et d’améliorer les processus.

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Favorisez la contribution et la croissance des connaissances structurelles pour assurer leur disponibilité pérenne.

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Les dossiers facilitent le stockage et la gestion du contenu. Vous pouvez y inclure des documents, des fichiers, des wikis, des discussions, des agendas, des tâches, des échéances, des blogues, des enquêtes, des photos, etc. Il est également possible de créer des dossiers auxiliaires pour afficher des données provenant de sources externes, par exemple, une messagerie électronique, une base de données ou une application de productivité.

Tout le contenu est indexé dans Vibe pour offrir aux membres de vos équipes un index de recherche convivial qui leur permet de trouver facilement les connaissances et ressources dont ils ont besoin pour travailler efficacement.

Les membres de votre équipe peuvent étiqueter les données à mesure qu’elles sont créées, ce qui leur permet de retrouver de façon rapide et dynamique les informations et les idées souhaitées.

Les fonctionnalités de workflow et les formulaires personnalisés de Vibe permettent d’intégrer une structure formelle et des processus automatisés aux procédures de gestion du contenu. Ce produit permet notamment de gérer le contenu publié dans des wikis, des forums de discussion et des pages de renvoi.

Partagez en toute confiance vos idées et connaissances confidentielles avec les membres autorisés de vos équipes grâce aux contrôles des identités et de la sécurité.

Vous pouvez ouvrir certaines parties de votre espace de travail Vibe à des « utilisateurs invités » désignés. Cette fonctionnalité s’avère utile, par exemple, pour les administrations et les établissements d’enseignement qui possèdent des sites de collaboration destinés à leurs employés, mais qui souhaitent également qu’un plus large public (les citoyens ou les étudiants) puisse accéder à certaines informations.

Avec Vibe, vous disposez d’un espace de travail centralisé pour la collaboration documentaire et le partage, la relecture et la révision de documents. Le cycle de vie de vos documents est donc mieux contrôlé.

Vous pouvez facilement apporter des commentaires de manière à ce que vos collaborateurs puissent les consulter sans avoir à les rechercher.

Des notifications peuvent vous être envoyées automatiquement, ainsi qu’à tous les membres de vos équipes, à chaque fois qu’un utilisateur publie ou met à jour un fichier dans l’espace de travail d’équipe.

Les fonctionnalités d’emprunt et de réintégration assurent le verrouillage de tout document lorsqu’il est édité hors ligne par l’un des membres d’une équipe.

Tous les documents stockés sont organisés par Vibe dans un index de recherche unique et convivial qui met un terme aux recherches laborieuses dans la masse des documents.

Les documents chargés dans Vibe disposent maintenant de versions majeures et mineures. Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs d’avoir une version principale, mais également de pouvoir consulter les versions antérieures, et même de promouvoir une version ancienne au statut de version en cours.

Les utilisateurs et les entreprises ont la certitude que leur contenu est entièrement sécurisé. Ils peuvent définir des droits d’accès pour des individus ou des groupes en quelques clics seulement. De cette manière, si un utilisateur recherche un document mais qu’il ne dispose pas des droits d’accès nécessaires pour le consulter, celui-ci n’apparaîtra pas dans ses résultats de recherche.

Les fonctionnalités de workflow intégrés vous permettent de réduire les délais et les erreurs et d’optimiser l’efficacité globale de vos équipes et de vos utilisateurs grâce à l’automatisation, la rationalisation et l’amélioration des processus.

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Contrairement à d’autres solutions de collaboration qui proposent des fonctionnalités de workflow, il n’est pas nécessaire d’être un programmeur ou un développeur pour déployer celles de Vibe. Grâce à son outil de conception de vues et formulaires, créez et personnalisez facilement des workflows adaptés à vos besoins, qu'il s'agisse de workflows élémentaires ou des processus métiers les plus complexes.

Vibe facilite l’élaboration et la personnalisation de workflows performants, et vous disposez également d’une bibliothèque grandissante de workflows et formulaires téléchargeables pour accélérer la création de vos workflows.

Vous pouvez développer vos workflows afin qu’ils prennent en charge des actions prédéfinies, telles que la communication, le lancement, le transfert de données ou la réception de données envoyées par d’autres workflows ou des applications tierces.

Les tableaux de bord de workflows personnalisés permettent de surveiller et de gérer les workflows. Ils fournissent aux responsables ou membres d’équipes autorisés un récapitulatif de l’état des workflows. Par exemple, les responsables du service d’assistance peuvent les utiliser pour déterminer instantanément le nombre de tickets qui sont en attente de traitement ou d’assignation, ou qui ont déjà été résolus.

Dans la version 4.0.1 ou une version ultérieure de Vibe, vous pouvez personnaliser les notifications par e-mail.

Désormais, vous pouvez gérer facilement la visibilité des utilisateurs via des groupes (version 4.0.1 et ultérieure).

Dans la version 4.0.1 ou une version ultérieure de Vibe, améliorez la sécurité à l’aide de l’authentification à deux facteurs via KeyShield, un fournisseur SSO très utilisé.

Dans la version 4.0.1 ou une version ultérieure de Vibe, vous pouvez provisionner des utilisateurs externes à partir d’une source LDAP exactement comme vous le faites pour les utilisateurs internes.

Utilisez MariaDB, une base de données open source très populaire qui fonctionne sur SUSE® Linux Enterprise Server 12 en tant que serveur de bases de données (version 4.0.1 et ultérieure).

Les attaques CSRF se produisent lorsque des sites Web malveillants peuvent se faire passer pour des utilisateurs authentifiés, demander des sessions de navigation supplémentaires, puis apporter des modifications non souhaitées à un site. Vibe protège de ces attaques avec la protection CSRF.